मेरे व्यवसाय के लिए एक ड्राइविंग सिस्टम स्थापित करने के विकल्प क्या हैं?
कंपनी के कामकाज तेजी से मोबाइल बन रहे हैं, और अधिक कर्मचारी दैनिक आधार पर व्यवसाय के लिए गाड़ी चला रहे हैं।
आपके व्यवसाय के लिए आपके पास दो विकल्प हैं : कंपनी की स्वामित्व वाली कारों का बेड़ा कार्यक्रम, या कर्मचारियों के लिए प्रतिपूर्ति कार्यक्रम जो अपनी कार चलाते हैं।
एक बेड़े कार्यक्रम (कंपनी की स्वामित्व वाली कार) उन नियोक्ताओं के लिए एक आकर्षक विकल्प है, जिन्हें विशिष्ट कार्यों, जैसे सेवा ट्रक, वैन, डिलीवरी वाहन, या अन्य उपकरण आवश्यकताओं वाले परिवहन के लिए परिवहन प्रदान करने की आवश्यकता होती है। बेड़े कार्यक्रम आपके व्यापार नियंत्रण और बीमा और वाहन रखरखाव जैसी चीजों की निगरानी और कंपनी की महत्वपूर्ण सुविधाओं को चुनने की क्षमता प्रदान करता है। इनमें कॉरपोरेट ब्रांडिंग, सुरक्षा तत्वों और टेलीमैटिक्स जैसी सुविधाएं शामिल हैं ताकि 24/7 वाहनों को प्राप्त किया जा सके जहां उनके वाहन स्थित हैं और संचालित किए जा रहे हैं।
कर्मचारियों के लिए एक प्रतिपूर्ति कार्यक्रम जो अपनी कार चलाते हैं, का उपयोग किया जाता है जिन कंपनियों को बिक्री और सेवा व्यवसाय जैसे कर्मचारियों के लिए विशेष वाहन या ट्रक की आवश्यकता नहीं होती है।
प्रतिपूर्ति श्रमिकों के लिए लचीलापन और पसंद प्रदान करती है, कम आंतरिक प्रशासन की आवश्यकता होती है, और पूंजी पर अग्रिम लागत या नाली की आवश्यकता नहीं होती है।
कौन सी प्रणाली का उपयोग करना है यह तय करने में महत्वपूर्ण क्या है?
मॉडल के बावजूद - बेड़े या प्रतिपूर्ति - आपको कर्मचारियों को अपने वाहनों से जुड़े व्यवसाय के उपयोग के लिए उचित रूप से प्रतिपूर्ति करने की ज़रूरत है, या परिणामों का सामना करना पड़ता है, जैसे महंगा आईआरएस लेखा परीक्षा, या बदतर, कक्षा-कार्य मुकदमा ।
बेड़े कार्यक्रम के लिए, अपने आप को कार्यक्रम के लिए प्राथमिक उद्देश्य - एक कर्मचारी पर्क (लाभ) के रूप में या अपने व्यापार की परिवहन आवश्यकताओं को प्रदान करने के लिए कहें। यदि आपका प्राथमिक लक्ष्य एक व्यावसायिक उपकरण प्रदान करना है, तो आपको कर्मचारियों के वाहनों के व्यक्तिगत उपयोग से जुड़े लागतों को पुनर्प्राप्त करके बेड़े के खर्च को कम करने की अनुमति देनी चाहिए।
प्रतिपूर्ति कार्यक्रम के साथ, आप या तो एक फ्लैट कार भत्ता, सेंट-प्रति-मील कार्यक्रम, या मानक श्रमिकों को प्रतिपूर्ति करने के लिए मानक आईआरएस लाभ दर चुन सकते हैं। लेकिन इन तीनों विकल्पों में से प्रत्येक कंपनी हर साल प्रति कर्मचारी हजारों डॉलर खोने का कारण बन सकती है क्योंकि वे अलग-अलग चालकों की लागत, जैसे कि गैस की कीमतों और संचालित मील की संख्या के लिए सटीक रूप से खाते नहीं हैं।
एफएवीआर क्या है और यह माइलेज प्रतिपूर्ति के लिए सबसे अच्छा विकल्प क्यों है?
एफएवीआर एक आईआरएस राजस्व प्रक्रिया है जो व्यापार के लिए ड्राइविंग से जुड़े निश्चित और परिवर्तनीय लागतों के लिए कर्मचारियों को कर मुक्त करती है। निश्चित लागत में बीमा, लाइसेंस और पंजीकरण शुल्क शामिल हो सकते हैं, जबकि परिवर्तनीय लागत में ईंधन और रखरखाव शामिल है।
एफएवीआर सबसे सटीक प्रतिपूर्ति समाधान है क्योंकि यह व्यक्ति के स्थानीय लागत और व्यापार लाभ के आधार पर प्रत्येक मोबाइल कर्मचारी को एक अनुकूलित प्रतिपूर्ति प्रदान करता है, जो महीने-दर-साल भिन्न हो सकता है।
लेकिन, सभी निश्चित और परिवर्तनीय लागतों को सटीक रूप से रिकॉर्ड करना प्रशासनिक के लिए जटिल हो सकता है - यही कारण है कि अधिकांश नियोक्ता इसका उपयोग नहीं करते हैं।
कई नियोक्ता सरल फ्लैट कार भत्ते के बजाय "एक आकार सभी फिट बैठता है" (उदाहरण के लिए प्रति कर्मचारी $ 500 प्रति माह) के रूप में चुनते हैं। लेकिन यह विधि इस तथ्य के लिए जिम्मेदार नहीं है कि कोई भी दो व्यावसायिक यात्रा समान नहीं है, इसलिए किसी भी दो कर्मचारियों को उसी राशि का भुगतान नहीं किया जाना चाहिए। एक सेंट-प्रति-मील कार्यक्रम प्रतिपूर्ति स्पष्ट है लेकिन अभी भी सटीक नहीं है।
आईआरएस मानक माइलेज दर सबसे अच्छा विकल्प क्यों नहीं है?
ज्यादातर कंपनियां आईआरएस बिजनेस माइलेज दर का उपयोग करने के लिए गणना करती हैं कि प्रत्येक कर्मचारी को वापस भुगतान किया जाना चाहिए। लेकिन आईआरएस दर एक आवश्यक प्रतिपूर्ति दर नहीं है क्योंकि यह पिछले वर्ष के दौरान वाहन चलाने की राष्ट्रीय औसत लागत पर आधारित है।
आईआरएस दर पिछले वर्षों के आंकड़ों का उपयोग करते हुए लागत की एक बिंदु-दर-औसत औसत है, वास्तविक प्रतिपूर्ति दर नहीं। कर्मचारियों की यात्रा के मुकाबले ज्यादा खर्च किया जा सकता है, या गैस की कीमतें गिरने पर उन्हें अधिक प्रतिपूर्ति की जा सकती है - और उन्हें भुगतान किए जा रहे कार्यों में कोई समायोजन नहीं किया जाएगा क्योंकि यह पिछले साल की संख्या पर आधारित था।
जब फ्लैट कार भत्ते बनाम प्रतिपूर्ति की बात आती है तो ज्यादातर कंपनियां क्या गलत होती हैं?
जब विभिन्न स्थानों पर रहने वाले कर्मचारियों की प्रतिपूर्ति की बात आती है तो फ्लैट कार भत्ते केवल उचित नहीं होते हैं। उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी ऐसे क्षेत्र में रह सकता है जहां अगले शहर में कीमतों की तुलना में गैस की कीमत 12 सेंट सस्ता है जहां एक और कर्मचारी रहता है। साथ ही, व्यापार यात्रा की निश्चित लागत, जैसे कार बीमा प्रीमियम और करों की कीमत, स्थान के आधार पर काफी भिन्न है।
अन्य ड्राइविंग लागत भी भिन्न होती है। उदाहरण के लिए, उत्तरी बीमा कैरोलिना में $ 825 से डेट्रोइट, मिशिगन में $ 3,150 तक कार बीमा प्रीमियम राज्य द्वारा काफी भिन्न होता है। नेवादा में $ 21,000 सेडान की लागत $ 24 9 के लिए कर, फिर भी रोड आइलैंड में $ 1,689 जितना खर्च हो सकता है। सालाना मरम्मत लागत हर राज्य में समान नहीं है, या तो न्यू जर्सी में $ 3 9 3 औसत है लेकिन वरमोंट में केवल $ 270 है। अलग-अलग स्थानों में रहने वाले कर्मचारियों को समान फ्लैट दर देना इन भिन्नताओं को पूरी तरह से अनदेखा करता है।
चूंकि कार भत्ते को मुआवजे की तरह माना जाता है, इसलिए वे नियोक्ता दोनों के लिए भी कर योग्य होते हैं जो फिक्का कर (सामाजिक सुरक्षा और चिकित्सा कर) का भुगतान करते हैं, और वह कर्मचारी जो FICA और आयकर दोनों का भुगतान करता है। इसका मतलब है कि कंपनी कार भत्ता राशि और संबंधित एफआईसीए कर योगदान का भुगतान करती है, जबकि कर्मचारी कार भत्ता राशि, कम आयकर और उनके एफआईसीए योगदान लेता है। एक कर-मुक्त प्रतिपूर्ति मोड में एफएवीआर की तरह, कर्मचारी "घर लेता है" नियोक्ता प्रतिपूर्ति की राशि।
बेड़े वाहन के निजी इस्तेमाल के लिए कंपनियों को चार्ज करने में क्या गलतियां होती हैं?
कुछ नियोक्ता अपने कर्मचारियों को कंपनी के स्वामित्व वाले बेड़े वाहनों को अपने निजी ड्राइविंग उपयोग के लिए एक पर्क के रूप में उपयोग करने की अनुमति देते हैं। लेकिन, आप इस बात से हैरान होंगे कि कितनी कंपनियों को यह नहीं पता कि इस व्यक्तिगत उपयोग कर्मचारी को कर योग्य है। कंपनियों के पास इस कर योग्य लाभ के लिए प्रत्येक चालक से जुड़ी राशि की गणना करने का एक अच्छा तरीका नहीं है।
अक्सर संगठन अपने सभी ड्राइवरों में व्यक्तिगत उपयोग को कवर करने के लिए एक सपाट राशि लेते हैं, भले ही वे कितने व्यक्तिगत मील ड्राइव करते हैं। यह उन कर्मचारियों के लिए एक बड़ा मौद्रिक लाभ बन सकता है जो निजी इस्तेमाल के लिए बेड़े वाहनों का उपयोग करते हैं। लेकिन कर्मचारी जो बेड़े के वाहनों को व्यापारिक उपयोग के लिए सख्ती से चलाते हैं और काम करने की स्थितियों के बाहर व्यक्तिगत उपयोग के लिए अपनी कारें रखते हैं, उन्हें गलत तरीके से चार्ज किया जा सकता है।
क्या होता है यदि कोई व्यवसाय अपने कर्मचारियों की सटीक प्रतिपूर्ति नहीं करता है?
व्यवसाय से संबंधित ड्राइविंग व्यय के लिए कर्मचारियों को गलत रूप से प्रतिपूर्ति करने वाले लोगों को हर साल हजारों डॉलर खर्च होते हैं (प्रत्येक वर्ष प्रति कर्मचारी लगभग $ 3,000 डॉलर, मोटर्स द्वारा गणना के अनुसार)। हालांकि, यह क्लास एक्शन मुकदमे की लागत की तुलना में कुछ भी नहीं है । हाल के वर्षों में, श्रमिकों ने असमान प्रतिपूर्ति प्रथाओं की क्षतिपूर्ति के लिए अपने नियोक्ताओं को सफलतापूर्वक $ 7 मिलियन डॉलर के लिए मुकदमा दायर किया है। कैलिफ़ोर्निया राज्य में, ये मुकदमे तेजी से नियम बन रहे हैं, अपवाद नहीं, क्योंकि कैलिफ़ोर्निया श्रम संहिता अनुभाग 2802 विशेष रूप से सख्त है।
कैलिफोर्निया कोड यह सुनिश्चित करता है कि "एक नियोक्ता अपने कर्मचारी को अपने कर्तव्यों के निर्वहन के प्रत्यक्ष परिणाम में कर्मचारी द्वारा किए गए सभी आवश्यक व्यय या हानियों के लिए [हानिरहित] क्षतिपूर्ति करेगा।" यह आमतौर पर नियोक्ता द्वारा सीमित होने के रूप में व्याख्या किया गया था नौकरी पर इस्तेमाल किए जाने वाले उपकरणों या उपकरणों की लागत के लिए, लेकिन अब माइलेज प्रतिपूर्ति मामलों (रेडियो शैक और खिलौने "आर" उदाहरण उदाहरण) में अधिक से अधिक उपयोग किया जा रहा है।
इन वाहनों के व्यक्तिगत उपयोग के लिए कर्मचारियों को सटीक रूप से चार्ज करने की बात आती है जब बेड़े कार्यक्रम भी चुनौतियों के अपने सेट के साथ आते हैं। कंपनी वाहनों का व्यक्तिगत उपयोग उचित रूप से दस्तावेज किया जाना चाहिए और कर्मचारियों को व्यक्तिगत उपयोग के लिए वापस ले लिया जाना चाहिए। अंडर-रिपोर्ट किए गए व्यक्तिगत लाभ से कंपनियों को महंगा आईआरएस लेखा परीक्षा का खतरा होता है और कंपनी को मिस्ड चार्जबैक में खर्च हो सकता है।
कुछ संसाधन क्या हैं जो मेरे व्यवसाय की मदद कर सकते हैं?
आपका व्यवसाय उसी तकनीक का उपयोग कर सकता है जो नए डिजिटल कार्यस्थल को अपने व्यापार लाभ खर्च को ट्रैक करने के लिए सशक्त बनाता है। यहाँ कुछ उदाहरण हैं:
- जीपीएस-सक्षम स्मार्ट डिवाइस कर्मचारी व्यवसाय यात्रा जानकारी एकत्र और संग्रहित करने के लिए
- मोबाइल ऐप कर्मचारी लाभ ट्रैकिंग को स्वचालित करने और प्रत्येक कर्मचारी के सटीक व्यवसाय, यात्रा, और व्यक्तिगत मील के लिए सटीक रूप से खाता खोलने के लिए।
सही मोबाइल एप्लिकेशन और सॉफ्टवेयर प्लेटफ़ॉर्म के साथ, आप ड्राइविंग व्यवहार और मोबाइल कार्यबल दक्षता में अंतर्दृष्टि प्राप्त करते समय, उत्पादकता बढ़ाने, लागत कम करने और आईआरएस अनुपालन सुनिश्चित करने के लिए ड्राइवरों के लिए मैन्युअल कार्यों को समाप्त कर सकते हैं।