कई होटल ने ऑनलाइन बैठक आरएफपी (प्रस्तावों के लिए अनुरोध) साइटों पर भरोसा किया है, जैसे Conventionplanit.com और sabrehotelrfp.com उनकी बैठक और सम्मेलन सेवा क्षमताओं को बढ़ावा देने के लिए। उन्होंने अपने स्वयं के ऑनलाइन आरएफपी फॉर्म भी विकसित किए हैं।
हालांकि, कई योजनाकार तीसरे पक्ष के खोज इंजन के माध्यम से अपने होटल आरएफपी भेजने के लिए अनिच्छुक हैं। कई योजनाकार होटल बोलियों के लिए सीधे होटल और सम्मेलन केंद्रों में अपने अनुरोध जमा करना पसंद करते हैं।
होटल आरएफपी में क्या जानकारी शामिल है?
योजनाकारों की मदद करने के लिए एक महान उपकरण होटल बोलियों और अन्य घटना आवश्यकताओं के लिए अपने स्वयं के रूपों को विकसित करना शुरू कर देता है, यह घटना स्वीकार्य प्रथाओं को सम्मेलन उद्योग परिषद से उपकरण का आदान-प्रदान करती है ।
एक होटल आरएफपी के लिए बुनियादी तत्वों में निम्नलिखित शामिल होना चाहिए:
- अनुरोधकर्ता की मूल संपर्क जानकारी (नाम, शीर्षक, संगठन, पता, फोन, ईमेल, आदि)
- घटना तिथियां (कम से कम दो अलग-अलग विकल्प प्रदान करें)
- कमरे के ब्लॉक की आवश्यकता है (अतिथि कमरे की तिथियां और संख्या)
- बैठक कक्ष अनुरोध (तिथियां, कमरे के आकार, मात्रा)
- खाद्य और पेय आवश्यकताओं
- अभिगम्यता आवश्यकताओं
- शिपिंग और प्राप्त आवश्यकताओं
- अन्य प्रासंगिक जानकारी
आरएफपी उपकरण का लाभ लेना
इसके अलावा, ग्लोबल बिजनेस ट्रैवल एसोसिएशन (जीबीटीए) अपने सदस्यों को एक व्यापक होटल आरएफपी उपकरण प्रदान करता है जो कार्यक्रम योजनाकार विचार करना चाहेंगे।
जीबीटीए होटल आरएफपी के तत्वों में निम्नलिखित शामिल हैं:
- होटल सुविधा सिंहावलोकन जानकारी
- आरएफपी अनुरोधकर्ता सिंहावलोकन जानकारी
- अतिथि कमरे अनुबंध विवरण
- होटल की कुल मीटिंग स्पेस का आकार
- मीटिंग रूम की कुल संख्या
- होटल के सबसे बड़े बॉलरूम या मीटिंग रूम का आकार
- सबसे बड़ा बॉलरूम या मीटिंग रूम के लिए छत की ऊंचाई
- क्या होटल में स्थायी बोर्डरूम स्थापित है?
- बोर्डरूम कितने लोग समायोजित करेंगे?
- क्या होटल ने प्रदर्शन स्थान समर्पित किया है?
- प्रदर्शनी अंतरिक्ष का आकार क्या है?
- क्षेत्र सम्मेलन केंद्र की दूरी क्या है?
- सम्मेलन केंद्र का नाम क्या है?
- खाद्य और पेय पदार्थ पर कर प्रतिशत क्या है?
- भोज सेवा शुल्क प्रतिशत क्या है?
- क्या भोज सेवा शुल्क पर कर लगाया गया है?
- क्या होटल घर के ऑडियो विजुअल (ए / वी) सेवाओं की पेशकश करता है?
- क्या होटल घर में ए / वी सेवाओं पर छूट प्रदान करेगा?
- क्या होटल ग्राहकों को ए / वी विक्रेताओं के बाहर लाने की अनुमति देगा?
- कितने मीटिंग रूम में वायरलेस हाई स्पीड इंटरनेट है?
- मीटिंग रूम में वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग कैसे हो सकती है?
- क्या अपने ए / वी विक्रेताओं का उपयोग करने के लिए कोई शुल्क है?
- क्या होटल भुगतान के लिए कॉर्पोरेट "मीटिंग कार्ड" स्वीकार करता है?
- क्या होटल पैकेज की बैठक की पेशकश करता है?
इसके अलावा, होटल की बिक्री के साथ साझा करने की घटना के प्रकार के साथ साझा करना सहायक होगा। इससे उन्हें आपकी बैठक के उद्देश्यों में अंतर्दृष्टि मिल जाएगी।
होटलों के साथ काम करने के बारे में अच्छी खबर यह है कि ज्यादातर घटनाओं को एक साथ रखने में काफी अनुभवी होना चाहिए, और एक बड़ी बिक्री या खानपान प्रबंधक कार्यक्रम योजनाकारों को अपने लक्ष्यों को पूरा करने में मदद करने के तरीकों के बारे में अधिक जानकारी साझा करने में सक्षम होंगे।