वाई-एमई की मदर डे इवेंट्स की योजना और निष्पादन में सीखने वाले सबक
विशेष कार्यक्रम योजनाकार - विशेष रूप से गैर-लाभकारी दुनिया में - यह जानते हैं कि आउटडोर धन उगाहने की घटना का आयोजन करना एक अच्छा विचार है। इस तरह की घटनाओं, जैसे कि अन्य समुदाय के धन उगाहने वाले विचारों के लिए, इस वर्ष के धन उगाहने की घटना के समापन के तुरंत बाद अगले वर्ष की घटना के लिए योजना शुरू होती है। घटना को खत्म करना और चर्चा करना महत्वपूर्ण है कि क्या अच्छा रहा और टीम के दिमाग में घटना अभी भी ताजा होने पर क्या सुधार किया जा सकता है।
सफलताओं और सुधारों पर चर्चा करना सुनिश्चित करता है कि उन सुविधाओं को अगले वर्ष की घटना के लिए शामिल या बढ़ाया जा सकता है। ऐसी सक्रिय योजना प्रायोजकों के लिए भी मूल्य जोड़ती है। और, अनिवार्य रूप से, सभी सफल समुदाय साल-दर-साल बढ़ने और विस्तार करने की उम्मीद करते हैं।
ऐसी घटनाओं को आयोजित करने के प्राथमिक उद्देश्य पर ध्यान केंद्रित करना महत्वपूर्ण है: धन उगाहने। उन कार्यक्रम योजनाकारों के लिए जिन्होंने पहले सामुदायिक चलना शुरू किया था, चलने के बाद वास्तव में योजना बनाने के लिए सबसे महत्वपूर्ण समयों में से एक होता है। एक समुदाय निधि चालक की योजना बनाने और निष्पादित करने के कई पहलुओं के बारे में जानने के लिए, हम पीछे के दृश्यों को शिकागो के वाई-एमई स्तन कैंसर संगठन द्वारा आयोजित मदर डे इवेंट देखेंगे।
वाई-एमई मातृ दिवस स्तन कैंसर फंडराइज़र वॉक
वाई-एमई की स्थापना 1 9 7 9 में दो स्तन कैंसर बचे हुए लोगों द्वारा की गई थी। गैर-लाभ स्तन कैंसर रोगियों के लिए अपने बहुभाषी राष्ट्रीय स्तन कैंसर हॉटलाइन कार्यक्रम के लिए सबसे अच्छी तरह से जाना जाता था।
इस कार्यक्रम ने देश की केवल 24 घंटे की टोल-फ्री हॉटलाइन के रूप में प्रसिद्धि हासिल की, जो कि पूरी तरह से स्तन कैंसर से बचाता है, जो प्रशिक्षित सहकर्मी सलाहकार हैं। लेकिन संगठन ने मातृ दिवस पर एक वार्षिक धनराशि चलाने का आयोजन किया, जिसने अपने कार्यक्रमों और सेवाओं का समर्थन किया। 2007 में, वाई-एमई ने 12 शहरों से लगभग 43,000 वॉकर के साथ $ 7 मिलियन से अधिक की कमाई की।
2008 तक, 15 शहरों ने भाग लिया। दुर्भाग्यवश, वाई-एमई ने 2012 में अपने दरवाजे बंद कर दिए, लेकिन इसके वार्षिक फंडराइज़र की विरासत गैर-लाभकारी कार्यक्रम योजनाकारों के लिए एक महान केस स्टडी बनी हुई है।
वाई-एमई की अधिकांश धन उगाहने की सफलता को योजना बनाने और सबसे महत्वपूर्ण उद्देश्यों पर नजर रखने के लिए एक संगठित दृष्टिकोण के लिए जिम्मेदार ठहराया जा सकता है। विशेष घटनाओं के संगठन के पूर्व निदेशक लिज़ क्लग ने 2007 में अपने रिकॉर्ड वर्ष के बाद यह कहना था: "हमारे पास नियोजन प्रक्रिया के दौरान समय के साथ विभिन्न बिंदुओं की योजना है। इसलिए, हम यह सुनिश्चित करने के लिए समय पर उन सबसे महत्वपूर्ण बिंदुओं को बढ़ावा देने के लिए कदम उठाएंगे कि हम सफल हैं। उदाहरण के लिए, एक ऐसे शहर में जहां हम पहली बार किसी आयोजन की मेजबानी कर रहे हों, हमें यह सुनिश्चित करने पर ध्यान देना चाहिए कि हमारे पास एक महान स्थान और स्थान है जहां लोग वापस आना चाहेंगे। सड़क के नीचे, हम इस बात पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं कि हम किस कॉफी की दुकानों को ब्रोशर छोड़ देंगे। "चलो देखते हैं कि क्लग और वाई-एमई कार्यक्रम योजना टीम ने इस तरह की एक सफल घटना का आयोजन कैसे किया।
योजना चरण 1: संख्या का विश्लेषण
एक सामुदायिक चलना या इसी तरह की घटना को होस्ट करने के लिए कई अलग-अलग घटक उद्देश्यों को एक साथ लाने की आवश्यकता होती है, लेकिन आखिरकार, इस आयोजन की मेजबानी करने वाला एसोसिएशन या चैरिटी उनके कारण के लिए धन जुटाने के लिए ऐसा कर रहा है।
इसलिए, अगली घटना की योजना बनाने में पहला कदम तब होता है जब वर्तमान घटना समाप्त होती है, और उस अधिकांश कार्य में "संख्याएं" होती हैं।
लिज़ क्लग बताते हैं, "घटना समाप्त होने के बाद हमने संख्याओं पर बारीकी से देखा," हमने तुलना की कि हमने पिछले साल [साल] बनाम इस साल कैसे किया था। हमने प्रतिभागी अनुभव को देखा। हमने प्रायोजन की हमारी श्रेणियों का मूल्यांकन किया। हमने घटनाओं के बारे में किसी भी तत्काल ई-मेल का जवाब दिया। "कार्यक्रम योजनाकार अगले वर्ष जारी रहे सभी लोगों को आश्वस्त करने के लिए तत्काल कदम उठाएंगे।
Klug भी विवरण में खोद गया। अपने मूल्यांकन में, उन्होंने स्वयंसेवकों की संख्या से सबकुछ देखा जो वितरित टी-शर्ट की मात्रा में भाग लेते थे। तब वह पूछती कि क्या उसे अगले वर्ष के लिए कम या ज्यादा की जरूरत है।
योजना समयरेखा
समुदाय के धन उगाहने वाले चलने वाले लोगों के लिए, यह जानना महत्वपूर्ण है कि विभिन्न समय पर किन कदमों को संभाला जाना चाहिए।
अधिकांश गैर-लाभकारी संस्थाओं की घटना को चलाने के लिए कई कर्मचारियों और स्वयंसेवी समिति के सदस्यों की विलासिता नहीं होती है। लेकिन योजनाकार यह मानते हैं कि उन्हें यह सुनिश्चित करना होगा कि वे सार्वजनिक कैलेंडर पर कार्यक्रम प्राप्त करने के लिए शहर के मेयर के कार्यालय और सार्वजनिक कार्य विभाग के साथ मिलकर काम करें।
क्लग सुझाव देते हैं कि पिछले साल की संख्या का विश्लेषण करने के बाद पहला कदम कॉर्पोरेट भर्ती पर ध्यान केंद्रित करना है। यदि कार्यक्रम एक नया कार्यक्रम नहीं है, तो इस साल के आयोजन के तुरंत बाद अगले वर्ष की घटना के लिए कॉर्पोरेट समर्थन हासिल करना महत्वपूर्ण है। क्लग कहते हैं, "जब हमने इवेंट रैप-अप रिपोर्ट वितरित की, तो हमने प्रायोजन को नवीनीकृत करने पर ध्यान केंद्रित किया।" वह एक धन उगाहने की घटना के रूप में एक समुदाय की सैर आयोजित करने में रुचि रखने वाले योजनाकारों के लिए निम्नलिखित हाइलाइट भी प्रदान करती है:
- कॉर्पोरेट प्रायोजकों की पहचान करें
- चलने टीम कार्यक्रमों का विकास
- घटना गतिविधियों का निर्धारण करें
- भर्ती चलना शुरू करें
- घटना रसद को अंतिम रूप दें
- घटना पकड़ो
- एक "धन्यवाद" घटना आयोजित करें
- मूल्यांकन करें और बाद की घटना शुरू करें
वाई-एमई अपनी कई लॉजिस्टिक आवश्यकताओं को संभालने के लिए बाहरी रसद फर्म भी किराए पर लेगा। लेकिन सबसे उपयोगी में से एक ऑनलाइन पंजीकरण प्रणाली लागू कर रहा था।
ऑनलाइन पंजीकरण प्रणाली सफलता
वाई-एमई ने ऑनलाइन पंजीकरण के लिए वेब का उपयोग करने के महत्व के बारे में तुरंत सीखा और बाद में ऑनलाइन पंजीकरण और धन उगाहने के लिए प्रौद्योगिकी के उपयोग के लिए दृढ़ता से वकालत की है।
उन्होंने अपनी 2003 की दौड़ वेबसाइट के रूप में कार्य करने के लिए एक ऑनलाइन घटक संबंध प्रबंधन प्रणाली में निवेश किया। इस प्रकार की प्रणाली स्वयंसेवकों के लिए दान और अन्य भागीदारी के लिए व्यक्तिगत अपील करने के लिए व्यक्तिगत वेबसाइट के रूप में कार्य करती है। यह जानकारी को एक डेटाबेस में कैप्चर करता है और टीम के कप्तानों को अपने सदस्यों को प्रोत्साहित करने के लिए एक उपकरण के रूप में कार्य करता है।
ऑनलाइन प्रतिभागी 4,000 से बढ़कर 11,594 हो गए। ऑनलाइन दान 5,000 से बढ़कर 1 9, 650 हो गया। वाई-एमई टीम का मानना था कि उसने $ 2.35 मिलियन के लक्ष्य तक पहुंचने में योगदान दिया, और बोनस के रूप में, प्रौद्योगिकी ने लगभग 20,000 डॉलर तक प्रशासनिक लागत कम कर दी।
ऐसी प्रणाली एक महत्वपूर्ण संचार उपकरण के रूप में भी काम कर सकती है जो संगठन को अनुवर्ती करने और दौड़ के दिन से बाहर घटकों को शामिल करने की अनुमति देती है।
रेस डे टाइमलाइन
सामुदायिक पैदल सुबह में अक्सर निर्धारित किया जाता है। साइनेज और स्थान की जटिलता के आधार पर, घटना के लिए सेट अप आमतौर पर घटना से एक सप्ताह पहले शुरू हो सकता है, जिसमें अधिकांश गतिविधि चलने से कुछ दिन पहले होती है।
जब वाई-एमई अपने वार्षिक धन उगाहने की घटना के लिए योजना बना रहेगा, तो टीम आमतौर पर उस क्षेत्र को सीमित करने की कोशिश करेगी जहां उन्होंने चलना था ताकि सड़कों को बंद करने जैसे कुछ संचालन कार्यों को निष्पादित करने के लिए संसाधन समय की पर्याप्त मात्रा की आवश्यकता न हो। उनकी सैर आम तौर पर गैर प्रतिस्पर्धी थी, इसलिए यह भी मदद करता है कि उन्हें अधिक प्रतिस्पर्धी दौड़ पर्यावरण के लिए आवश्यक आवश्यकताओं पर विचार नहीं करना पड़ेगा।
रेस डे के लिए शेड्यूल आमतौर पर निम्नानुसार बहता है:
- इवेंट प्लानिंग टीम पहुंचती है (चलने से 2.5 घंटे पहले)
- स्वयंसेवक चेक-इन (चलने से 2 घंटे पहले)
- प्रायोजक चेक-इन और सेटअप (चलने से 2 घंटे पहले)
- पंजीकरण शुरू होता है (चलने से 1.5 घंटे पहले)
- लाइन सेटअप शुरू करना (चलने से 30 मिनट पहले)
- खुलने समारोह (चलने से 10 मिनट पहले)
- दौड़ शुरू होती है
- मुख्य चरण मनोरंजन शुरू होता है (चलने के 1 घंटे बाद)
- आधिकारिक मुख्य चरण टिप्पणियां (चलने के बाद, 1.5 घंटे के निशान पर)
- कार्यक्रम आधिकारिक तौर पर समाप्त होता है (चलने के 3 घंटे बाद)
- इवेंट ब्रेकडाउन शुरू होता है (घटना आधिकारिक तौर पर समाप्त होने के बाद)
एक सामुदायिक चलना या चलाने की योजना बनाने के लिए युक्तियाँ
उन संगठनों के लिए जो पहली बार समुदाय चलने या चलाने के इच्छुक हैं, क्लग कई सुझाव प्रदान करता है जो सफल कार्यक्रम सुनिश्चित करने में मदद करेंगे।
- अच्छी तरह से जुड़े स्वयंसेवकों, प्रायोजकों या बड़ी टीम सहित गर्म लीड के साथ शुरू करें। मापनीय परिणामों को परिभाषित करें।
- सुधार के लिए अपने सर्वोत्तम प्रथाओं और क्षेत्रों की पहचान करने के लिए अपने शहर / स्थान में प्रतिद्वंद्वी घटनाओं का मूल्यांकन करें।
- आवश्यक परमिट और आपकी घटना रसद पर चर्चा करने के लिए शहर के मेयर के कार्यालय और पार्क जिलों के साथ काम करें: समय, स्थान, प्रतिभागियों की संख्या। सुनिश्चित करें कि आप उन बैठकों के लिए तैयार हैं।
- अपने बजट को समझें और सुनिश्चित करें कि आप अपने परिचालन खर्च को एक नई घटना के लिए 25-30% पर रखें। कुछ दान कुल व्यय के 15-20% के लिए प्रयास करेंगे।
- सुरक्षित प्रायोजक आपके ईवेंट के परिचालन खर्चों का 100% अवशोषित करने के लिए।