पुरानी शैली स्टैंडअलोन ऑफिस कॉपी मशीन डिजिटल युग में लगभग गायब हो गई हैं, मल्टीफंक्शन प्रिंटर द्वारा प्रतिस्थापित की गई है जो प्रिंटिंग, कॉपीिंग, स्कैनिंग और वैकल्पिक रूप से एक ही डिवाइस में फ़ैक्सिंग के कार्यों को जोड़ती है।
तकनीकी रूप से आज के शब्दों में "कॉपीियर" आमतौर पर एक प्रिंटर होता है जिसमें एक अंतर्निहित स्कैनिंग डिवाइस होता है ताकि प्रतिलिपि बनाने के लिए दस्तावेज़ को स्कैन किया जा सके और प्रिंटर द्वारा पुन: उत्पन्न किया जा सके।
अधिकांश इलेक्ट्रॉनिक्स के साथ, कॉपियर / प्रिंटर डिवाइस कीमत में गिरावट जारी है, फिर भी पहले की तुलना में अधिक सुविधाओं के साथ आते हैं, और एक प्रिंट / प्रतिलिपि की दुकान में ड्राइविंग करने के बजाय इन-हाउस की प्रतिलिपि बनाने की सुविधा को पीटा नहीं जा सकता है।
अपने एसओएचओ के लिए प्रिंटर / कॉपियर चुनने में मदद के लिए यहां प्रमुख खरीद कारक हैं।
इंकजेट बनाम लेजर / एलईडी
टेक्स्ट दस्तावेज़ों की उच्च गति की प्रतिलिपि बनाने के लिए, लेजर / एलईडी प्रिंटर आमतौर पर बेहतर विकल्प होते हैं। इंकजेट बहुत अधिक संकल्पों पर प्रिंट करने में सक्षम हैं और इसलिए ग्राफिक्स और विशेष रूप से तस्वीरों के लिए अधिक उपयुक्त हैं।
लागत
प्रिंटर / कॉपियर की लागत को देखते समय, उपभोग्य सामग्रियों की चालू लागत को ध्यान में रखना महत्वपूर्ण है यदि आप कभी-कभी प्रिंटिंग / प्रतिलिपि से अधिक करने की योजना बनाते हैं। हाल के वर्षों में निर्माताओं ने टाटा बदल दिया है और प्रिंटर / कॉपियर बेचने पर मुनाफा कमाने के बजाय अब उन्हें अक्सर लागत पर बेचते हैं (या यहां तक कि नुकसान में) और इसके बजाय स्याही और टोनर बेचने पर भारी लाभ मार्जिन बनाते हैं।
कई इकाइयां अब स्याही / टोनर कारतूस के साथ आती हैं जिनमें माइक्रोचिप्स एम्बेडेड होते हैं जो "अनौपचारिक" कारतूस का उपयोग करने से रोकते हैं या "स्टार्टर" टोनर कारतूस होते हैं जिनकी सामान्य क्षमता आधा होती है। महंगे स्याही या टोनर कारतूस को बदलने के लिए समय आने पर वह सौदा इंकजेट या लेजर सस्ता नहीं दिखता है।
कलर प्रिंटर / कॉपियर विशेष रूप से महंगे होते हैं क्योंकि उन्हें 4 कारतूस (काला और सफेद, सियान, मैजेंटा, और पीला) की आवश्यकता होती है। इंकजेट / टोनर कारतूस की प्रतिस्थापन लागत के लिए यह एक संपूर्ण इकाई की खरीद मूल्य से अधिक है, जिससे प्रिंटर इलेक्ट्रॉनिक्स रीसाइक्लिंग डिपो और लैंडफिल का एक आम निवासी बनाते हैं।
सौभाग्य से, अधिकांश इंकजेट और कुछ लेजर टोनर कारतूस को बहुत कम लागत पर फिर से भर दिया जा सकता है - उदाहरण के लिए कॉस्टको जैसी कंपनियां एक घंटे की इंकजेट रिफिल प्रदान करती हैं। रीफिल किट भी स्वयं के प्रकार के लिए उपलब्ध हैं, लेकिन इंकजेट या टोनर कारतूस को भरना गन्दा है और यांत्रिक रूप से चुनौतीपूर्ण नहीं है। और आप छोटे प्रयास के साथ प्रिंटर इंक कारतूस बना सकते हैं।
प्रिंटर / कॉपियर खरीदने से पहले, प्रति पृष्ठ निर्माता की प्रकाशित लागत की जांच करना सुनिश्चित करें।
आयतन
सबसे छोटे व्यापार उन्मुख प्रिंटर / कॉपियर भारी मात्रा के लिए डिज़ाइन नहीं किए गए हैं, इसलिए यूनिट के अनुशंसित उपयोग (प्रति माह कर्तव्य पृष्ठ) की जांच करें। स्याही / टोनर कारतूस के लिए आईएसओ उपज आपको एक मोटा विचार देगा कि कितनी बार कारतूस को प्रतिस्थापन की आवश्यकता होगी।
ध्यान दें कि यहां तक कि यदि आपके पास इन-हाउस प्रिंटर / कॉपियर है, तो भी बड़ी प्रिंट / कॉपी नौकरियों या ब्रोशर जैसे विशिष्ट प्रिंटिंग के लिए स्थानीय या ऑनलाइन प्रतिलिपि / प्रिंट सेवाओं (जैसे स्टेपल या यूपीएस) का उपयोग करना समझ में आता है।
उपभोग्य सामग्रियों की कीमत के साथ (ऊपर वर्णित अनुसार) यह कम महंगी प्रिंटिंग / प्रतिलिपि बनाने के लिए लागत प्रभावी नहीं है, विशेष रूप से रंगीन दस्तावेजों या तस्वीरों के साथ। बुनियादी जरूरतों के लिए एक कम लागत प्रिंटर / कॉपियर खरीदना और बड़ी प्रिंट / कॉपी नौकरियों को आउटसोर्स करना अधिकांश छोटे व्यवसायों के लिए एक आदर्श समझौता है - एक रंगीन व्यापार ब्रोशर की 500 प्रतियां चलाने से पेशेवर मुद्रण की दुकान के लिए एक नौकरी है।
duplexing
डुप्लेक्सिंग पृष्ठ के दोनों किनारों पर प्रिंट / कॉपी करने की क्षमता है और यह एक बेहद वांछनीय विशेषता है। पेपर को बचाने के अलावा यह दो तरफा मुद्रित सामग्री की पेशेवर प्रतियां बनाने के लिए जरूरी है।
कनेक्टिविटी
मशीन को प्रिंटर के रूप में उपयोग करने के लिए, डिवाइस से कनेक्ट करने के लिए और विकल्प बेहतर हैं। एक पीसी के लिए सीधी यूएसबी कनेक्टिविटी के अलावा, अधिकांश प्रिंटर / कॉपियर नेटवर्क कनेक्टिविटी के साथ आते हैं - वायर्ड, वाई-फाई, या दोनों।
यदि आपको क्लाउड से या मोबाइल उपकरणों से प्रिंटिंग की आवश्यकता है तो सुनिश्चित करें कि आपका प्रिंटर Google क्लाउड प्रिंट या ऐप्पल एयरप्रिंट जैसी तकनीकों का समर्थन करता है।
काला और सफेद या रंग?
कलर कॉपीिंग धीमी और अधिक महंगी होती है लेकिन एक ऐसी सुविधा हो सकती है, जिसे आप अपने प्रिंटर / कॉपियर के पास रखना चाहते हैं, यदि आप अपने छोटे व्यवसाय, जैसे ब्रोशर या कॉपी कलर फोटो के लिए प्रचार सामग्री का उत्पादन करना चाहते हैं।
मीडिया बहुमुखी प्रतिभा
चूंकि आपके छोटे या घर कार्यालय के लिए एक कॉपियर खरीदने का मुख्य कारण सुविधा है, तो आप एक ऐसे कॉपियर को चुनना सुनिश्चित करना चाहते हैं जो विभिन्न प्रकार के पेपर आकारों और वजन और अन्य मीडिया को संभालने में सक्षम हो, जैसे पारदर्शिता और सूचकांक कार्ड । यदि आप पुस्तकों की प्रतिलिपि बनाने या अन्य ऑब्जेक्ट्स की प्रतिलिपि बनाने के बारे में चिंतित हैं जो शीट फीडर के माध्यम से फिट नहीं होंगे, तो उन कॉपियर की तलाश करें जो फ्लैटबेड प्रतिलिपि प्रदान करते हैं।
कागज प्रबंधन
एक छोटे से व्यवसायिक व्यक्ति के रूप में, आपके पास प्रिंटर / कॉपियर के माध्यम से पेपर ट्रे को भरने या सिंगल चादरों को खिलाने से बेहतर चीजें होती हैं। यदि आप नियमित रूप से प्रिंट / प्रतिलिपि बनाते हैं तो कम से कम 250 चादरों की पेपर क्षमता वाले मॉडल की तलाश करें - या अधिक। आप निश्चित रूप से एक स्वचालित दस्तावेज़ फीडर भी चाहते हैं जिसमें कम से कम 30 चादरें हों।
जवाब देने का समय
प्रिंटर / कॉपियर जिनके पास गर्मजोशी का समय नहीं है, छोटे और घर के कार्यालयों के लिए आदर्श हैं, जहां मशीन घंटों या दिनों तक निष्क्रिय रह सकती है। उच्च प्रिंट / प्रतिलिपि की गति बहुत अच्छी है, लेकिन अगर आपको नींद मोड से बाहर निकलने पर यूनिट गर्म करने के लिए मिनटों का इंतजार करना पड़ता है तो आपको किसी भी समय बचा नहीं होगा। कुछ प्रिंटर / कॉपियर अब 10 सेकंड से कम समय की पहली प्रतिलिपि प्रदान करते हैं।