शीर्ष के साथ निम्नलिखित चार श्रेणियों की सूची बनाएं:
- मद
- प्रोजेक्ट व्यय
- वास्तविक व्यय
- विवरण
फिर, व्यय वस्तुओं को वर्गीकृत और ट्रैक करें।
एक कार्यक्रम बजट का प्रबंधन
साइट किराये की लागत ट्रैक करें। जैसे ही आप ईवेंट की योजना बनाते हैं और जब आप अपने स्थल बिक्री प्रबंधक से मिलते हैं, तो ईवेंट और फ़ंक्शन स्पेस, हाउसकीपिंग, बैगेज हैंडलिंग और संबंधित व्यय के लिए सभी अनुमानित किराये की फीस ट्रैक करें।
खानपान लागत का अनुमान लगाएं। इसमें सभी खाद्य और पेय शुल्क शामिल हैं, जिनमें युक्तियां और ग्रैच्युइटी शामिल हैं - जो 30% तक का खाता बना सकते हैं।
दस्तावेज़ परिवहन शुल्क। इसमें शटल, कोच, इवेंट ट्रांसफर और कोई संबंधित खर्च शामिल है।
सजावट खर्च जोड़ें। अधिकांश कार्यक्रमों में सजावट के लिए खर्च शामिल हैं, जैसे सेंटरपीस, फ्लोरल, तम्बू किराया इत्यादि। यह वह जगह है जहां आप उन लागतों को सूचीबद्ध करते हैं।
दस्तावेज़ मनोरंजन और उपकरण शुल्क। इस श्रेणी में आम खर्चों में ए / वी उपकरण शामिल हैं, लेकिन यह वक्ताओं के लिए मानदंडों को सूचीबद्ध करने के लिए भी एक अच्छा स्थान है या यदि आप मनोरंजन करने वाले हैं।
मुद्रण शुल्क सारांशित करें। कई छोटे आइटम शुल्क वास्तव में एक बड़ा व्यय लाइन आइटम बनाने के लिए गठबंधन करते हैं। इनमें निमंत्रण, नाम बैज, प्रोग्राम पुस्तिकाएं, ईवेंट साइनेज, और बैनर शामिल हैं।
उपहार के लिए लाइन आइटम। एक आम घटना टिप है कि किसी अतिथि को खाली हाथ छोड़ने की अनुमति न दें। तो, जो भी उपहार या उपहार आप प्रदान करते हैं, उनके लिए लागत को अलग से ट्रैक करें; आप आश्चर्यचकित होंगे कि इन वस्तुओं की लागत कितनी हो सकती है।
गतिविधियों के खर्च की पहचान करें। यदि आपके कार्यक्रम में गोल्फिंग, टेनिस, स्पा, राफ्टिंग, बाइकिंग या अन्य गतिविधियों जैसी गतिविधियां शामिल हैं, तो आप इन फीस की लागत को अलग से नोट करना चाहेंगे। अपनी स्प्रेडशीट में कुल लागत को सारांशित करने और ब्रेकडाउन को जोड़ने पर विचार करें।
अन्य खर्च पोस्ट करें। यदि कोई व्यय उपर्युक्त श्रेणियों में से किसी एक में नहीं आता है, तो उन्हें यहां विविध व्यय आइटम के रूप में सूचीबद्ध करें।
अपने आप को एक आकस्मिक निधि श्रेणी दें। किसी ईवेंट के आकार या जटिलता के आधार पर, आप यहां इवेंट बजट के 20% तक खुद को देना चाहेंगे। सर्वोत्तम योजना के बावजूद, अनुमानित योजनाओं से अधिक शुल्क खर्च होने जा रहे हैं जिन पर आप कभी विचार नहीं करते हैं। यह आपको हर बार बजट पर जाने से रोक देगा।
अनुमानित खर्च सारांशित करें। जैसे ही आप अपना कार्यक्रम कार्यक्रम बनाते हैं, आपके पास कुल व्यय का अच्छा प्रक्षेपण होगा। यह वह जानकारी है जिसे आप ईवेंट क्लाइंट के साथ साझा करेंगे ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि वे ईवेंट बजट से अवगत हैं ताकि बाद में कोई आश्चर्य न हो।
वास्तविक खर्च सारांशित करें। घटना समाप्त होने के बाद ऐसा होता है। चालानों को उपरोक्त 10 श्रेणियों में विभाजित करें और वास्तविक बजट दस्तावेज करें। यदि बेहद अनुकूल है, तो अनुमानित बजट बनाम वास्तविक बजट में बचत की पहचान करें, जो आप भूमिका में लाए गए मूल्य का प्रदर्शन करते हैं।