चीफ बनो
अधिकांश कार्यक्रम कई अलग-अलग विभागों के बीच संयुक्त प्रयास होते हैं, लेकिन दिन के अंत में, पूरे उत्पादन की निगरानी करने के लिए एक नेता होना चाहिए। टीम के प्रत्येक व्यक्ति को अपनी विशेषता पर ध्यान देना चाहिए, और उनकी सीमाओं के महत्व को समझना चाहिए। परियोजना की शुरुआत से ही लीड प्लानर के रूप में स्वयं को पहचानें। अपने सहकर्मियों को सूचना प्रवाह के महत्व की व्याख्या करें और बताएं कि प्रोटोकॉल को अनदेखा करते समय क्या होता है। चूंकि कोई भी समस्या बनाने के लिए ज़िम्मेदार नहीं होना चाहता है, इसलिए पहले दिन आंतरिक संवाद के नियमों की व्याख्या करें।
समितियां व्यवस्थित करें
यहां लक्ष्य उन श्रमिकों को जोड़ना है जिनकी ज़िम्मेदारियां किसी तरह से छेड़छाड़ की जा रही हैं। उदाहरण के लिए, मार्केटिंग विभाग ऑडियो विजुअल टीम के समान समिति पर होना चाहिए ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि सभी ग्राफिक्स और लोगो ठीक से प्रदर्शित होते हैं। स्वाभाविक रूप से एक साथ काम करने की ज़रूरत वाली टीमों को बनाना, उन अनावश्यक ईमेल को खत्म कर देगा जो शफल में खो जाते हैं।
हालिया घटनाओं के साथ आपको रिपोर्ट करने के लिए प्रत्येक समिति से एक संपर्क चुनें।
समय सीमा
अग्रिम रूप से समय सीमा पोस्ट करने से जुड़े सभी लोगों के लिए तनाव स्तर कम हो जाएगा। आप फ्लोचार्ट बनाकर अपनी समय सीमा के मूल्य को मजबूत कर सकते हैं जो दर्शाता है कि प्रत्येक समिति के काम का उपयोग सब कुछ एक साथ लाने के लिए कैसे किया जाएगा।
कर्मचारी आमतौर पर बेहतर प्रतिक्रिया देते हैं जब उन्हें पता चलता है कि एक और विभाग उनकी प्रतिक्रिया का इंतजार कर रहा है। इस जानकारी को साझा करना प्रक्रिया को पारदर्शी रखता है और नकारात्मक कार्रवाई के बिना जिम्मेदारी पर जोर देता है।
अधिकारियों को सूचित रखें
जब तक आप अपने कार्यकारी नेताओं को विचार प्रस्तुत करने के लिए तैयार नहीं होते हैं, तब तक आप सबसे बड़ी गलतियों में से एक दृश्यों के पीछे काम करना चाहते हैं। शायद ही कभी, यदि आप कभी भी अपने कार्यालय में चले जाएंगे और अपने कार्यक्रम के कुछ पहलू को बदलने के बिना छोड़ देंगे। योजना प्रक्रिया के दौरान नियमित अंतराल पर उनके साथ सक्रिय रूप से बैठक करके इस निराशा को बचाएं। अंत में वापस घूमने के विरोध में अपनी परियोजना के बीच में परिवर्तन करना बहुत आसान है।
अपने विक्रेताओं से संपर्क करें
एक अन्य प्रतीत होता है कि निर्दोष गलती हो सकती है जो विक्रेताओं के साथ माध्यमिक संचार है। ऐसा तब होता है जब एक सहकर्मी एक विक्रेता से संपर्क करने के लिए सीधे पहल करने के लिए पहल करता है जिसे आप जानते हैं। इन साइड वार्तालापों का नतीजा इस बात पर बड़ा असर डाल सकता है कि घटना एक साथ कैसे आती है। इसे रोकने का एकमात्र तरीका है अपने विक्रेता को अन्य कर्मचारियों से आदेश लेने से प्रतिबंधित करना। आपको लगता है कि यह पहली बार कठोर लगता है, लेकिन आप जानना बहुत आसान सोएंगे कि सारी जानकारी आपके माध्यम से बहती है।
सक्रिय अपडेट
किसी ईवेंट के लिए लीड प्लानर होने के नाते आपको जितनी अधिक जानकारी मिलती है उसे साझा करने की आवश्यकता होती है। एक मास्टर प्लानिंग दस्तावेज़ रखें जो घटना के ब्योरे की रूपरेखा तैयार करता है, और अपने सभी समिति सदस्यों को साप्ताहिक अपडेट भेजता है। अपने संचार को कम और बिंदु पर रखें। आप चाहते हैं कि हर कोई आपके साप्ताहिक ईमेल अपडेट में नोट्स पढ़े, लेकिन यदि आप निरंतर रैमबल करते हैं, तो आप जल्दी से अपनी चौकसी खो देंगे।
अपने कार्यक्रमों के सूचना प्रवाह को प्रबंधित करने के लिए समान प्रक्रियाओं को अंतर-विभागीय संचार के रूप में आवश्यक है। सभी को अपनी जिम्मेदारियों के बारे में जागरूक रखें, और शामिल सभी पार्टियों के साथ महत्वपूर्ण अपडेट साझा करें। महत्वपूर्ण अंतर यह है कि आप परियोजना के सीईओ हैं। आपकी भूमिका उन सभी विवरणों का प्रबंधन करना है जो इन्हें साझा करते हैं और उन्हें एक साझा दृष्टि में अनुवाद करते हैं जो प्रत्येक विभाग की आवश्यकताओं को पूरा करता है।
सफलता की नींव यह सुनिश्चित कर रही है कि सभी जानकारी एक ही दिशा में बहती है।