कुछ कार्यक्रम योजनाकारों को इस चरण में राहत की भावना महसूस होती है, अंत में उनके योगदान के लिए अधिक कार्यकारी भूमिकाओं में पहचाना या प्रचार किया जाता है।
लेकिन कई मामलों में, यह एक महान व्यापार कार्यक्रम की योजना बनाने और निष्पादित करने के लिए पर्याप्त नहीं है। किसी भी उद्देश्य के लिए व्यवसाय की घटनाओं को अक्सर निवेश के रूप में देखा जाता है, और कार्यक्रम योजनाकारों को समझना चाहिए कि उनके कार्यक्रमों के मूल्य को कैसे मापें।
निवेश पर वापसी (आरओआई) या उद्देश्यों पर वापसी (आरओओ) के लिए घटना माप कुछ योजनाकारों के लिए नया क्षेत्र हो सकता है, लेकिन यह एक ऐसा प्रयास है जो संगठन में उनकी भागीदारी और समग्र योगदान का विस्तार करने में मदद करेगा, पूर्व सीएमएम टोनी लोरेन्ज़ बताते हैं, शिकागो स्थित प्रोएक्टिव, इंक, एक फ्रीमैन कंपनी के अध्यक्ष। ProActive एक सामरिक और घटना एजेंसी है जो अनुभवी विपणन सेवाओं पर केंद्रित है। Lorenz अब AlliedPRA में सीईओ है।
घटना मापन मूल बातें
अधिकांश कार्यक्रम पेशेवर यह मानते हैं कि उनके कार्यक्रमों का माप संगठन से संगठन में अलग-अलग होगा। इसका एक कारण यह है कि व्यवसाय मॉडल निगमों, संघों, गैर-लाभकारी संस्थाओं और अन्य के बीच व्यापक रूप से भिन्न हैं।
तो कुछ तरीकों से क्या हैं कि घटना नियोजकों से उनकी घटनाओं को मापने की उम्मीद है?
यदि कोई घटना पेशेवर किसी संगठन के वित्तीय पक्ष पर काम करता है, तो उसे वित्तीय बचत के आधार पर घटना को मापने की उम्मीद की जा सकती है। उदाहरण के लिए, होटल के कमरे, मीटिंग स्पेस, खानपान इत्यादि के लिए कुल बातचीत की बचत क्या है?
यदि कोई ईवेंट पेशेवर किसी संगठन के व्यावसायिक पक्ष पर काम करता है, तो उसे समग्र व्यापार योजना में कार्यक्रम के योगदान के आधार पर घटना को मापने की उम्मीद की जा सकती है। उदाहरण के लिए, एक समग्र उत्पाद लॉन्च के हिस्से के रूप में सेमिनार आयोजित करना जिसमें कई व्यावसायिक इकाइयां शामिल हैं।
और लगभग सभी कार्यक्रम योजनाकारों ने अच्छी तरह से क्या किया और भविष्य में क्या सुधार किया जा सकता है, इस पर एक गंभीर नजर डालेंगे। क्या कार्यक्रम बजट के भीतर आया था ? क्या ग्राहक परिणाम से खुश था?
और जबकि प्रत्येक दृष्टिकोण निश्चित रूप से माप का एक वैध रूप है, वे केवल सबसे सामरिक स्तर पर माप पर ध्यान केंद्रित करते हैं। इवेंट पेशेवरों को आज अपने कार्यक्रम के योगदान को और अधिक रणनीतिक बनाने के तरीकों को स्थापित करना चाहिए।
रणनीतिक घटना मापन
लोरेंज बताते हैं कि बैठक आरओआई को दो अलग-अलग आयामों में देखा जा सकता है: संगठन और प्रतिभागी स्तर पर:
- संगठन आरओआई को सभी लागतों को एकत्रित करके और संगठन द्वारा अनुमानित मूल्य पर इसकी तुलना करके देख सकता है। और फिर घटना के वित्तीय लाभ निर्धारित करता है। एक संगठनात्मक स्तर और एक प्रतिभागी स्तर पर।
- प्रतिभागी स्तर पर आरओआई व्यक्तिगत स्तर पर मापा जा सकता है और प्रति प्रतिभागी आधार पर मूल्य का आकलन करता है।
ProActive ग्राहकों को घटनाओं को प्रभावित करने के लिए रणनीतिक, रचनात्मक प्रक्रिया का पालन करने की सलाह देता है, और लोरेंज ने दृष्टिकोण को मापने पर ध्यान केंद्रित करने की सिफारिश की है। यह बड़े पैमाने पर घटनाओं के लिए विशेष रूप से प्रभावी है:
- खोज। डिस्कवरी प्रक्रिया में शुरुआती होनी चाहिए ताकि योजनाकारों को मुख्य रूप से मीटिंग सामग्री, स्पीकर इत्यादि को परिभाषित करने के लिए प्रमुख हितधारकों को शामिल किया जा सके। योजनाकारों में प्रमुख हितधारकों को शामिल करना चाहिए जो आयोजन और बैठक में उपस्थित दोनों संगठनों के लिए रणनीतिक उद्देश्यों को परिभाषित कर सकें। इसे संक्षिप्त, छह से आठ ओपन-एंडेड प्रश्नों को पूरा करने के लिए उन्हें पूछकर हासिल किया जा सकता है।
- प्री-इवेंट सर्वेक्षण यही वह समय है जब बैठक या कार्यक्रम योजनाकार आरओआई और आरओओ के लिए कुछ मात्रात्मक उपायों को परिभाषित कर सकता है। कई स्तरों पर अपने मुद्दों, चिंताओं और जरूरतों की पहचान करने के लिए आमंत्रित लोगों का एक व्यापक नमूना सर्वेक्षण करें। यह योजनाकारों से मिलने के लिए योजना बेंचमार्क को परिभाषित करने में योजनाकार की मदद करेगा।
- प्री-मीटिंग कोर -7 बेसलाइन। यह कदम खोज के दौरान पहचान की गई वस्तुओं के बारे में बैठक में उपस्थित व्यक्ति के मनोवैज्ञानिक और व्यवहारिक धारणाओं को मापता है।
- ज्ञान / समझ ("मुझे पता है")
- राय / धारणा / मान्यताओं ("मैं सहमत हूं")
- भावनाएं / दृष्टिकोण ("मैं चाहता हूं")
- क्षमताओं / कौशल ("मैं कर सकता हूं")
- इरादे / वचनबद्धता ("मैं करूंगा")
- व्यवहार ("मैं कर रहा हूँ")
- व्यवसाय के परिणाम / प्रभाव - आरओआई ("मैं मूल्य प्रदान कर रहा हूं")
- बैठक डिजाइन हितधारक उद्देश्यों और उपस्थिति धारणाओं की समझ के साथ, योजनाकार अब बैठक के लिए मुख्य उद्देश्यों को परिभाषित कर सकते हैं और उन संदेशों को कैसे प्रस्तुत किया जाएगा। किस तरह की प्रस्तुतियां? क्या कार्यक्रम में इंटरैक्टिव कार्यशालाएं शामिल होनी चाहिए? क्या एक tradeshow मंजिल उपस्थित लोगों को शिक्षित करने में उपयोगी होगा? आपके संदेश को व्यक्त करने और मजबूत करने के लिए आप किस टूल का उपयोग करेंगे? वक्ताओं के रूप में कौन काम करना चाहिए?
- बैठक या घटना आयोजित करें।
- पोस्ट-इवेंट सर्वेक्षण / बेंचमार्क। घटना के बाद, यह मापना महत्वपूर्ण है कि प्रोग्राम ने उन बेंचमार्कों पर कितना अच्छा प्रदर्शन किया जो खोज और पूर्व-घटना सर्वेक्षण के परिणामों के आधार पर परिभाषित किए गए थे। क्या कार्यक्रम के परिणामस्वरूप दृष्टिकोण, धारणाएं, विश्वास, इत्यादि में परिवर्तन हुआ? क्या उपस्थित लोग उन परिवर्तनों पर कार्य करेंगे?
- अनुवर्ती व्यापार प्रभाव। सामरिक माप के लिए बैठक में भाग लेने वाले व्यवहार पर दीर्घकालिक प्रभाव पर ध्यान केंद्रित करने की आवश्यकता होती है। कार्यक्रम के वित्तीय और गैर-वित्तीय प्रभाव को निर्धारित करने के लिए यह भी एक अच्छा समय है।
मीटिंग मापन प्रक्रिया को अनुकूलित करने के लिए सुझाव
लॉरेनज़ योजनाकारों से घटनाओं पर अपनी वापसी बढ़ाने में मदद करने के लिए छह दिशानिर्देश प्रदान करता है:
- प्री-मीटिंग / प्री-मीटिंग प्रक्रिया लागू करें।
- मनोवैज्ञानिक, व्यवहारिक और वित्तीय आयामों को मापें।
- बड़ी, महत्वपूर्ण बैठकों के लिए आरओआई माप का प्रयोग करें
- वर्ष-दर-साल परिणामों को मापें और ट्रैक करें।
- पेशेवर मानकों और कर्मचारियों के कौशल की स्थापना।
- समय के साथ सुधार
छोटे आकार की घटनाओं को मापने के लिए सुझाव
यह सुनिश्चित करने के लिए, एक व्यक्तिगत कार्यक्रम के लिए एक औपचारिक माप कार्यक्रम बड़े, महंगी घटनाओं के लिए उपयोगी होगा। लेकिन पूरे साल के बाकी कार्यक्रमों के बारे में क्या है - क्या साल भर योजनाबद्ध सैकड़ों छोटी घटनाओं के लिए घटना माप लागू करना संभव है?
बेशक।
लोरेंज ने सुझाव दिया कि संगठन संगठन के लिए महत्वपूर्ण पांच या छह बेंचमार्क प्रश्नों की पहचान करते हैं। फिर, यह निर्धारित करने के लिए विभिन्न घटनाओं को मापें कि घटनाओं की श्रृंखला ने मनोवैज्ञानिक, व्यवहारिक या वित्तीय प्रभाव डाला है या नहीं।
परिणाम कुल करें। उदाहरण के लिए, यदि एक संगठन पूरे साल 30 समान घटनाओं को समान बाजारों के साथ विभिन्न बाजारों में आयोजित कर रहा है, तो यह निश्चित रूप से गुणात्मक और मात्रात्मक उपायों प्रदान कर सकता है।
लोरेंज सलाह देते हैं, "सफलता को अलग करें और वहां से उपायों का निर्माण करें।"
संगठन में प्रमुख हितधारकों के पास अंतिम बात होगी कि घटनाओं या घटनाओं की श्रृंखला में शामिल प्रभावी ढंग से उन लोगों को कितना श्रेय दिया जाना चाहिए जिन्होंने घटनाओं की योजना बनाने में मदद की।