संगोष्ठी शायद सबसे आम घटना है जो योजनाकार व्यवस्थित करेंगे। और अधिकांश संगोष्ठियों को या तो ½ दिन या एक पूर्ण दिन के रूप में निर्धारित किया जाता है। सेमिनार की योजना बनाने के लिए चेकलिस्ट बनाने में रुचि रखने वालों के लिए, निम्नलिखित सेमिनार की योजना बनाने और निष्पादित करने के लिए निम्न स्तर की संरचना प्रदान करता है।
और उन लोगों के लिए जो बहु-दिन या बहु-सत्र सम्मेलन की योजना बना रहे हैं, एक समान दृष्टिकोण लेने पर विचार करें। हालांकि, आपकी सेमिनार योजना चेकलिस्ट बस लंबी होगी।
01 - घटना के उद्देश्य की पुष्टि करें
- दर्शक कौन है?
- संगोष्ठी का विषय क्या है?
- कहाँ स्थित होना चाहिए?
- लोग क्यों भाग लेंगे?
- संगोष्ठी का एजेंडा क्या है?
02 - शीर्ष घटना विनिर्देश गाइड की समीक्षा करें
कन्वेंशन इंडस्ट्री काउंसिल ने कई प्रकार के औजारों की स्थापना की है जिन्हें सर्वोत्तम प्रथाओं के उत्कृष्ट स्रोत के रूप में देखा जाना चाहिए जो घटनाओं या मीटिंग प्लानर की योजनाओं की योजनाओं के विवरणों को ट्रैक रखने में मदद करेंगे। मुफ्त डाउनलोड टूल्स के साथ, यह किसी भी घटना योजनाकार को प्रासंगिक विवरणों की सूची बनाने में मदद करेगा। इसमें शामिल है, लेकिन यह इस तक सीमित नहीं है:
- घटना प्रोफाइल (तिथि, समय, स्थान, संपर्क, आदि)
- घटना आयोजक / मेजबान संपर्क जानकारी
- प्रदायक संपर्क जानकारी
- उपस्थिति प्रोफाइल
- अंतरिक्ष की जरूरत है
- खाद्य और पेय पदार्थ
- ए / वी आवश्यकताओं
- समारोह / कमरा सेटअप
03 - एक इवेंट प्रोफाइल बनाएं
एक बार योजनाकार के पास आने वाले कार्यक्रम के आसपास कुछ बुनियादी प्रश्न हैं, तो बैठक के लिए संभावित स्थानों का शोध करने का समय आ गया है। आयोजन के प्रकार का निर्धारण करने के लिए घटना आयोजक / मेजबान के साथ मिलकर काम करना महत्वपूर्ण है और जहां सेमिनार दोनों आयोजक और अतिथि के लिए सबसे सुविधाजनक हो सकता है (विचारों की सूची अंतहीन हो सकती है):
- स्थानीय होटल
- स्थानीय सम्मेलन सुविधा
- निजी रेस्तरां स्थान
- निजी क्लब संग्रहालय / कला गैलरी
04 - रूपरेखा सेमिनार की आवश्यकता है और स्थान प्रस्तावों की आवश्यकता है।
अधिकतर स्थानों संभावित सेमिनार के लिए अनुमान प्रदान करने में प्रसन्न हैं। खानपान या बिक्री संपर्क को निम्नलिखित बीईओ जानकारी की आवश्यकता होगी:
- घटना के लिए संभावित तारीख (ओं)
- उपस्थितगणों की संख्या
- कमरे के सेटअप की शैली (कक्षा, यू आकार, आदि)
- घटना का समय (सेटअप / आंसू के लिए खाता)
- खाद्य और पेय आवश्यकताओं
- ए / वी जरूरतों (स्क्रीन, एमआईसीएस, आदि सहित)
- कक्ष सेटअप
युक्ति: होटल से अपने कार्यक्रम के लिए समर्पित होने के लिए ए / वी तकनीशियन को किराए पर लें।
05 - एजेंडा की पुष्टि करें और / या विकसित करें
ईवेंट प्लानर ईवेंट आयोजक / मेजबान के साथ मिलकर काम करना महत्वपूर्ण है क्योंकि इवेंट एजेंडा घटना के वास्तविक दिन तक प्रारंभिक बातचीत से अक्सर बदल जाएगा। कार्यक्रम योजनाकार योजना को समायोजित करने के लिए तैयार होना चाहिए और यह सुनिश्चित करने के लिए कि सबकुछ आसानी से चलता है, स्थल के साथ मिलकर काम करना चाहिए।
06 - बीईओ समझौते की पुष्टि करें
एक बार योजनाकार सेमिनार के लिए उपस्थित लोगों और लॉजिस्टिक आवश्यकताओं की लक्षित संख्या जानता है, उसे घटना स्थान और संबंधित आवश्यकताओं को सुरक्षित करना चाहिए। अधिकांश समझौते से योजनाकार को घटना से पहले कुछ दिनों तक खाद्य और पेय आवश्यकताओं को कम करने / बढ़ाने का मौका देना चाहिए। हालांकि, कई समझौते कैप करेंगे कि वे समूह को मात्रा को कम करने की अनुमति देंगे, इसलिए अच्छी तरह से अनुमान लगाएं।
07 - घटना संचार और सामग्री बनाएँ
यह एक ऐसा सामान है जिसमें कुछ योजनाकार शामिल हो सकते हैं, जबकि अन्य नहीं हो सकते हैं। अनिवार्य रूप से, कुछ मीटिंग योजनाकार निम्नलिखित में से प्रत्येक के लिए जिम्मेदार होंगे:
- घटना निमंत्रण बनाना
- मुद्रण एजेंडा और अन्य सामग्री
- उपस्थिति उपहार / रैफल्स सुरक्षित
- नाम बैज का निर्माण
- शिपिंग घटना संकेत और प्रदर्शित करता है
08 - रसद को अंतिम रूप देने के लिए इवेंट होस्ट के साथ मिलकर काम करें
घटना से पहले, कुछ महत्वपूर्ण कदम हैं जो एक बैठक योजनाकार घटना से पहले पूरा होता है। इसमें निम्न की पुष्टि करना शामिल है:
- घटना वक्ताओं
- घटना ए / वी आवश्यकताओं
- घटना उपस्थिति गिनती
- मेजबान भूमिकाएं और जिम्मेदारियां
- घटना सामग्री की आवश्यकता है (कई बार जांचें)
09 - घटना सेटअप
ईवेंट सेटअप के लिए बीईओ शेड्यूल में समय की अनुमति देना सुनिश्चित करें, और घटना से लगभग दो घंटे पहले पहुंचने की अनुशंसा की जाती है।
युक्ति: यदि सेमिनार सुबह में निर्धारित होता है, तो अपने समूह को रात को सेट करने की अनुमति देने के लिए स्थान बिक्री संपर्क से पूछें (लेकिन सार्वजनिक साइट पर कुछ भी मूल्यवान न छोड़ें)।
सभी घटना सामग्री, हैंडआउट्स, साइनेज, डिस्प्ले, उपहार, पंजीकरण टेबल , नाम बैज और अधिक घटना के लिए तैयार होना चाहिए।
चेतावनी: वक्ताओं कभी-कभी रात को स्लाइड बदलते हैं और नई प्रस्तुतियां प्रदान करते हैं जिन्हें घटना से 10 मिनट पहले पावर प्वाइंट में जोड़ा जाना आवश्यक है।
10 - घटना निष्पादन
तैयार करने के बाद, यह सेमिनार के लिए समय है। निम्नलिखित की अपेक्षा करें:
- कुछ उपस्थित लोग हमेशा जल्दी आते हैं।
- कुछ उपस्थित लोग हमेशा देर से पहुंचेंगे।
- अक्सर तकनीकी गड़बड़ी के कुछ प्रकार होते हैं।