आने वाले फोन कॉल के लिए समय प्रबंधन युक्तियाँ

इनबाउंड फोन कॉल आपको बहुत समय तक खा सकते हैं और आपको अन्य कार्यों से दूर खींचकर अपनी उत्पादकता को गंभीरता से कम कर सकते हैं। लेकिन जैसे ही आउटगोइंग फोन कॉलों को संभालने के तरीके हैं जो आपके टाइम मैनेजमेंट में सुधार लाएंगे, फोन पर बोलने के समय में कटौती करने के लिए इनबाउंड फोन कॉल को संभालने के तरीके हैं - बिना किसी व्यक्ति के कठोर होने के आप। ये फोन उत्तर देने में मदद मिलेगी।

एक उचित व्यापार फोन ग्रीटिंग के साथ अपने फोन का जवाब दें।

उदाहरण के लिए, फोन का जवाब देते समय कुछ कहें, "साइप्रस टेक्नोलॉजीज। सुसान बोलना। मैं आपकी मदद कैसे कर सकता हूं?" यह न केवल कॉलर को यह जानने देता है कि वे एक व्यवसाय तक पहुंच गए हैं, लेकिन सवाल पूछने के लिए उस पर जोर देते हैं, "क्या यह साइप्रस टेक्नोलॉजीज है?" और निष्क्रिय चिट-चैट जैसे अन्वेषण संबंधी प्रश्नों पर समय बचा रहा है ।

सोचो और प्राथमिकता के रूप में प्राथमिकता दें।

कॉल अभी सही या बाद में संभाला गया है? व्यवसायों को प्राप्त करने वाले कई फोन त्वरित पूछताछ होते हैं जिन्हें आसानी से उत्तर दिया जाता है, जैसे कि "आप कितने देर से खुले हैं?" लेकिन दूसरों में अधिक जटिल और समय लेने वाले उत्तर शामिल हैं। यदि ऐसा है, तो कॉलर को बताएं, और पूछें कि उसे वापस चर्चा करने के लिए उसे कॉल करना सुविधाजनक होगा।

ट्रैक पर फोन कॉल रखने के लिए पैराफ्रेशिंग और सारांश का उपयोग करें।

अगर आप किसी ऐसे फोन से बात कर रहे हैं जो चैट से बात करना या भटकना चाहता है, तो कुछ कहें, "तो मैं जो कहता हूं वह कह रहा है ..." या "तो मुख्य बिंदु हैं ..." या "क्या (सारांश सम्मिलित करें) आप जो कह रहे थे उसका एक उचित सारांश है?" चैट करने से इनकार करने वाले किसी व्यक्ति के साथ चैट करना मुश्किल है।

आप और कॉलर पर कार्रवाई के सारांश के साथ प्रत्येक कॉल को बंद करें

हालांकि इसमें ज्यादातर मामलों में केवल सेकंड लगेंगे, यह त्रुटियों से बचकर और दोबारा जांच करने की आवश्यकता से आपको बहुत समय बचा सकता है। उदाहरण के लिए, एक वार्तालाप के बाद जिसके दौरान आपने क्लाइंट के साथ बैठक की व्यवस्था की , आप कह सकते हैं, "अच्छा।

कल मैं सुबह 10 बजे आपके कार्यालय में (सम्मिलित स्थान) पर मिलूंगा और हम साथ नमूने पर जायेंगे। "

फ़ोन द्वारा एक संदेश पैड रखें, ताकि आप कॉल के दौरान विवरण प्राप्त कर सकें।

यह उस समय केवल अच्छा समय प्रबंधन नहीं है , जो आपको कॉल पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करता है, लेकिन यदि आपको किसी विशेष बातचीत के विवरण ढूंढने और / या समीक्षा करने की आवश्यकता होती है तो बाद में समय प्रबंधन में सहायता।

अपने ग्राहकों और ग्राहकों को ईमेल विकल्प दें

उनमें से कई फोनिंग के बजाए आपसे संपर्क करने के लिए ईमेल का उपयोग करेंगे यदि उन्हें पता है कि आपका ईमेल पता क्या है। सुनिश्चित करें कि आपकी कंपनी का ईमेल पता आपके व्यवसाय कार्ड और आपकी वेबसाइट पर प्रमुख है यदि आपके पास कोई है। यदि आपके पास उनके ईमेल पते हैं, तो अपने मौजूदा ग्राहकों और ग्राहकों को ईमेल भेजें, ईमेल विकल्प का उल्लेख करें और संचार को बेहतर बनाने के लिए इसे प्रस्तुत करें।

उस समय को प्रबंधित करने के लिए तकनीक का उपयोग करें जिसे आप फोन का जवाब दे रहे हैं

कम से कम, आपके व्यवसाय में एक उत्तर देने वाली मशीन और वॉइस मेल होना चाहिए। इन्हें उपयुक्त व्यावसायिक स्क्रिप्ट के साथ सेट करें, और जब आप कार्यालय से बाहर हों या बिना किसी बाधा पर काम करने की आवश्यकता हो, तो आपके लिए टेलीफोन का जवाब देने के लिए उनका उपयोग करें। फिर प्रत्येक दिन इन फोन संदेशों का जवाब देने के लिए एक समय निर्धारित करें। समय प्रबंधन के मामले में, आपको एक साथ फोन कॉल को समूहीकृत करके मूल्यवान समय प्राप्त होगा।

यदि आप घर-आधारित व्यवसाय चला रहे हैं, तो एक अलग बिजनेस फोन या लाइन प्राप्त करें

आपको अपने "व्यवसाय-केवल" उत्तर देने वाली मशीन और / या वॉयस मेल के साथ दूसरा "व्यवसाय-केवल" टेलीफोन होना चाहिए। न केवल यह और अधिक पेशेवर है, बल्कि यह आपको संदेशों के माध्यम से छेड़छाड़ करने और यह निर्धारित करने के लिए समय लगेगा कि कौन से व्यवसाय से संबंधित हैं।

एक व्यक्ति को फोन का जवाब देना हमेशा अच्छा होता है

मशीन लेने या बदतर होने के बाद, एक स्वचालित इंटरएक्टिव वॉयस रिस्पॉन्स (आईवीआर) सिस्टम एक वास्तविक मोड़ है जो लोगों को संदेश छोड़ने या वापस कॉल करने के लिए परेशान नहीं होने पर आपको व्यवसाय का खर्च लेगा। अगर आने वाले फोन कॉल का जवाब आपके दिन के दौरान बहुत अधिक समय ले रहा है, तो आपके लिए फोन का जवाब देने के लिए रिसेप्शनिस्ट या पेशेवर उत्तर देने वाली सेवा पर भरोसा करें। किसी और को होने की लागत आपकी उत्पादकता और बेहतर बिक्री में वृद्धि से ऑफसेट से अधिक हो सकती है।

अपने फोन द्वारा पोस्ट अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों की लिखित लिपि रखें।

यह आपको और आपके कर्मचारियों के समय को बचाता है अगर उन्हें जवाब देने की ज़रूरत नहीं है या फ़ोन का जवाब देते समय किसी विशेष अनुरोध का जवाब देने के बारे में सोचना नहीं है।

फोन टिप्स सारांश

याद रखें, फोन एक व्यावसायिक उपकरण माना जाता है, न कि घुसपैठ करने वाला समय-बर्बाद करने वाला जो आपके कामकाजी दिन को नियंत्रित करता है। इन समय प्रबंधन युक्तियों के अनुसार अपने इनबाउंड फोन कॉल को संभालने से आप अपना समय बेहतर तरीके से प्रबंधित कर सकते हैं, अपनी उत्पादकता में सुधार कर सकते हैं और अपने टेलीफोन को उचित जगह पर रख सकते हैं - आपको चलाने के बजाए अपना व्यवसाय चलाने में मदद करते हैं।