अपने आउटगोइंग फोन को अधिक उत्पादक कॉल करने और कम समय लेने के लिए कैसे करें
लेकिन क्या होगा अगर हम उन लोगों से बात कर सकें और उनसे बात कर सकें जिनसे हम बात करना चाहते थे, कहें कि हम क्या कहना चाहते थे और आगे बढ़ना चाहते थे?
कल्पना कीजिए कि हम कितने उत्पादक हो सकते हैं और हमें अन्य चीजों को कितना समय देना होगा।
खैर, हम कर सकते हैं - और यह सब कुछ पहले से ही तैयारी की एक छोटी सी है।
आउटगोइंग कॉल के लिए टाइम मैनेजमेंट टेलीफोन टिप्स
- चाहे वे आपूर्तिकर्ताओं , नियमित ग्राहक , या ठेकेदार हों , हम में से कई लोग वही लोगों को बार-बार कहते हैं। समय-बचत विवरण के साथ अपनी संपर्क जानकारी अपडेट करें ताकि आप उपलब्ध लोगों तक पहुंचने का प्रयास करने में समय बर्बाद न करें।
उदाहरण के लिए, यदि आप जानते हैं कि आप जिस विशेष व्यक्ति तक पहुंचना चाहते हैं, तो प्रत्येक दिन 1 से 2 बजे तक दोपहर का भोजन लेता है, इस समय के दौरान उसे कॉल करने का प्रयास करने का मेरा समय बर्बाद क्यों करें? - उन लोगों के लिए संख्याएं जिन्हें आप नियमित रूप से अपने टेलीफोन में कॉल करते हैं। मैं उन लोगों द्वारा आश्चर्यचकित हूं जो ऐसा नहीं करते हैं, जब आप संख्याओं को नहीं देख रहे हैं और उन्हें पंचिंग करते समय सहेजते समय उतना ही आश्चर्यजनक है।
- अपनी आउटगोइंग कॉल की योजना बनाएं। कॉल करने से पहले, कॉल के मुख्य लक्ष्य और उन महत्वपूर्ण बिंदुओं को जो आप कवर करना चाहते हैं, को कम करें। जब आप फोन पर हों तो यह आपको उस बिंदु पर चिपकने में मदद करेगा और यह सुनिश्चित करेगा कि आप जो कुछ भी कवर करना चाहते हैं उसे कवर करें, कॉल के दौरान समय बचाएं और फिर से कॉल करने से बचें क्योंकि आप कुछ भूल गए हैं।
- अगर आप किसी ऐसे व्यक्ति को बुला रहे हैं जो आपके संपर्क डेटाबेस में प्रवेश कर रहा है, तो उस कॉल के बारे में सारी जानकारी है जिसे आप कॉल करते समय कॉल कर रहे हैं। चाहे आप डेस्कटॉप कंप्यूटर, मोबाइल डिवाइस या रोलोडेक्स का उपयोग कर रहे हों, यह कॉल के दौरान एक महान स्मृति सहायता है। इसके अलावा, अगर आपको क्लाइंट के पति के नाम जैसे कुछ देखने की ज़रूरत नहीं है, तो आपके पास कॉल के दौरान नोट्स बनाने का विकल्प होगा, और भी अधिक समय बचाएगा।
- बेशक, अगर आप कॉल के दौरान नोट्स बनाना चाहते हैं (या फोन पर बात करते समय कुछ और करें), तो एक अच्छा स्पीकरफ़ोन या हेडसेट आवश्यक है। अपने हाथों को मुक्त करना बहुत समय तक मुक्त हो सकता है।
- यदि आप किसी की उत्तर मशीन या वॉयस मेल तक पहुंचते हैं, तो एक पूरा संदेश छोड़ दें जो आपके टेलीफ़ोन नंबर को दो बार देता है और जिस कारण से आप कॉल कर रहे हैं उसे बताता है । उदाहरण के लिए, "यह सुसान वार्ड (फोन नंबर) पर है। मैं आपके प्रोजेक्ट के अनुमान पर चर्चा करने के लिए बुला रहा हूं। आप आज दोपहर (फोन नंबर) पर पहुंच सकते हैं।"
दो बार अपना नंबर बताते हुए संदेश प्राप्तकर्ता इसे सही प्राप्त करने और संदेश को फिर से चलाने के बिना इसे लिखने का एक बेहतर मौका देता है। - टेलीफोन मजबूती में मत देना । जब आप किसी तक पहुंचने की कोशिश कर रहे हैं और आपने नहीं किया है, तो यह वापस कॉल करने के लिए मोहक है - शायद हर आधे घंटे! लेकिन अगर आपने एक उचित संदेश दिया है, तो बार-बार संदेश छोड़ने और व्यक्ति की जवाब देने वाली मशीन या वॉयस मेल भरने में अपना समय बर्बाद करने की आवश्यकता नहीं है। जिस व्यक्ति को आप कॉल करने के लिए उचित समय पर कॉल कर रहे हैं उसे दें, जैसे कि अगले व्यावसायिक दिन तक।
- यदि संभव हो, तो अपने टेलीफोन कॉल को शेड्यूल करें और उन्हें एक ही समय में एक साथ बना दें। हम में से अधिकांश मल्टीटास्किंग में अच्छे नहीं हैं और जब हम एक कार्य से दूसरे कार्य में आगे बढ़ रहे हैं तो उत्पादकता का एक बड़ा सौदा खो देते हैं। इसलिए यदि आपके पास किसी विशेष दिन में दर्जनों कॉल करने की ज़रूरत है, तो एक या दो बनाने के बजाय उन्हें एक घंटे में बनाने के लिए और अधिक कुशल है, और फिर एक घंटे बाद एक और तीन कॉल करें, और इसके बाद दो और 45 मिनट।
- यदि संभव हो तो अपने आउटगोइंग टेलीफोन कॉल बुक करें। यदि यह एक त्वरित कॉल नहीं होने वाला है, जब आप पहली बार किसी को फोन करते हैं, तो खुद को पेश करें, उसे बताएं कि आप क्यों कॉल कर रहे हैं, और फिर उससे पूछें कि क्या यह बात करने का सुविधाजनक समय है या यदि वह इस पर चर्चा करने के लिए समय बुक करना पसंद करेगी । फिर व्यवस्था करें कि आप उस समय उसे बुलाएंगे। यह न केवल आपको समय पर बचा सकता है बल्कि उस समय को बचा सकता है जब आप व्यक्ति को वापस बुलाते हैं क्योंकि आप दोनों उस मुद्दे पर चर्चा करने के लिए तैयार रहेंगे जो आपने मूल रूप से बुलाया था।
- यदि संभव हो, तो "प्राइम टाइम" में अपनी आउटगोइंग टेलीफोन कॉल करें। शोध से पता चला है कि अधिकतर लोग सुबह सुबह अपने कार्यालयों में हैं और सुबह 8 बजे से 11 बजे तक पहुंचे जा सकते हैं