एक भोज घटना आदेश (बीईओ) क्या है?

यह एक सफल घटना की कुंजी है

स्थान यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि बड़ी घटनाएं बिना छेड़छाड़ के बंद हो जाएं या यदि कोई झटका है, तो वे यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि यह उनकी गलती न हो। इस बात को ध्यान में रखते हुए, वे सावधानी से तैयार किए गए भोज इवेंट ऑर्डर (बीईओ) बनाते हैं जो घटना समन्वयकों को हस्ताक्षर करना चाहिए। हालांकि बीईओ का पत्र नहीं लिया जाता है, तो मुकदमा करना मुश्किल हो सकता है, यह सभी उद्देश्यों और उद्देश्यों के लिए एक कानूनी अनुबंध है; निश्चित रूप से, इसे हस्ताक्षर करने से पहले सावधानी से पढ़ा जाना चाहिए।

एक भोज घटना आदेश (बीईओ) क्या है?

किसी होटल या विशेष घटना सुविधा में योजना बनाई गई लगभग हर प्रमुख घटना के लिए एक भोज घटना आदेश या बीईओ की आवश्यकता होती है, जो एक अनुबंध है जो घटना के हर विवरण को रेखांकित करता है। यदि आप एक ईवेंट प्लानर हैं, तो आप बीईओ से परिचित होना चाहेंगे ताकि आप यह सुनिश्चित कर सकें कि सभी विवरण सही तरीके से कवर किए गए हैं।

इस समझौते को अक्सर एक रूप में उल्लिखित किया जाता है जिसमें खाद्य और पेय पदार्थ, ऑडियो / विजुअल, कमरे सेटअप, टेबल सेंटरपीस, स्टाफिंग आवश्यकताओं और आपके ईवेंट से संबंधित अन्य सभी वस्तुओं के विवरण शामिल हैं। बीईओ में शामिल लागतों की एक टूटी हुई सूची है जिसे आपको भुगतान करने की आवश्यकता होगी।

समझौते में सबसे अधिक संभावना में उपशीर्षक के तहत सूचना के "ब्लॉक" शामिल हैं, जैसे संपर्क जानकारी, अनुसूची, भोजन और पेय व्यवस्था, कमरे की स्थापना, ऑडियो विजुअल, नियम और शर्तें, और हस्ताक्षर ब्लॉक।

भोज घटना आदेश पढ़ना

हालांकि यह स्पष्ट है कि आपको बीईओ को पढ़ने और समझौते में उल्लिखित शर्तों से सहमत होने की आवश्यकता है, सुनिश्चित करें कि जुर्माना प्रिंट भी पढ़ा जाए।

सुनिश्चित करें कि आप पूरी तरह से सूचित हैं कि आप किस कीमत से सहमत हैं, जिसमें सभी लागत शामिल हैं।

जांचें कि निम्नलिखित बीईओ के सामान्य खंड में उल्लिखित है:

• एक सेल फोन नंबर सहित ऑनसाइट संपर्क की जानकारी
• घटना के दिन के लिए अंतरिक्ष का उपयोग (यह सुनिश्चित करने के लिए दोबारा जांच करें कि रिक्त स्थान निर्दिष्ट रिक्त स्थान हैं जिन्हें आपने वास्तव में दौरा किया था)

• घटना के लिए सेट अप, स्टार्ट और एंड टाइम्स
• अपेक्षित मेहमानों की कुल संख्या

खाद्य और पेय व्यवस्था

बीईओ का एक वर्ग खाद्य और पेय व्यवस्था के लिए समर्पित होगा। आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि इस खंड में निम्नलिखित विस्तृत हैं:

• सभी पाठ्यक्रम सहित पूरे मेनू
• बुफे पर प्रत्येक आइटम, और कमरे में प्रत्येक स्टेशन कैसे सेट और तैनात किया जाएगा
• कैसे स्थल उन मेहमानों की जरूरतों को पूरा करने का इरादा रखता है जिनके पास विशेष आहार संबंधी चिंताएं हैं (जैसे लस मुक्त या शाकाहारी भोजन)
• सेवा के समय
• टेबल पर शराब और स्पार्कलिंग पानी जैसे सेवा के बारे में विशेष वस्तुएं
• सभी खाद्य कीमतों का टूटना
• शराब की विस्तृत सूची, शराब के ब्रांड और बार में उपलब्ध बीयर

कक्ष सेट अप

बीईओ को विशेष रूप से पूरे कमरे की स्थापना की रूपरेखा करनी चाहिए। उसमे समाविष्ट हैं:

• टेबल का प्लेसमेंट
• प्रति टेबल सीटों की संख्या
• खाद्य स्टेशनों का प्लेसमेंट
• मनोरंजन का स्थान (और उपयुक्त होने पर मनोरंजन के आवास के बारे में विवरण, उपकरण भंडारण, भोजन और पेय तक पहुंच, स्थान बदलने आदि)
• बार / एस का स्थान

कुछ बीईओ में कमरे के सेट का आरेख भी शामिल हो सकता है।

ऑडियो विजुअल और बाहरी विक्रेताओं

ऑडियोविज़ुअल व्यवस्था कभी-कभी बीईओ पर दिखाई देगी, लेकिन चूंकि कई जगहें किसी तीसरे पक्ष को ए / वी सेवाएं अनुबंधित करती हैं, इसलिए एक अलग अनुबंध भी हो सकता है।

यदि यह बीईओ में शामिल है, तो सुनिश्चित करें कि अनुबंध पर हस्ताक्षर करने से पहले सभी विवरण अंतिम रूप दिए गए हैं।

नियम और शर्तें

बीईओ समेत सभी अनुबंधों में नियम और शर्तें हैं जिनका आपको पालन करना होगा। दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने से पहले सुनिश्चित करें कि आप सभी नियमों और शर्तों से अवगत हैं। उदाहरण के लिए, रद्दीकरण के मामले में समझौते की शर्तें क्या हैं? विवाद कैसे सुलझाए जाएंगे, उदाहरण के लिए, अतिथि पर्ची और गिरता है?

सुविधा प्रबंधक के किसी भी प्रश्न पूछना और हस्ताक्षर करने से पहले अपने ग्राहक के साथ विवरण की पुष्टि करना महत्वपूर्ण है। एक बार जब आप बीईओ पर हस्ताक्षर कर लेंगे तो यह एक बाध्यकारी अनुबंध है।