कॉरपोरेट बोर्ड मीटिंग मिनट क्यों लें?
वास्तव में आपकी कॉर्पोरेट मीटिंग्स के कुछ मिनट लेने और रिकॉर्ड करने के कई कारण हैं।
मीटिंग्स के मिनट लेने का पहला और सबसे महत्वपूर्ण कारण यह है कि आपने जो फैसला किया है उसका रिकॉर्ड होना चाहिए। मैं बोर्ड मीटिंग्स में बैठ गया हूं जहां कुछ महीने पहले बोर्ड द्वारा किए गए किसी भी निर्णय को याद नहीं किया जा सकता था। अपने व्यापार के लिए कुछ लिखने के बाद,
कॉरपोरेट बोर्ड मिनट का दूसरा कारण फिडियसरी और देयता उद्देश्यों के लिए है। बोर्ड के सदस्य विश्वास की स्थिति में हैं। वे कॉर्पोरेट शेयरधारकों द्वारा निवेश किए गए पैसे के बारे में निर्णय ले रहे हैं, और उन्हें साबित करने में सक्षम होना चाहिए कि उन्होंने निगम के सर्वोत्तम हित में और ब्याज के संघर्ष के बिना बुद्धिमानी से कार्य किया है। बोर्ड मीटिंग मिनट होने से बोर्ड को साबित होता है कि उन्होंने अच्छे विश्वास में काम किया और अपने कार्यों के लिए व्यक्तिगत देयता से बचें।
तीसरा कारण कर उद्देश्यों के लिए है। एक निगम व्यक्तिगत शेयरधारकों से एक अलग इकाई है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप उस अलगाव को रोक रहे हैं, बोर्ड मीटिंग मिनट रिकॉर्ड प्रदान करते हैं।
उनके बिना, आईआरएस या राज्य एजेंसियां व्यवसाय की कर स्थिति को अस्वीकार कर सकती हैं। एक निगम जो इसे नहीं दिखाता है, मालिकों से अलग इकाई के रूप में कार्य कर रहा है, एक कठिन कर स्थिति बना सकता है।
व्यवसायों के लिए प्रयास करने के लिए एक संतुलन है कि यह सुनिश्चित करने के लिए कि बोर्ड के सदस्य अपना कर्तव्य कर रहे हैं और संरक्षित हैं, लंबे समय तक, उद्देश्यहीन बोर्ड मीटिंग्स जो सदस्य समय बर्बाद करते हैं।
हम इस लेख में उस संतुलन को संबोधित करेंगे।
अब हमने बोर्ड मीटिंग मिनट लेने के कारणों पर चर्चा की है, यहां कुछ गलतियां व्यवसाय हैं, और कुछ सही तरीके से उन्हें कैसे सुधारें।
बैठक से पहले एक एजेंडा बनाना और वितरित नहीं करना
निगमों द्वारा उनकी बोर्ड मीटिंग में किए गए एक और बड़ी गलती बैठक से पहले एजेंडा स्थापित नहीं कर रही है और बैठक से पहले एजेंडा और प्रासंगिक दस्तावेज वितरित नहीं कर रही है। एजेंडा में एजेंडा पर प्रत्येक आइटम के लिए विशिष्ट समय शामिल होना चाहिए। एक विशिष्ट एजेंडा होने से न केवल मीटिंग को अधिक आसानी से चलाया जाता है, लेकिन यह बोर्ड (और बाद में कुछ भी पढ़ने वाले) को एजेंडा पर प्रत्येक आइटम के सापेक्ष महत्व को जानता है।
इसका मतलब यह नहीं है कि एजेंडा पर कुछ महत्वपूर्ण नहीं हो सकता है यदि यह महत्वपूर्ण और जरूरी है, लेकिन वस्तुओं को वोट द्वारा एजेंडा में जोड़ा जा सकता है। और जो भी जरूरी है उसे अधिकारियों द्वारा संभाला जाना चाहिए, बोर्ड नहीं।
बोर्ड मीटिंग मिनट के महत्वपूर्ण भाग गुम हैं
बोर्ड मीटिंग मिनटों के लिए टेम्पलेट में निम्न शामिल होना चाहिए:
- बैठक का दिनांक, समय और स्थान
- शुरुआत और समापन समय, और एजेंडा पर विशिष्ट वस्तुओं को आवंटित समय
- किस तरह की बोर्ड मीटिंग - नियमित, विशेष या वार्षिक (सभी राज्यों को निगमों की वार्षिक बैठक करने की आवश्यकता होती है)
- निदेशक, मेहमानों और कर्मचारियों के सदस्यों को नोट करते हुए कौन मौजूद था, और कौन से बोर्ड के सदस्य मौजूद नहीं थे। देर से आने या छोड़ने वाले किसी भी व्यक्ति का नाम ध्यान दिया जाना चाहिए।
- यह निर्दिष्ट करना कि कोरम मौजूद है या नहीं। कॉरपोरेट ससुराल वालों द्वारा आमतौर पर किसी भी वोट के लिए कोरम की आवश्यकता होती है। कोरम आवश्यकता आमतौर पर सदस्यों के आधे से अधिक है। (नौ सदस्यों के बोर्ड के लिए, उदाहरण के लिए, पांच सदस्यों को कोरम के लिए उपस्थित होना चाहिए)।
- यदि समितियों या अन्य लोगों द्वारा प्रस्तुतिकरण दिए जाते हैं, तो प्रस्तुतकर्ताओं के नाम और शीर्षक शामिल करें।
मीटिंग मिनट बहुत विशिष्ट है
शायद सबसे बड़ी गलती बोर्डों को चर्चाओं (कभी-कभी तर्क) और प्रक्रियाओं पर विस्तृत जानकारी की आवश्यकता होती है। बैठकों को निर्णय के परिणामों को प्रतिबिंबित करना चाहिए, न कि चर्चा में क्या कहा। मान लें कि आपका बोर्ड उत्पादों की एक नई लाइन बेचने के लिए एक प्रस्ताव पर मतदान कर रहा है।
मीटिंग मिनटों में यह कहना चाहिए: "मसालों की एक नई लाइन जोड़ने की गति। मोशन सेकेंड और स्वीकृत, इतने असंतोषजनक के साथ।" अगर समूह की चर्चा हुई, तो आपको चर्चा की लंबाई रिकॉर्ड करनी चाहिए और इसे सारांशित करना चाहिए, लेकिन आपको चर्चा के बारे में विस्तार से जानकारी नहीं लेनी चाहिए।
मिनट जो पर्याप्त विशिष्ट नहीं हैं
स्पेक्ट्रम के दूसरे छोर पर, कुछ मिनट जानकारी प्रदान करने और सदस्यों को परेशानी से दूर रखने के लिए पर्याप्त विशिष्ट नहीं हैं। यदि निर्णय सर्वसम्मति से नहीं था, तो बोर्ड के सदस्यों का एक रिकॉर्ड असंतोषजनक था, जो रोक दिया गया था (और ध्यान दें कि रोकथाम संभावित हित के कारण था)।
जबकि आपको हर चर्चा के झटका-झटका को रिकॉर्ड करने की ज़रूरत नहीं है, या किसने कहा। लेकिन चर्चा की भावना को दर्शाने के लिए मिनटों में पर्याप्त जानकारी होनी चाहिए।
बोर्ड मीटिंग्स बहुत लंबी है
कोई भी लंबी मीटिंग पसंद नहीं करता है, लेकिन बैठक और मिनटों को कम करने के कुछ तरीके हैं। आप सहमति एजेंडा बनाकर बोर्ड मीटिंग समय को सहेजना चाह सकते हैं। असल में, यह एजेंडा उन मुद्दों की एक सूची है जिन्हें चर्चा के बिना जल्दी से निपटाया जा सकता है। सूची में पिछली बैठक, वित्तीय, और समितियों या सीईओ की रिपोर्ट से कुछ मिनट शामिल हो सकते हैं।
सहमति एजेंडा, और रिपोर्ट और अन्य जानकारी, बैठक से पहले वितरित की जानी चाहिए ताकि सदस्यों को उन्हें पढ़ने का अवसर मिल सके। फिर, बैठक में, सहमति एजेंडा बैठक की प्रक्रिया का हिस्सा है। कोई भी बोर्ड सदस्य सहमति एजेंडा के बारे में कोई प्रश्न या चिंता उठा सकता है, लेकिन यदि कोई समस्या नहीं है, तो पूरी सहमति एजेंडा को एक समय में मतदान किया जा सकता है।
निर्णय का गलत प्रकार
एक कॉर्पोरेट बोर्ड समग्र नीति पर निर्णय लेता है। उस नीति के आधार पर निगम के अधिकारियों द्वारा दिन-प्रतिदिन के निर्णय किए जाते हैं। कभी-कभी बोर्ड ओवररीच करते हैं और प्रबंधन को सर्वोत्तम निर्णय लेने का प्रयास करते हैं।
मिनटों को मंजूरी नहीं दे रहा है
मिनटों को मंजूरी देने के लिए, बोर्ड मीटिंग्स की हलचल और हलचल में यह आकर्षक है। लेकिन यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि मिनट बैठक के पत्र और भावना दोनों को सही ढंग से प्रतिबिंबित करें। अनुमोदित होने तक मिनटों को "मसौदा" माना जाता है।
मीटिंग मिनटों के रिकॉर्ड नहीं रख रहे हैं
अपने निगम के लिए अच्छे मिनट रखने के लिए आप जिस भी परेशानी के लिए जाते हैं, उसके बाद अपनी कॉर्पोरेट मीटिंग मिनटों को कहीं सुरक्षित और सुलभ रखना न भूलें। एक पासवर्ड-सुरक्षित फ़ाइल में कॉर्पोरेट रिकॉर्ड बुक, या "क्लाउड में" में मिनट रखने के लिए एक प्रक्रिया सेट अप करें।
कॉर्पोरेट सचिव की भूमिका को स्वीकार करने के लिए भूलना
कॉर्पोरेट मिनट से संबंधित अधिकांश कर्तव्यों निगम के सचिव के अधीन आते हैं। एक अच्छा कॉर्पोरेट सचिव होने के नाते एक कला है, और इन व्यक्तियों को अक्सर पर्याप्त रूप से स्वीकार नहीं किया जाता है। इस व्यक्ति को नियमित रूप से "धन्यवाद" कहें।
आपके निदेशक मंडल के सलाहकार के रूप में एक अटॉर्नी शामिल नहीं है
इस लेख की जानकारी का कर या कानूनी सलाह नहीं है, और लेखक एक वकील नहीं है। चाहे आपका निगम निजी या सार्वजनिक (सार्वजनिक रूप से व्यापार किए गए शेयरों के साथ) हो, आपको एक वकील होना चाहिए कि कॉर्पोरेट मिनटों को कैसे लेना है और महत्वपूर्ण बोर्ड मीटिंग्स में उपस्थित होने के लिए यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप और आपके बोर्ड सुरक्षित हैं।