उचित व्यापार टेलीफोन शिष्टाचार आपके ग्राहकों और ग्राहकों पर सकारात्मक प्रभाव डाल सकता है। एक टेलीफोन कॉल स्थानांतरित करना सिर्फ यह जानने से कहीं अधिक है कि आपके टेलीफोन सिस्टम पर कौन से बटन धक्का देना है। व्यापार टेलीफोन शिष्टाचार जो आप और आपके कर्मचारी हर दिन उपयोग करते हैं, आपकी कंपनी का प्रत्यक्ष प्रतिबिंब है। आप या तो एक पेशेवर इंप्रेशन या कमी की कमी कर सकते हैं। चाहे आपका कर्मचारी मुख्य वित्तीय अधिकारी है या फोन का जवाब देने के आरोप में एक अस्थायी है, सुनिश्चित करें कि आपकी कंपनी में हर कोई व्यावसायिक रूप से कॉल को स्थानांतरित करने के तरीके पर गति दे रहा है।
01 - समझाओ कि आपको कॉल को स्थानांतरित करने की आवश्यकता क्यों है
लोग बहुत सी चीजें माफ कर सकते हैं, लेकिन कार्यस्थल में अशिष्टता उनमें से एक नहीं है। कॉलर को राजनीतिक रूप से समझाएं कि आपको कॉल को स्थानांतरित करने की आवश्यकता क्यों है। यह हो सकता है कि कॉलर गलत विभाग या सही विभाग में गलत विस्तार तक पहुंचा। कॉल को स्थानांतरित करने का एक अन्य कारण यह हो सकता है कि केवल एक अन्य विभाग प्रश्न का उत्तर दे सकता है, या आपके पास कॉलर की मांग करने का निर्णय लेने के लिए पर्याप्त अधिकार नहीं है। भले ही, सुनिश्चित करें कि कॉलर्स को पता है कि कॉल को स्थानांतरित करने की आवश्यकता क्यों है ताकि वे नहीं सोचें कि आप केवल हिरण पास कर रहे हैं। 02 - अपनी जानकारी पहले दें
अगर आप डिस्कनेक्ट हो जाते हैं तो हमेशा कॉलर्स को अपना नाम और एक्सटेंशन दें। इससे उन्हें पता चलता है कि आप उनकी स्थिति के बारे में व्यक्तिगत रूप से चिंतित हैं। आप एक ऐसी स्थिति को भी रोकना चाहते हैं जहां एक कॉलर डिस्कनेक्ट हो और उसे फिर से शुरू करने के लिए फिर से शुरू करना पड़े, फिर भी एक और कंपनी के प्रतिनिधि को स्थिति बताएं। आपको कॉलर्स को उस व्यक्ति या विभाग का नाम भी कहना चाहिए जिसे आप स्थानांतरित कर रहे हैं, और उस एक्सटेंशन नंबर को भी दें। कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप किस व्यवसाय में हैं, हर कोई अच्छी ग्राहक सेवा के कारोबार में है। 03 - स्थानांतरण शुरू करने के लिए अनुमति मांगें
एक बार जब आप कॉलर के साथ तालमेल स्थापित कर लेंगे, तो कॉलर से स्थानांतरण शुरू करने की अनुमति के लिए पूछें । यह अनुरोध कॉलर को किसी अन्य प्रश्न पूछने या किसी अन्य चिंताओं को व्यक्त करने का मौका भी देता है। यह कॉलर्स को यह कहने का मौका भी देता है कि जब वे अधिक समय लेते हैं तो वे वापस कॉल करेंगे। कभी-कभी ऐसा होता है कि एक कॉलर स्थानांतरित नहीं करना चाहता है। यदि हां, तो पता लगाएं क्यों। इसके बाद, समझाएं कि स्थानांतरण सुनिश्चित करेगा कि वे जितनी जल्दी हो सके सहायता प्राप्त करें। साथ ही, समझाएं कि आप अगले प्रतिनिधि को अब तक उनके कॉल पर सारी जानकारी देंगे और उन्हें अपनी स्थिति को फिर से समझाना नहीं होगा
04 - एक उत्तर के लिए प्रतीक्षा करें
जैसे ही आप अन्य फोन की अंगूठी सुनते हैं, कॉल को अंधाधुंध रूप से स्थानांतरित न करें। दूसरे व्यक्ति को जवाब देने और समझाने की प्रतीक्षा करें कि कॉल क्यों स्थानांतरित किया जा रहा है। यह कदम अगले कर्मचारी को कॉल के लिए तैयार करने का मौका देता है और कॉलर को फिर से अपनी स्थिति या समस्या की व्याख्या करने से रोकता है। 05 - एक परिचय करें
कॉलर पर लौटें और उस नाम और / या विभाग को घोषित करें जिसे आप स्थानांतरित कर रहे हैं। कॉलर को उसके धैर्य के लिए धन्यवाद और पूछें कि क्या आप लटकने से पहले उनके लिए कुछ और कर सकते हैं। यह मदद करता है अगर आप उस व्यक्ति के पहले या अंतिम नाम का उपयोग कर सकते हैं जिसके लिए कॉलर स्थानांतरित किया जा रहा है। यह आपके द्वारा स्थापित व्यक्तिगत कनेक्शन को मजबूत करता है और आगे यह महसूस करता है कि कॉलर की अच्छी तरह से देखभाल की जा रही है। 06 - स्थानांतरण को पूरा करें
कॉलर को दूसरे व्यक्ति या विभाग से जोड़कर स्थानांतरण पूरा करें। फ़ोन को लटककर या अपने हेडसेट को डिस्कनेक्ट करके अपना कनेक्शन समाप्त करना याद रखें। चूंकि फोन सिस्टम जटिल हो सकते हैं, खासकर बड़ी कंपनियों में, आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपने कॉल से पूरी तरह से डिस्कनेक्ट कर लिया हो। यदि आप नौकरी के लिए नए हैं, तो यह वास्तव में कॉल को स्थानांतरित करने से पहले सहयोगी के साथ कुछ बार प्रयोग करने का भुगतान करता है। कॉलर से जुड़े हुए एक बार कॉल समाप्त करने के कई कारण हैं। हालांकि, आपके पास जो भी कारण है, कोई फर्क नहीं पड़ता कि कितना वैध है, आपको पेशेवर तरीके से वंचित होना चाहिए। कॉल समाप्त करने का सबसे आम कारण यह है कि आप एक लंबे समय से चलने वाले टॉकर में आ गए हैं- कोई ऐसा व्यक्ति जो आपके समय का अधिक उपभोग करेगा और आपको अपने व्यवसाय के बारे में जाने से रोक देगा। एक और कम आम कारण यह है कि कॉलर अपमानजनक, धमकी देने वाली, या अश्लील भाषा का उपयोग कर रहा है। दुर्भाग्यवश, क्रोध प्रबंधन समस्याओं वाले लोगों का मानना है कि वे अजनबियों पर विशेष रूप से सेवा उद्योग में या सेवा की स्थिति में अपनी शत्रुता को उजागर कर सकते हैं। किसी भी कानूनी विघटन से बचने के लिए इस प्रकार की स्थिति को संभालने के तरीके पर अपनी कंपनी की नीति और प्रक्रियाओं से परामर्श लें। और याद रखें, कॉलर को पकड़ना हमेशा बेहतर होता है जब आप कुछ ऐसा कहने से सलाह लेते हैं जिसे आप बाद में पछतावा कर सकते हैं।
फोन शिष्टाचार का महत्व
टेलीफोन अक्सर आपके ग्राहक के साथ आपके ग्राहक या ग्राहक का पहला संपर्क होता है। आप चाहते हैं कि वह अनुभव सबसे अच्छा हो। मुख्य रूप से, आप नहीं चाहते हैं कि ग्राहक लटक रहे हों और अपनी प्रतिस्पर्धा को बुलाएं, इसलिए उचित कर्मचारियों के शिष्टाचार में अपने कर्मचारियों को प्रशिक्षण देने में निवेश का समय लायक है।