सौभाग्य से, कैन-स्पैम अधिनियम 2004 में भ्रामक ईमेल पर कटौती करने के लिए कानून बन गया।
तब से, ईमेल प्राप्तकर्ताओं को आमतौर पर दो बार ऑप्ट-इन करने की आवश्यकता होती है, सूचियों से जल्दी से सदस्यता समाप्त कर सकते हैं, और विषय पंक्तियों को धोखा देने के साथ बहुत कम ईमेल प्राप्त कर सकते हैं।
क्या आप जानते हैं कि कैन-स्पैम का क्या अर्थ है? यह एक जबड़ा ट्विस्टर है। इस अधिनियम का पूरा नाम "गैर-सशक्त पोर्नोग्राफ़ी और मार्केटिंग एक्ट के आक्रमण को नियंत्रित करना है।" स्वर्ग धन्यवाद, उन्होंने इसे छोटा कर दिया!
तो गैर-लाभकारी संगठनों के साथ इसका क्या संबंध है?
आप पहले सोच सकते हैं कि कानून के उन ईमेल के साथ कुछ करना है जो रिसीवर के स्पैम फ़ोल्डर में समाप्त होते हैं। लेकिन यह मामला नहीं है, हालांकि यह गैर-लाभकारी के लिए भी एक समस्या हो सकती है।
कैन-स्पैम अधिनियम को उस ईमेल को रोकना है जिसे आपने कभी साइन अप नहीं किया या पूछा। वास्तव में बुरे लोगों को अपने ईमेल बॉक्स से बाहर रखने का मतलब है।
यद्यपि कैन-स्पैम मुख्य रूप से वाणिज्यिक ईमेल पर लागू होता है, लेकिन यदि आप बाजार के उत्पादों (उपहार की दुकान वस्तुओं, किताबें, उदाहरण के लिए सेमिनार) खरीदते हैं तो आपका गैर-लाभकारी छतरी के नीचे आ सकता है। या यदि कोई कॉर्पोरेट प्रायोजक किसी भी चीज़ से जुड़ा हुआ है जो आपका संगठन ईमेल द्वारा भेजता है। हालांकि धन उगाहने वाले ईमेल को कैन-स्पैम से मुक्त किया जाना चाहिए, लेकिन सावधानी के पक्ष में गलती करने का भुगतान किया जाता है।
इसके अलावा, अधिनियम में गैर-लाभकारी संस्थाओं के लिए कोई विशिष्ट छूट नहीं है। तो, आप भी एक बड़े जुर्माना के साथ समाप्त हो सकते हैं, आप लाइन को पार करना चाहिए, यहां तक कि गलती से भी।
अभ्यास में, हमें सभी को-स्पैम नियमों का पालन करना चाहिए। वे ईमेल के लिए सबसे अच्छा प्रथा बन गए हैं, और वे आश्चर्यजनक रूप से अच्छी तरह से काम करते हैं।
कैन-स्पैम का अनुपालन करने के लिए क्या गैर-लाभकारी होना चाहिए
- ऑप्ट-आउट करने का अवसर स्पष्ट और विशिष्ट नोटिस प्रदान करें। नोटिस प्रत्येक ईमेल संदेश में होना चाहिए और संदेश प्राप्त करने वाले सभी व्यक्तियों को प्रदान किया जाना चाहिए।
- प्रत्येक ईमेल संदेश में एक फ़ंक्शनिंग ऑप्ट-आउट शामिल करें, जैसे रिटर्न ईमेल पता या अन्य इंटरनेट-आधारित फ़ंक्शन। सदस्यता समाप्त करने के लिए ईमेल पते के अलावा किसी अन्य जानकारी की आवश्यकता नहीं है। आपकी सूची से नाम साफ़ करने के लिए आपके पास 10 दिन हैं, इसलिए उसके बाद के बाद के ऑफ़र न भेजें। इसके अलावा, अगर प्राप्तकर्ता ने ऑप्ट-आउट किया है, तो प्रेषक प्राप्तकर्ता के ईमेल पते को किराए पर नहीं ले सकता, विनिमय या अन्यथा हस्तांतरण या जारी नहीं कर सकता है।
- प्रेषक का एक वैध भौतिक डाक पता प्रदान करें।
- यदि आपके ईमेल में कोई वाणिज्यिक विज्ञापन है, तो आपको यह स्पष्ट होना चाहिए कि ईमेल एक विज्ञापन है। ईमेल की बॉडी कॉपी में "आप इस प्रस्ताव में विशेष रूप से रुचि रखते हैं" जैसे वाक्यांशों का प्रयोग करें।
- एक "से" रेखा प्रदान करें जो प्रेषक को सटीक और स्पष्ट रूप से इंगित करती है। ऐसा करने से समर्थकों और दाताओं को आश्वासन मिलता है कि ईमेल एक विश्वसनीय संगठन से आता है।
- उस विषय पंक्ति का उपयोग करें जो ईमेल में निहित चीज़ों के बारे में भ्रामक नहीं है। हम सभी लोगों का ध्यान आकर्षित करना चाहते हैं, लेकिन उन "अद्वितीय" या "आकर्षक" विषय पंक्तियों के लिए देखें।
- गैर-लाभकारी, विशेष रूप से, यह सुनिश्चित करना चाहिए कि प्रत्येक ग्राहक ने अधिमानतः दो बार चुना है। इसका मतलब है कि ग्राहक को उनकी सदस्यता की पुष्टि करने का एक तरीका भेजना है। हालांकि प्रौद्योगिकी इस आसान और सुंदर निर्बाध बनाता है, कुछ लोग दूसरे चरण का प्रबंधन नहीं करेंगे, और आप उन्हें खो देंगे। इसे कैसे भी करें। डबल ऑप्ट-इन ग्राहकों को शिकायत करने की संभावना कम होती है कि उन्होंने कभी साइन अप नहीं किया।
सौभाग्य से, सभी वैध ईमेल मार्केटिंग कंपनियां (जहां आप अपनी सूची स्टोर कर सकते हैं, डिज़ाइन ईमेल धन उगाहने वाली अपील , न्यूज़लेटर्स और मास ईमेल भेज सकते हैं) को कैन-स्पैम का अनुपालन करने में आपकी सहायता के लिए सेट अप किया गया है।
अपने ईमेल प्रदाता की आवश्यकताओं के साथ काम करें और आपको सुरक्षित रहना चाहिए। यदि आपके ईमेल मार्केटर को उन चीज़ों की आवश्यकता नहीं है जो कैन-स्पैम का पालन करें, जैसे कि आपके ईमेल के अंत में अपना भौतिक पता पूछने के लिए, एक आपूर्तिकर्ता ढूंढें जो अनुरूप होगा। यदि आपका प्रदाता फिसल जाता है, तो आप ज़िम्मेदार हैं।
"ऑप्ट-इन" का क्या अर्थ है?
गैर-लाभकारी संस्थाओं के लिए परेशानी से बाहर रहने के लिए "ऑप्ट-इन" को समझना महत्वपूर्ण है। दो प्रकार हैं:
एक्सप्रेस अनुमति - एक्सप्रेस अनुमति का एक उत्कृष्ट उदाहरण तब होता है जब कोई आपको अपना ईमेल पता देता है क्योंकि वे आपसे एक ईमेल प्राप्त करना चाहते हैं। यह आमतौर पर तब होता है जब कोई आपकी वेबसाइट पर जाता है और आपके ईमेल किए गए न्यूज़लेटर प्राप्त करने के लिए आपके साइनअप बॉक्स में अपना ईमेल पता छोड़ देता है।
सबसे अच्छा अभ्यास तुरंत एक ईमेल भेजना है और ग्राहक से यह सत्यापित करने के लिए कहें कि उन्होंने उस ईमेल का जवाब देकर चुना है।
लागू अनुमति - इस तरह की अनुमति के उदाहरण तब होंगे जब दाता आपके दान पृष्ठ के माध्यम से उपहार देता है और उस फॉर्म पर आपके साथ अपना ईमेल पता साझा करता है। लोगों को अपनी ईमेल सूची में डालने से सावधान रहें क्योंकि आप उन्हें कहीं मिलने के लिए गए थे। यह निहित अनुमति नहीं है।
चाहे कोई स्पष्ट अनुमति या निहित अनुमति है, कभी भी कुछ भी मान लें । हमेशा यह स्पष्ट करें कि जो भी फॉर्म भर चुका है, एक ईमेल पता प्राप्तकर्ता प्राप्तकर्ता आपके द्वारा ईमेल प्राप्त करने के लिए सहमत हैं। उदाहरण के लिए, आपको अपने दान फॉर्म या किसी भी फॉर्म पर ऐसा करना चाहिए जो एक स्वयंसेवक आपकी साइट पर भर जाता है।
ऐसे कई तरीके हैं जिनसे इन प्रकार की अनुमति हो सकती है, इसलिए सावधानी से सोचें कि आप फ़ॉर्म कैसे सेट अप करते हैं, साइन-अप बॉक्स, और ईवेंट पर ईमेल के आदान-प्रदान को संभालते हैं। ब्लूमरैंग [गाइड] जब आपका गैर-लाभकारी ईमेल भेज सकता है और नहीं भेज सकता है, तो आपको यह जानने में मदद करने के लिए कुछ उत्कृष्ट उदाहरण हैं कि क्या करना है और कब।
स्पैम मेलबॉक्स में समाप्त होने पर आप नियमों के अनुसार खेलते समय भी आपको चोट पहुंचा सकते हैं
स्पैम फ़िल्टर संदिग्ध ईमेल को पकड़ने का प्रयास करते हैं। भले ही आपका ईमेल स्पैम नियमों का अनुपालन कर सकता है, फिर भी आपका ईमेल वहां समाप्त हो सकता है। और यह आपको चोट पहुंचा सकता है।
हर एक्शन (2016) के एक अध्ययन में पाया गया कि 55 गैर-लाभकारी संस्थाओं द्वारा भेजे गए ईमेल के लिए मासिक स्पैम दर 7.03 प्रतिशत थी, इस अध्ययन ने खोए गए अवसरों पर डॉलर की राशि डाल दी। अध्ययन का अनुमान है कि "स्पैम पर जाने वाले ईमेल का हर प्रतिशत सालाना 1,052.64 डॉलर की हानि में पड़ता है।"
जब आपके गैर-लाभकारी से कोई ईमेल कभी नहीं देखा जाता है, तो बहुत कम खोला जाता है, जिन कार्यों को आपने आशा की थी और इतनी सावधानी से योजना बनाई थी। जबकि ईमेल प्रत्यक्ष मेल की तुलना में अपेक्षाकृत सस्ती है, इसकी लागत है। आप ईमेल कंपनियों को फीस का भुगतान करते हैं जो ईमेल भेजते हैं और आपका स्टाफ समय बर्बाद हो गया है।
सरकार द्वारा नियंत्रित अवैध स्पैम के विपरीत, ईमेल इनबॉक्स स्पैम अक्सर उन लोगों द्वारा बनाया जाता है जिन्होंने आपका ईमेल प्राप्त करने के लिए साइन अप किया था। हर एक्शन ईमेल अध्ययन से पता चलता है कि स्पैम फ़ोल्डर को असाइन किया जाना तीन चीजों के साथ करना है:
- आपने सदस्यता समाप्त करना आसान नहीं बनाया है, इसलिए रिसीवर आपके ईमेल को स्पैम के रूप में चिह्नित करता है। इलाज? हमेशा अपने ईमेल में एक-क्लिक सदस्यता रद्द करें लिंक प्रदान करें।
- आपकी ईमेल सूची पुरानी है । इन दिनों बनाए रखना मुश्किल है। लोग आगे बढ़ते हैं, अपना ईमेल प्रोग्राम बदलते हैं, या किसी स्पष्ट कारण के लिए बस छोड़ देते हैं। उत्तर? हर छह महीने या तो अपनी ईमेल सूची को साफ करें। यदि किसी पते से जीवन का कोई संकेत नहीं है (खुलता है, प्रतिक्रियाएं), इसे छोड़ दें।
- आप अप्रासंगिक ईमेल भेज रहे हैं । किसी भी तरह की सगाई की कमी का मतलब है कि जब आपका ईमेल साइन अप हुआ तो प्राप्तकर्ता प्राप्तकर्ताओं की अपेक्षाओं को पूरा नहीं करता था। अपनी सूची सेगमेंट करें और बेहतर जुड़ाव के लिए अधिक विशेष रूप से वैयक्तिकृत करें।
संसाधन:
कैन-स्पैम अधिनियम अनुपालन गाइड, एफटीसी
2016 गैर-लाभकारी ईमेल डिलीवरेबिलिटी स्टडी, हर एक्शन