टेलीफोन तकनीक का व्यापार शिष्टाचार
होल्ड डू पर 7
- कॉलर को विनम्रतापूर्वक नमस्कार करें या अपनी कंपनी मानक ग्रीटिंग का उपयोग करें (यानी "कॉल करने के लिए धन्यवाद। यह जिम बुकी है। मैं आपकी मदद कैसे कर सकता हूं?")।
- वार्तालाप में उन्हें रोकने के लिए एक विराम की प्रतीक्षा करें, आप उन्हें पकड़ने जा रहे हैं।
- उन्हें पकड़ने के कारण बताएं।
- उन्हें बताएं कि आप एक मिनट में अपनी कॉल पर वापस आ जाएंगे।
- असुविधा के लिए क्षमा करें या कॉलर पर वापस आने पर कॉल करने के लिए कॉलर का धन्यवाद करें।
- व्यक्ति का फोन नंबर लें और उन्हें 60 सेकंड से अधिक दूर होने पर वापस कॉल करें। फोन से या आपको उन्हें फिर से पकड़ने की जरूरत है।
- कॉलर के साथ व्यक्तिगत कनेक्शन जोड़ने के लिए कॉलर के नाम का अक्सर उपयोग करें।
5 पकड़ो पर नहीं
- उन्हें पकड़ने के लिए कॉल को बाधित न करें।
- उन्हें एक मिनट से अधिक समय तक पकड़ने के लिए मत छोड़ो।
- उन्हें एक कॉल में कई बार पकड़ न रखें।
- उन्हें वापस बुलाओ मत; आप उन्हें वापस बुलाओ।
- कठोर मत बनो-कोई फर्क नहीं पड़ता कि ग्राहक कितना पागल हो सकता है।
होल्ड पर एक कॉलर रखने के लिए 2 नमूना लीड-इन्स
- "श्री स्मिथ, क्या आप अपनी फाइल को पुनर्प्राप्त करते समय कृपया पकड़ सकते हैं?" {प्रतिक्रिया के लिए रोकें} "धन्यवाद। मैं एक मिनट में वापस आऊंगा।" {पकड़ने पर कॉलर} "श्री स्मिथ को पकड़ने के लिए धन्यवाद। अब मैं आपकी मदद कर सकता हूं ..."
- "सुश्री जोन्स, मैं यह देखने के लिए जांच करूंगा कि क्या श्री जॉनसन आपकी कॉल लेने के लिए उपलब्ध है। क्या आप कृपया एक मिनट तक रह सकते हैं?" {प्रतिक्रिया के लिए रोकें} "धन्यवाद। मैं वापस आऊंगा।" {कॉलर ऑन होल्ड} "मुझे असुविधा के लिए खेद है। श्री जॉनसन अभी उपलब्ध नहीं हैं। क्या मैं उसे वापस बुला सकता हूं?"
कॉल समाप्त करने की आवश्यकता है?
फोन उठा लेने के बाद कई कारण हैं जिन्हें आपको व्यावसायिक रूप से फोन कॉल समाप्त करने की आवश्यकता हो सकती है।
सबसे आम "लंबे हवादार टॉकर" है जो आपका समय ले रहा है। एक अन्य कारण, लेकिन कम आम है जो कॉलर अपमानजनक, धमकी देने वाली या अश्लील भाषा का उपयोग करता है। इस उदाहरण में, आपको किसी भी कानूनी विघटन से बचने के लिए इस स्थिति को संभालने के तरीके पर अपनी कंपनी की नीति और प्रक्रियाओं से परामर्श लेना चाहिए। व्यावसायिक रूप से फोन कॉल को समाप्त करने के तरीके सीखें ।