यहां चर्चा की गई बिजनेस क्लास फोन सिस्टम दस लोगों या उससे अधिक के कार्यालयों के लिए हैं।
आपको क्या विशेषताएं चाहिए
विशेषताएं जो आपके व्यापार के लिए मूल्य लाती हैं और आपके व्यवसाय को दुनिया से जोड़ती हैं, वे टेलीफोन सिस्टम की कुल लागत में वृद्धि करने जा रही हैं।
एक फोन सिस्टम का विक्रेता आपको सभी घंटियां और सीटी बेचने की कोशिश करेगा (यह उनका काम है), लेकिन आपको प्रत्येक सुविधा को देखने की ज़रूरत है और यह तय करना होगा कि क्या यह आपके व्यवसाय में मूल्य जोड़ देगा या आपको पैसे बचाएगा।
बुनियादी सुविधाओं
यहां कुछ सामान्य सुविधाएं दी गई हैं जो एक व्यापार टेलीफोन सिस्टम पर उपलब्ध हैं। प्रत्येक ब्रांड अलग है, इसलिए विकल्पों की पूरी सूची के लिए विक्रेता से पूछें।
ऑटो अटैचंट आमतौर पर कॉलर्स को कॉल करने के लिए विकल्पों की सूची के साथ एक रिसेप्शनिस्ट की जगह लेता है (उदाहरण के लिए, "बिक्री में किसी के साथ बात करने के लिए 3 दबाएं")। यह कॉलर्स को सीधे पार्टी के विस्तार को डायल करने दे सकता है।
- कॉन्फ़्रेंसिंग सुविधाएं बातचीत में साझा करने के लिए दो या अधिक एक्सटेंशन कनेक्ट करने की अनुमति देती हैं। आमतौर पर, डिफ़ॉल्ट दो है। यदि आपको दो से अधिक की आवश्यकता है, तो पूछें कि प्रतिभागियों की अधिकतम संख्या क्या है। कुछ सिस्टम केवल आंतरिक एक्सटेंशन को कॉन्फ़्रेंस करने की अनुमति देते हैं। अगर आपको बाहरी सम्मेलन कॉल की आवश्यकता है, तो इसके बारे में भी पूछें।
- स्वचालित निर्देशिका कॉलर्स को उनके नाम के पहले कुछ अक्षरों में प्रवेश करके कर्मचारी के विस्तार को देखने की अनुमति देती है।
- वॉयस मेल उन कर्मचारियों के लिए संदेशों को छोड़ा जा सकता है जो अनुपलब्ध हैं या फोन पर हैं। कुछ सिस्टम वॉयस मेल संदेशों को किसी कर्मचारी के ईमेल पर अग्रेषित कर सकते हैं और अलग-अलग तृतीय-पक्ष वॉइस मेल उपकरण को अपने उपकरणों के साथ इंटरफ़ेस करने की अनुमति दे सकते हैं। मूल्य निर्धारण के आधार पर, यह आपको पैसे बचा सकता है।
- कॉल होल्ड होल्ड पर कॉल करने की क्षमता है जबकि उपयोगकर्ता अन्य मामलों में भाग लेता है। आमतौर पर सिस्टम के साथ शामिल किया गया।
- कॉल फॉरवर्डिंग उपयोगकर्ता को सभी कॉल को किसी अन्य एक्सटेंशन में अग्रेषित करने या अस्थायी रूप से वॉयस मेल भेजने की क्षमता देता है।
- स्पीड डायल अक्सर इस्तेमाल किए गए फोन नंबरों को बचाता है और उपयोगकर्ता को बटन पुश या दो के साथ डायल करने की अनुमति देता है। यह अक्सर बुलाए जाने वाले नंबरों के लिए एक उपयोगी समय बचतकर्ता है।
- रेडियल एक बटन के स्पर्श के साथ अंतिम संख्या को फिर से चालू करने की अनुमति देता है।
- पेजिंग किसी उपयोगकर्ता को किसी कर्मचारी के लिए कॉल करने या घोषणा देने के लिए सार्वजनिक पता प्रणाली पर बात करने की अनुमति देती है।
- म्यूजिक ऑन होल्ड आपके कॉलर्स को पकड़ने के दौरान कुछ सुनने के लिए देता है। यह आपकी कंपनी का विज्ञापन करने वाले संगीत या पूर्ववर्ती संदेश हो सकता है।
- पावर आउटेज के मामले में बैक अप पावर 10 से 60 मिनट के लिए बिजली का वैकल्पिक स्रोत प्रदान करेगी।
उन्नत सुविधाओं
उन्नत सुविधाएं कुल प्रणाली में महत्वपूर्ण लागत जोड़ती हैं और सिस्टम के जीवन में एक चल रही लागत जोड़ती हैं। हालांकि, यह कम ग्राहक सेवा और समय-बचत लाभों द्वारा ऑफ़सेट किया जा सकता है।
- दूरस्थ स्थान सुविधा केवल आंतरिक एक्सटेंशन डायल करके ऑफ़-साइट कर्मचारियों या छोटे दूरस्थ कार्यालयों के लिए सरल कनेक्शन की अनुमति देती है।
- मुझे ढूंढें / मेरा अनुसरण करें उपयोगकर्ताओं को अपने फोन को किसी अन्य फोन, सेल फोन, होम फोन, सचिव इत्यादि की मांग पर अग्रेषित करने की अनुमति देता है।
- कंप्यूटर टेलीफोन एकीकरण (सीटीआई) फोन सिस्टम को कंप्यूटर सिस्टम के साथ बातचीत करने की अनुमति देता है। उदाहरणों में उपयोगकर्ता को स्क्रीन पर एक टेलीफोन नंबर पर क्लिक करने की क्षमता शामिल है और फोन सिस्टम स्वचालित रूप से संख्या डायल करता है (गलत संख्याओं को कम करता है और समय बचाता है); या जब ग्राहक के खाते को खींचने के लिए कॉल करते हैं और फोन का जवाब देने से पहले कर्मचारी के लिए स्क्रीन पर प्रदर्शित करते हैं तो किसी ग्राहक के फ़ोन नंबर को कंप्यूटर पर भेजना। यह विकल्प बहुत महंगा है।
सिस्टम कितना बड़ा होना चाहिए
अगला प्रश्न आपको जवाब देना है जहां आप फोन चाहते हैं। निम्नलिखित सूची उन सामान्य स्थानों की पहचान करती है जिन्हें आप फ़ोन एक्सटेंशन का पता लगाना चाहते हैं:
- रिसेप्शनिस्ट
- प्रत्येक कार्यालय
- फैक्स मशीन
- क्रेडिट कार्ड टर्मिनलों, डेटा बंदरगाहों
- सम्मेलन कक्ष
- दुकान / गोदाम मंजिल
- सार्वजनिक क्षेत्र (प्रतीक्षा कक्ष, हॉलवे, प्रवेश के तरीके इत्यादि)
इसके बाद, आपको यह निर्धारित करना होगा कि कितने एक साथ फोन कॉल आ रहे हैं और कार्यालय छोड़ रहे हैं। किसी भी क्षण में इनकमिंग और आउटगोइंग कॉल की कुल योग लाइनों (या ट्रंक) की संख्या है जो आपको चाहिए।
सामान्य विन्यास 3, 8, 12, 16, 24 या 48 लाइनें हैं। बड़े सिस्टम में विस्तार स्लॉट होते हैं ताकि आप बाद की तारीख में और लाइनें जोड़ सकें। भविष्य के विकास के लिए खाते को याद रखें (25% असामान्य नहीं है)। महत्वपूर्ण: यदि आप इसे कम से कम समझते हैं, तो कॉलर को एक व्यस्त संकेत मिलेगा यदि सभी पंक्तियां उपयोग में हैं।
एक फोन सिस्टम डीलर ढूँढना
एक डीलर ढूँढना मुश्किल नहीं है। सबसे पहले, आप अपने करीब एक डीलर ढूंढने के लिए "टेलीफोन उपकरण और आपूर्ति" के लिए वेब खोज सकते हैं।
व्यापार और कार्यालय प्रौद्योगिकी व्यापार शो भी शुरू करने के लिए अच्छी जगहें हैं। न केवल आप बिक्री को पूरा करने और लोगों का समर्थन करने में सक्षम होंगे, लेकिन आप भी एक सिस्टम को आजमा सकते हैं।
अंत में, सबसे अच्छा तरीका आसपास पूछना है। उन लोगों से पूछें जिन्हें आप जानते हैं कि किसके पास कार्यालय है। आप उपकरण की गुणवत्ता और सेवा के स्तर की गुणवत्ता का मूल्यांकन भी प्राप्त कर सकते हैं।
कुल लागत की गणना
सिस्टम की कुल लागत में निम्न घटकों का समावेश होगा:
- बेस यूनिट / सिस्टम वह इकाई है जो पूरे टेलीफोन बुनियादी ढांचे को नियंत्रित करती है। लागत आपके पास मौजूद सुविधाओं की संख्या, फोन सेट की संख्या को संभालने की संख्या और टेलीफोन कंपनी से आने वाली लाइनों की संख्या पर निर्भर है।
हैंडसेट / डेस्क सेट वे इकाइयां हैं जो डेस्क पर बैठती हैं या दीवार से जुड़ी होती हैं। वे कई अलग-अलग शैलियों, क्षमताओं और कीमतों में आते हैं। कीमत $ 70 से $ 1,000 तक हो सकती है। उदाहरणों में शामिल हैं: बेसिक (सस्ता), मध्य-स्तर, कार्यकारी / उच्च अंत, रिसेप्शनिस्ट सेट (सबसे महंगा) और सम्मेलन तालिका इकाइयां। अन्य विकल्पों में हैंड-फ्री हेडसेट और वायरलेस कनेक्शन शामिल हैं। अधिकांश हैंडसेट मालिकाना हैं और केवल उस निर्माता से बेस सिस्टम के साथ काम करेंगे। यदि आप मौजूदा फोन सिस्टम को बदल रहे हैं, तो सभी नए हैंडसेट की लागत (यदि आप ब्रांड बदलते हैं) तो अगले उच्च मॉडल में अपग्रेड कर सकते हैं जो आपके पास एकमात्र सस्ती समाधान है।
- तारों संगठन के रक्त वाहिकाओं है और हाशिए पर नहीं होना चाहिए। यदि आप एक कार्यालय बना रहे हैं, तो किसी भी क्षेत्र में अतिरिक्त तारों और ग्रहणों को स्थापित करें जो आपको लगता है कि आपको भविष्य में एक फोन की आवश्यकता हो सकती है। अगर आपको बाद में वापस जाना है और छत और दीवारों में छेद पंच करना है तो लागत लागत का एक अंश होगा। यदि आप इसे मौजूदा तारों के साथ एक इमारत में स्थापित कर रहे हैं, तो डीलर अनुबंध पर हस्ताक्षर करने से पहले संगतता के लिए तारों की जांच करें।
- स्थापना और प्रारंभिक विन्यास परियोजना का सबसे अधिक समय लेने वाला हिस्सा होगा। फोन सिस्टम सही-बाहर-द-बॉक्स काम नहीं करते हैं और सबसे अधिक संभावना है कि एक प्रशिक्षित तकनीशियन द्वारा स्थापित और प्रारंभ में कॉन्फ़िगर किया जाना चाहिए। जितनी जल्दी हो सके उठने और चलाने के लिए, सुनिश्चित करें कि यह अनुबंध में शामिल है। अन्य विकल्पों पर बातचीत की जा सकती है, जो आपके कर्मचारियों के लिए रखरखाव, भविष्य में संशोधन और प्रशिक्षण हैं।
अंतिम निर्णय लेना
अंतिम निर्णय आपके कंधों पर निर्भर करता है। टेलीफोन सिस्टम विक्रेता लोग आक्रामक हो सकते हैं, लेकिन याद रखें कि आप "ग्राहक" हैं और आप प्रभारी हैं। अपनी इच्छित प्रणाली के लिए सर्वोत्तम मूल्य प्राप्त करने के लिए, कई कंपनियों को अपनी आवश्यकताओं को प्रदान करें और उन्हें परियोजना पर बोली दें। सुनिश्चित करें कि आपको एक विस्तृत प्रस्ताव मिलता है जो ऊपर उल्लिखित सभी क्षेत्रों को शामिल करता है।
आप एक सेब-टू-सेब तुलना नहीं करेंगे, इसलिए पूछें कि सुविधाओं की लागत अलग से सूचीबद्ध की जा सकती है (या विस्तृत, अगर उन्हें सुविधाओं के पैकेज के रूप में शामिल किया गया है)। यह आपको यह निर्धारित करने की अनुमति देगा कि कीमतों में अंतर क्या हो रहा है। यदि आप अभी भी एक स्पष्ट नेता के बारे में अनिश्चित हैं, तो मौजूदा ग्राहक की साइट पर डेमो देखने के लिए कहें। अंत में, प्रस्तावों की तुलना करें और अपनी आवश्यकताओं को पूरा करने वाले व्यक्ति को चुनें, विकास के लिए अनुमति देता है और, सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि आप सबसे अधिक सहज महसूस करते हैं।