स्वचालित उपस्थिति का व्यापार शिष्टाचार
अपने फोन सिस्टम की स्वचालित परिचर सुविधा को प्रोग्राम करने और रिकॉर्ड करने का सबसे तेज़ और आसान तरीका एक वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम पर एक स्क्रिप्ट लिखना है। एक स्क्रिप्ट को रिकॉर्ड करने के लिए एक व्यक्ति का चयन करें, जिसके पास दोस्ताना आवाज है, बिना किसी परेशानी या हिचकिचाहट के बोल सकता है और प्रत्येक शब्द और नाम का स्पष्ट रूप से उच्चारण कर सकता है।
स्वचालित उपस्थिति ग्रीटिंग
लिपि का पहला भाग ग्रीटिंग होगा। यह आपकी कंपनी को अपने कॉलर्स को पेश करने का अवसर है और उन्हें आपकी कंपनी में मौखिक रूप से स्वागत है।
स्वचालित अटैन्डेंट ग्रीटिंग डू
- अपने कॉल या व्यापार के लिए सराहना के साथ शुरू करें
- ग्रीटिंग को कम रखें ताकि प्रत्येक बार कॉल करने वाले कॉलर्स में देरी न हो
- अपनी टैगलाइन, कंपनी नारा और वेबसाइट का नाम, या दोनों यदि आपके पास हैं तो इसका उपयोग करें।
स्वचालित उपस्थिति ग्रीटिंग डॉन
- अपने कॉलर्स को बधाई देने के लिए दो या तीन से अधिक वाक्यों का उपयोग न करें
- अपनी वेबसाइट को बढ़ावा न दें अगर आपके पास अपने ग्राहकों को पेश करने के लिए कुछ भी मूल्य नहीं है
- ग्रीटिंग को भरने के लिए नारा या टैगलाइन न बनाएं।
स्वचालित उपस्थिति विकल्प
स्वचालित परिचर का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा उन विकल्पों को पेश कर रहा है जिन्हें आपके कॉलर्स को उस व्यक्ति को प्राप्त करने के लिए चुनना है जिसे उन्हें बात करने की आवश्यकता है। दो प्रकार के कॉलर हैं: (1) जो लोग आपकी कंपनी से अपरिचित हैं और उन्हें मार्गदर्शन की आवश्यकता होगी और (2) कॉलर्स जो जानते हैं कि उन्हें किसके साथ बात करने और उनके विस्तार को जानने की आवश्यकता है।
स्वचालित उपस्थिति विकल्प क्या है
- आमतौर पर स्वीकार किए जाने वाले विकल्पों का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, "रिसेप्शनिस्ट के लिए शून्य दबाएं," "पिछले मेनू पर वापस जाने के लिए पाउंड कुंजी दबाएं।"
- अपने कॉलर्स को जितनी जल्दी हो सके बताएं जब वे अपने पार्टी के विस्तार को डायल कर सकते हैं यदि वे पहले से ही जानते हैं।
- यदि आपके मेनू विकल्प हाल ही में बदल गए हैं तो अपने कॉलर्स को आगे बढ़ने दें। तीन सप्ताह के बाद इस नोटिस को हटा दें।
- पहले सबसे अधिक बार बुलाए गए विकल्प डालें।
- विकल्प संख्या देने से पहले विकल्प विवरण दें। उदाहरण के लिए, "ग्राहक सहायता के लिए, '5' दबाएं।"
- आरक्षित मेनू विकल्प संख्याओं के लिए अपने सिस्टम के दस्तावेज़ीकरण की जांच करें। (उदाहरण के लिए, सभी एक्सटेंशन "8" संख्या से शुरू होते हैं और इसलिए "8" मेनू विकल्प के रूप में उपयोग नहीं किया जा सकता है)।
स्वचालित उपस्थिति विकल्प नहीं करते हैं
- प्रत्येक विकल्प को प्रस्तुत करने से पहले "कृपया" मत कहें (उदाहरण के लिए, "कृपया 1 दबाएं ... कृपया 2 दबाएं ... कृपया 3 दबाएं ..." आदि)
- एक समय में छह से अधिक विकल्प प्रस्तुत न करें। यदि आपके पास छह से अधिक विकल्प हैं, तो बहु-स्तरीय मेनू संरचना बनाएं। उदाहरण के लिए, "बिक्री और सेवा विकल्पों के लिए, 5 दबाएं।"
- मान लें कि हर किसी के पास टचटोन फोन नहीं है। यदि ग्रीटिंग के अंत के तीन सेकंड के भीतर मेनू विकल्प का चयन नहीं किया जाता है, तो कॉलर को रिसेप्शनिस्ट से कनेक्ट करें।
नमूना स्वचालित उपस्थिति लिपियों
- द ऑपरेशंस टेक कंपनी को कॉल करने के लिए धन्यवाद, जहां "प्रौद्योगिकी और व्यापार एक साथ आते हैं।" अगर आप अपनी पार्टी के विस्तार को जानते हैं, तो आप इसे किसी भी समय डायल कर सकते हैं। अन्यथा, निम्न विकल्पों में से किसी एक से चुनें। ग्राहक सेवा के लिए, '1' दबाएं। तकनीकी सहायता के लिए, '2' दबाएं। हमारे नियमित व्यावसायिक घंटों के लिए, '3' दबाएं। लेखांकन के लिए, '4' दबाएं। खरीद के लिए, '5' दबाएं। अपने आस-पास के स्थान को ढूंढने के लिए, '6' दबाएं। अन्यथा, रिसेप्शनिस्ट के लिए '0' दबाएं या लाइन पर बने रहें और कोई आपको जल्द ही सहायता करेगा।
- ऑपरेशंस टेक कंपनी में आपका स्वागत है। अपनी खाता स्थिति जांचने के लिए, वेब पर हमें देखें। यदि आप व्यक्ति के विस्तार को जानते हैं, तो आप इसे किसी भी समय डायल कर सकते हैं। कंपनी निर्देशिका के लिए, '1' दबाएं। यदि आप व्यक्ति के विस्तार को जानते हैं, तो आप इसे किसी भी समय डायल कर सकते हैं। कंपनी निर्देशिका के लिए, '1' दबाएं। तकनीकी सहायता के लिए, '2' दबाएं। ग्राहक सेवा के लिए, '3' दबाएं। बिक्री और विपणन के लिए, '4' दबाएं। यदि आप रिसेप्शनिस्ट से बात करना चाहते हैं, तो '0' दबाएं या लाइन पर बने रहें और हमारे दोस्ताना स्टाफ सदस्यों में से एक आपकी सहायता करेगा। द ऑपरेशंस टेक कंपनी को कॉल करने के लिए धन्यवाद, जहां "प्रौद्योगिकी और व्यापार एक साथ आते हैं।"
घंटों के बाद, सप्ताहांत और हॉलिडे शट डाउन स्वचालित उपस्थिति ग्रीटिंग
यदि आपका व्यवसाय किसी निश्चित समय या सप्ताहांत पर बंद हो जाता है और आपके कॉलर्स का जवाब देने या सहायता करने के लिए कोई भी नहीं है, तो बाद के घंटे स्वचालित परिचर ग्रीटिंग बनाएं। अपने कॉलर्स को सामने बताएं कि व्यवसाय बंद है और उन्हें अंत में वापस कॉल करने के लिए कहें। इसके अलावा, संचालन के अपने सामान्य घंटे शामिल करें।
नमूना स्वचालित उपस्थिति के बाद के घंटे / सप्ताहांत स्क्रिप्ट
- ऑपरेशंस टेक कंपनी को कॉल करने के लिए धन्यवाद। हम वर्तमान में बंद हैं। हम सोमवार से शुक्रवार सुबह 9 बजे से शाम 10 बजे तक और शनिवार को दोपहर 10 बजे तक खुला रहता है, केंद्रीय मानक समय। अगर आप अपनी पार्टी के विस्तार को जानते हैं, तो आप इसे किसी भी समय डायल कर सकते हैं। अन्यथा, कृपया हमारे सामान्य व्यावसायिक घंटों के दौरान वापस कॉल करें ताकि हम आपकी सहायता कर सकें। द ऑपरेशंस टेक कंपनी को कॉल करने के लिए धन्यवाद, जहां "प्रौद्योगिकी और व्यापार एक साथ आते हैं।" अलविदा।
- ऑपरेशंस टेक कंपनी को कॉल करने के लिए धन्यवाद। हम वर्तमान में बंद हैं। यदि यह एक आपात स्थिति है, तो कृपया हमारी उत्तर सेवा 585-555-1234 पर कॉल करें। अगर आप अपनी पार्टी के विस्तार को जानते हैं, तो आप इसे किसी भी समय डायल कर सकते हैं। यदि आपके पास हमारे साथ खाता है, तो आप www.operationstech.about.com पर सप्ताह में 7 दिन दिन में 24 घंटे अपनी स्थिति देख सकते हैं। हमारे सामान्य घंटे का कारोबार सोमवार से शुक्रवार सुबह 9 बजे से शाम 5 बजे तक और शनिवार को दोपहर 10 बजे तक केंद्रीय मानक समय होता है। अन्यथा, कृपया हमारे सामान्य व्यावसायिक घंटों के दौरान वापस कॉल करें ताकि हम आपकी सहायता कर सकें। द ऑपरेशंस टेक कंपनी को कॉल करने के लिए धन्यवाद, जहां "प्रौद्योगिकी और व्यापार एक साथ आते हैं।" इस संदेश को दोहराने के लिए, पाउंड कुंजी दबाएं। {3 सेकंड पॉज़} अलविदा।
मौसमी स्वचालित उपस्थिति ग्रीटिंग्स
अपनी कंपनी के मौसमी विशेषताओं को बढ़ावा देने के लिए या बस अपने सभी कॉलर्स को विशेष मौसमी अभिवादन बढ़ाने के लिए, आप सीमित समय के लिए अपने स्वचालित परिचर ग्रीटिंग का प्रस्ताव देना चाहेंगे। इसे कम से कम उपयोग करें और केवल तभी जब यह आपकी कंपनी की भावना को दर्शाता है। उदाहरण के लिए, नए साल में आपके कॉलर्स की खुशी और समृद्धि की इच्छा रखने वाला एक मौसमी अवकाश ग्रीटिंग शायद संग्रह एजेंसी के लिए उचित नहीं होगा।
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अभ्यास और परीक्षण
अपनी स्वचालित परिचर स्क्रिप्ट को रिकॉर्ड करने से पहले, जिस व्यक्ति को आपने इसे पढ़ने के लिए चुना है उसे अपने सामने कई बार अभ्यास करें। इसे ठीक-ठीक उच्चारण और घोषणा के लिए प्रयोग करें। नई ग्रीटिंग दर्ज होने के बाद, त्रुटि के लिए रिकॉर्डिंग की जांच करने के लिए तुरंत अपने फोन सिस्टम पर कॉल करें और सुनिश्चित करें कि सभी विकल्पों ने इरादे के रूप में काम की घोषणा की है।