वॉयस मेल ग्रीटिंग्स का बिजनेस शिष्टाचार
जब स्वचालित परिचर उस एक्सटेंशन को कॉल स्थानांतरित करता है, तो अगला उपलब्ध एक्सटेंशन कॉल प्राप्त करेगा। यदि सभी लेखांकन विभाग एक्सटेंशन व्यस्त या अनुपलब्ध हैं, तो कॉल को विभाग के वॉयस मेल बॉक्स में स्थानांतरित कर दिया जाएगा।
वॉयस मेल ग्रीटिंग विकल्प
आपके कंपनी में मौजूद टेलीफोन सिस्टम के आधार पर, आपके पास लिखने की अनुमति देने वाले वॉयस मेल अभिवादन के प्रकार के लिए अलग-अलग विकल्प हो सकते हैं। इसमें शामिल है:
- जनरल वॉयस मेल ग्रीटिंग
यदि कोई अन्य ग्रीटिंग प्रकार सेट नहीं किया गया है तो सामान्य वॉइसमेल ग्रीटिंग को डिफ़ॉल्ट वॉयस मेल ग्रीटिंग के रूप में उपयोग किया जाता है। - आंतरिक वॉइसमेल ग्रीटिंग
इसका उपयोग उन लोगों को बधाई देने के लिए किया जाता है जो आपके विभाग को अपनी कंपनी के भीतर से कॉल करते हैं (यानी दूसरे एक्सटेंशन से)। आम तौर पर, यह केवल बहुत बड़ी कंपनियों के लिए लागू होता है। - बाहरी वॉयस मेल ग्रीटिंग
यह अभिवादन उन लोगों के लिए खेला जाएगा जो आपकी कंपनी के बाहर से कॉल करते हैं। आपका टेलीफोन सिस्टम का स्वचालित परिचर एक सामान्य कंपनी को ग्रीटिंग कर सकता है कि सभी बाहरी कॉलर सुनेंगे। अगर उस ग्रीटिंग में आपकी कंपनी का नाम उल्लेख किया गया है, तो आपको इसे अपने विभागीय ग्रीटिंग में फिर से कहने की आवश्यकता नहीं है।
- अस्थायी या "कार्यालय से बाहर" वॉयस मेल ग्रीटिंग
कार्यालय के वॉयस मेल ग्रीटिंग का अस्थायी या बाहर सेट किया जाता है जब पूरा विभाग किसी विशेष अवधि के लिए अनुपलब्ध होगा। उदाहरण के लिए, विभाग केवल 8:00 बजे से शाम 5:00 बजे के बीच होता है या एक अनिवार्य विभाग की बैठक होती है जो सभी लोगों को टेलीफोन का जवाब देने से हटा देती है। अधिकतर वॉयस मेल सिस्टम आपको समाप्ति तिथि और समय निर्धारित करने की अनुमति देंगे, इसलिए जब आपका विभाग सामान्य संचालन पर वापस आ जाता है तो आपको इसे बंद करना याद रखना नहीं पड़ता है।
- फोन पर (व्यस्त) वॉयस मेल ग्रीटिंग
यह अभिवादन कॉलर्स को सूचित करने के लिए प्रयोग किया जाता है कि विभाग उपलब्ध है लेकिन कोई भी तुरंत कॉल नहीं कर सकता क्योंकि विभाग पूल में सभी एक्सटेंशन अन्य कॉलर्स के साथ व्यस्त हैं।
गुड डिपार्टमेंट वॉयस मेल ग्रीटिंग के तत्व
- विभाग का नाम
- वक्तव्य कि आप अभी उनकी कॉल नहीं ले सकते हैं
- एक संदेश छोड़ने के लिए आमंत्रण
- जब वे रिटर्न कॉल की उम्मीद कर सकते हैं
- उपलब्ध अतिरिक्त विकल्प (उदाहरण के लिए "लौटने के लिए पाउंड कुंजी दबाएं ...")
- वेबसाइट पता अगर यह सार्थक जानकारी प्रदान कर सकता है
- 20 से 25 सेकंड (नियम-थंब)
- "आपका कॉल हमारे लिए बहुत महत्वपूर्ण है ..." ग्रीटिंग के साथ शुरू न करें। यह वाक्यांश अधिक उपयोग किया जाता है और आमतौर पर कॉलर्स को "बंद करें" होता है।
- बहुत अधिक जानकारी देने और अत्यधिक लंबी ग्रीटिंग बनाने से बचें।
नमूना अच्छा विभाग वॉयस मेल ग्रीटिंग्स
- आप लेखा विभाग पहुंचे हैं। हमारे सभी प्रतिनिधि अन्य कॉलर्स की सेवा में व्यस्त हैं। अपने मूल्यवान समय को पकड़ने के बजाय, हम आपके कॉल को दो व्यावसायिक घंटों के भीतर वापस करना चाहते हैं। यदि आप पिछले मेनू पर वापस जाना चाहते हैं, तो अब स्टार दबाएं। अन्यथा, हमें अपने नाम और संख्या के साथ एक विस्तृत संदेश छोड़ दें। अपना संदेश रिकॉर्ड करने के बाद, आप अधिक विकल्पों के लिए पाउंड कुंजी दबा सकते हैं। फोन करने के लिए धन्यवाद।
- आप ऑपरेशंस टेक, इंक। में सेल्स विभाग पहुंचे हैं। हमारे सभी बिक्री प्रतिनिधि अन्य ग्राहकों की सेवा में व्यस्त हैं, लेकिन हम जल्द से जल्द आपकी कॉल वापस करना चाहते हैं। वर्तमान मूल्य निर्धारण जानकारी के लिए या अपने आदेश की स्थिति की जांच करने के लिए, कृपया हमें वेब पर देखें। अन्यथा, कृपया हमें स्वर के बाद अपने नाम और संख्या के साथ एक संदेश छोड़ दें। यदि आप पिछले मेनू पर वापस जाना चाहते हैं, तो अब स्टार कुंजी दबाएं।
- आप ऑपरेशंस टेक, इंक। में लेखा विभाग पहुंचे हैं। विभाग वर्तमान में बंद है। संचालन के हमारे सामान्य घंटे सोमवार से शुक्रवार सुबह 8:00 बजे से शाम 5:00 बजे तक होते हैं। हम शनिवार और रविवार को बंद हैं। आप पिछले मेनू पर वापस जाने के लिए किसी भी समय स्टार कुंजी दबा सकते हैं। अन्यथा, कृपया हमें अपने नाम और संख्या के साथ एक संदेश छोड़ दें और जब कार्यालय फिर से खुलता है तो हम आपकी कॉल वापस कर देंगे। आप अपना संदेश छोड़ने के बाद लटका सकते हैं या अतिरिक्त विकल्पों के लिए पाउंड कुंजी दबा सकते हैं। फोन करने के लिए धन्यवाद।
खराब वॉयस मेल ग्रीटिंग्स
- आप बिक्री विभाग पहुंचे हैं। हमें एक संदेश छोड़ दो।
- नमस्ते। आप XYZ.com पर लेखा विभाग पहुंचे हैं। सभी लेखाकार वर्तमान में एक अनिवार्य विभाग की बैठक में भाग ले रहे हैं और कोई भी आपकी कॉल लेने के लिए उपलब्ध नहीं है। आपका कॉल हमारे लिए बहुत महत्वपूर्ण है और जैसे ही हम वापस आते हैं हम आपकी कॉल वापस करना चाहते हैं। हालांकि, यह साल का अंत है और हमारा कॉल बैकलॉग बहुत लंबा है। यदि आप किसी अतिदेय खाते पर भुगतान करने के बारे में बात कर रहे हैं, तो कृपया हमें अपने संदेश में बताना सुनिश्चित करें ताकि हम आपको तुरंत वापस कॉल कर सकें। अन्यथा, कृपया स्वर की प्रतीक्षा करें और हमें एक विस्तृत गोपनीय संदेश छोड़ दें।
- विभाग बंद है। कृपया स्वर के बाद एक संदेश छोड़ दें।