वॉयस मेल ग्रीटिंग विकल्प
आपके कंपनी में मौजूद टेलीफोन सिस्टम के आधार पर, आपके पास लिखने की अनुमति देने वाले वॉयस मेल अभिवादन के प्रकार के लिए अलग-अलग विकल्प हो सकते हैं।
इसमें शामिल है:
- जनरल वॉयस मेल ग्रीटिंग उदाहरण
यदि कोई अन्य ग्रीटिंग प्रकार सेट नहीं किया गया है तो सामान्य वॉइसमेल ग्रीटिंग को डिफ़ॉल्ट वॉयस मेल ग्रीटिंग के रूप में उपयोग किया जाता है। - आंतरिक वॉइसमेल ग्रीटिंग उदाहरण
इसका उपयोग उन लोगों को बधाई देने के लिए किया जाता है जो आपको अपनी कंपनी के भीतर से कॉल करते हैं (यानी किसी अन्य एक्सटेंशन से)। - बाहरी वॉइसमेल ग्रीटिंग उदाहरण
यह अभिवादन उन लोगों के लिए खेला जाएगा जो आपकी कंपनी के बाहर से कॉल करते हैं। आपका टेलीफोन सिस्टम का स्वचालित परिचर एक सामान्य कंपनी को ग्रीटिंग कर सकता है कि सभी बाहरी कॉलर सुनेंगे। अगर उस ग्रीटिंग में आपकी कंपनी का नाम उल्लेख किया गया है, तो आपको अपनी ग्रीटिंग में इसे फिर से कहना जरूरी नहीं है। - अस्थायी या "कार्यालय से बाहर" वॉयस मेल ग्रीटिंग उदाहरण
कार्यालय के वॉयस मेल ग्रीटिंग के अस्थायी या बाहर सेट किया जाता है जब आप पूर्व निर्धारित समय के लिए कार्यालय से बाहर होंगे। अधिकांश वॉयस मेल सिस्टम आपको समाप्ति तिथि और समय निर्धारित करने की अनुमति देंगे, इसलिए आपको वापस आने पर इसे बंद करना याद रखना नहीं है।
- "फोन पर" या "व्यस्त" वॉयस मेल ग्रीटिंग उदाहरण
इस ग्रीटिंग का उपयोग कॉलर्स को सूचित करने के लिए किया जाता है कि आप कार्यालय में हैं लेकिन आप अभी कॉल नहीं कर सकते क्योंकि आप किसी अन्य कॉलर के साथ फोन पर हैं।
गुड वॉयस मेल ग्रीटिंग्स के मूल तत्व
- शुभकामना
- आपका नाम
- आपकी कंपनी का नाम और विभाग का नाम या दोनों
- वक्तव्य कि आप अभी उनकी कॉल नहीं ले सकते हैं
- एक संदेश छोड़ने के लिए आमंत्रण
- जब वे रिटर्न कॉल की उम्मीद कर सकते हैं
- तत्काल सहायता के लिए वे किससे संपर्क कर सकते हैं (यदि लागू हो)
- 20 से 25 सेकंड (नियम-थंब)
- बहुत अधिक जानकारी देने और अत्यधिक लंबी ग्रीटिंग बनाने से बचें।
नमूना अच्छा वॉयस मेल ग्रीटिंग्स
- नमस्ते। यह जिम बुकी है। मैं अभी आपकी कॉल नहीं ले सकता, लेकिन मैं जितनी जल्दी हो सके इसे वापस करना चाहूंगा। तो, कृपया मुझे स्वर के बाद एक विस्तृत गोपनीय संदेश छोड़ दें। अगर आपको तत्काल सहायता की ज़रूरत है, तो कृपया मेरे सचिव, सुजी स्मिथ को विस्तार 6336 पर कॉल करें। आपकी कॉल के लिए धन्यवाद।
- नमस्ते। आप लेखा विभाग पहुंचे हैं। विभाग वर्तमान में बंद है। संचालन के हमारे सामान्य घंटे सोमवार से शुक्रवार, 8 पूर्वाह्न से शाम 6 बजे तक होते हैं। कृपया हमें स्वर के बाद एक संदेश छोड़ दें और कोई भी जल्द से जल्द आपकी कॉल वापस कर देगा। धन्यवाद।
- नमस्ते। यह जिम बुकी है। गुरुवार, 24 जुलाई तक मैं ऑफिस से बाहर रहूंगा और मैं कभी-कभी अपने वॉयस मेल की जांच करूँगा। अगर आप मुझे एक संदेश छोड़ना चाहते हैं, तो कृपया स्वर के बाद ऐसा करें, और जैसे ही मैं कर सकता हूं, मैं आपकी कॉल वापस कर दूंगा। अगर आपको तत्काल सहायता की ज़रूरत है, तो कृपया मेरे सचिव, सुजी स्मिथ को विस्तार 6336 पर कॉल करें। आपकी कॉल के लिए धन्यवाद।
- आप जिम बुकी के डेस्क तक पहुंचे हैं। मैं फिलहाल फोन पर हूं, लेकिन मैं बाद में आपकी कॉल वापस करना चाहता हूं। यदि आप चाहें, तो कृपया मुझे स्वर के बाद एक संदेश छोड़ दें। अगर आपको तत्काल सहायता की ज़रूरत है, तो कृपया मेरे सचिव, सुजी स्मिथ को विस्तार 6336 पर कॉल करें। कॉल करने के लिए धन्यवाद।
खराब वॉयस मेल ग्रीटिंग्स
- नमस्ते। यह जो है मुझे संदेश दे देना।
- {संगीत एक विस्तारित अवधि के लिए खेल रहा है} अरे! मुझसे बात करो।
- नमस्ते। आप एक्सवाईजेड कंपनी तक पहुंच गए हैं। कृपया हमें एक संदेश छोड़ दें।
- नमस्ते। आप XYZ.com पर जो कार्टोनिया के कार्यालय पहुंचे हैं। मैं एक वेसेक्टॉमी वाले कार्यालय से बाहर रहूंगा और गुरुवार, 26 अगस्त को सुबह 8:30 बजे वापस आऊंगा। मुझे बहुत सी असुविधाएं आ रही हैं, इसलिए मैं अपने वॉयस मेल की जांच नहीं करूँगा। अगर आप मुझे एक संदेश छोड़ना चाहते हैं, तो कृपया स्वर के बाद ऐसा करें। आप मुझे एक विस्तृत और गोपनीय संदेश छोड़ सकते हैं, और जैसे ही मैं कर सकता हूं मैं आपकी कॉल वापस कर दूंगा। अगर आपको तत्काल सहायता की ज़रूरत है, तो कृपया मेरे सचिव, सैली जॉनसन को विस्तार 3663 पर कॉल करें। आपकी कॉल के लिए धन्यवाद, और जब मैं वापस आऊंगा, तो मैं वापस आऊंगा, और मैं बेहतर महसूस कर रहा हूं।
- कार्यालय बंद है। कृपया स्वर के बाद एक संदेश छोड़ दें।