वॉयस मेल ग्रीटिंग्स का बिजनेस शिष्टाचार
वॉयस मेल ग्रीटिंग सरल चीजें हैं, और एक व्यवसाय में, वे महत्वहीन प्रतीत हो सकते हैं। हालांकि, वॉयस मेल ग्रीटिंग को ग्राहकों और सहयोगियों के साथ बहुत अधिक खेल मिलते हैं-इस बारे में सोचें कि आप कितनी बार फोन कॉल करने में असमर्थ हैं क्योंकि आप किसी अन्य लाइन पर हैं, अपनी मेज से बाहर या कार्यालय से बाहर हैं। सहकर्मियों, सहयोगियों और अन्य व्यावसायिक संपर्कों को कॉल करते समय आपने वॉइस मेल ग्रीटिंग को कितनी बार सुना है।
वॉयस मेल ग्रीटिंग्स ने एक टोन सेट किया है कि कॉलर आपको और आपकी कंपनी को कैसे समझेंगे और सकारात्मक व्यावसायिक संबंधों को बढ़ावा देने के लिए सूक्ष्म और आसान तरीके हैं। छोटे और बिंदु वाले संदेशों को उत्साहित करना सबसे अच्छा है। और अपने संदेश के माध्यम से मत घूमना। कुशल लेकिन आराम से रहें और अपना समय लें।
01 - एक छोटा, उत्साही ग्रीटिंग
02 - आपका नाम
अपना पूरा नाम स्पष्ट रूप से बताएं और प्रत्येक अक्षर का उच्चारण करें ताकि कॉलर जानता है कि वे उस व्यक्ति तक पहुंच गए हैं जिसकी वे उम्मीद करते हैं और इसलिए यदि वे चाहें तो अपना नाम लिखना चाहते हैं। यदि आपके पास लंबा नाम है, तो धीमा कर दें ताकि आपका कॉलर इसे सुन सके।
03 - आपकी कंपनी का नाम और / या विभाग का नाम
आपकी कंपनी का नाम और आपका विभाग बताते हुए कॉलर को पता चलेगा कि वे सही जगह पर पहुंच गए हैं - खासकर अगर वे स्वचालित परिचर संकेतों या कर्मचारियों या विभागों की फोन सिस्टम निर्देशिका की श्रृंखला से गुज़र चुके हैं। बाहरी वॉयस मेल अभिवादन के लिए यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है। इसे आंतरिक कॉल के लिए छोड़ा जा सकता है।
04 - वक्तव्य कि आप कॉल करने में असमर्थ हैं
एक संक्षिप्त बयान (कुछ लोग कथन में क्षमा चाहते हैं) कि आप अपनी कॉल लेने में असमर्थ हैं मानक हैं और कॉलर को तुरंत जानकारी के माध्यम से ले जाते हैं जब आप उन्हें वापस ले सकते हैं और सभी महत्वपूर्ण संदेश बीप।
05 - एक संदेश छोड़ने के लिए निमंत्रण
आपको एक विस्तृत संदेश छोड़ने के लिए कॉलर को आमंत्रित करें।
06 - जब आप उनकी कॉल वापस कर देंगे
यदि आपकी पॉलिसी दिन के अंत तक कॉल वापस करनी है, तो अपने कॉलर को बताएं। यदि कोई पॉलिसी नहीं है, तो कॉलर को अनुमान लगाएं कि आप कब कॉल करेंगे। यदि आप एक सप्ताह के लिए कार्यालय से दूर हैं, तो उन्हें भी बताएं।
07 - तत्काल सहायता के लिए एक संपर्क प्रदान करें
किसी भी विकल्प के साथ प्रतिक्रिया के लिए इंतजार कर रहे "वॉयस मेल जेल" में फंसने को कोई भी पसंद नहीं है। अगर कोई है तो कॉलर तत्काल सहायता के लिए संपर्क कर सकता है, उस व्यक्ति से संपर्क करने के तरीके पर दिशानिर्देश प्रदान करें।
08 - ग्रीटिंग लंबाई कम रखें
इसे छोटा रखें: अधिकतम 20 से 25 सेकंड। लोग व्यस्त हैं और समय बर्बाद नहीं करना पसंद करते हैं।
09 - बहुत अधिक जानकारी देने से बचें
अपने कॉलर्स को केवल उन्हीं सूचनाओं के साथ प्रदान करें जिन्हें उन्हें आपको एक संदेश छोड़ने या आपके संपर्क में रहने की आवश्यकता है।