व्यावसायिक आवाज संदेश कैसे छोड़ें

01 - पहले सोचो

02 - खुद को पेश करें

खुद को पेश करके प्रत्येक वॉयस मेल संदेश शुरू करें, इसलिए प्राप्तकर्ता जानता है कि तुरंत कौन कॉल कर रहा है। इसमें आपका पूरा नाम और कंपनी का नाम शामिल होना चाहिए। उदाहरण: "यह जेन डो आपके कंपनी के बारे में सूजी जोन्स के लिए कंपनी एक्स से कॉल कर रहा है।" सुनिश्चित करें कि आप जिस व्यक्ति को बुला रहे हैं उसका नाम उच्चारण करना है, आप उनके साथ बात करने से पहले उनका अपमान करना नहीं चाहते हैं।

03 - धीमे बोलो

धीरे-धीरे बोलें ताकि संदेश प्राप्त करने वाला व्यक्ति हर शब्द सुन सके। यह बहुत निराशाजनक होता है जब आप केवल एक संदेश पुनर्प्राप्त करने के लिए जाते हैं ताकि यह पता चल सके कि दूसरा व्यक्ति समझने के लिए बहुत जल्दी बोल रहा है। सुनिश्चित करें कि यदि आप कॉलबैक नंबर छोड़ रहे हैं तो आप इसे दो बार दोहराते हैं ताकि व्यक्ति इसे कम कर सके।

04 - स्पष्ट रूप से बोलो

ध्वनि के एक स्पष्ट और पर्याप्त रूप से संशोधित स्वर में सीधे अपने टेलीफोन के मुखपत्र में बात करें। अपने गाल और कंधे के बीच फोन न रखें ताकि मुखौटा आपकी गर्दन से स्थित हो; यह ठीक है जब आप डायलिंग कर रहे हों या फोन दूसरे छोर पर बज रहा है, लेकिन एक बार कनेक्ट होने के बाद नहीं।

05 - इसे छोटा रखें

आपको अपने वॉयस मेल संदेश पर हर विवरण छोड़ना नहीं है। अधिकतर व्यावसायिक फोन सिस्टम में कॉल समाप्त करने से पहले संदेशों के लिए दो मिनट की समय सीमा होती है। अपनी कॉल के कारण का संक्षिप्त सारांश छोड़ें और कॉल बैक के अनुरोध के साथ बंद करें।

06 - इसे पेशेवर रूप से समाप्त करें

एक पेशेवर व्यापार पत्र की तरह, अपनी संपर्क जानकारी देकर समाप्त करें। यदि आप व्यक्ति आपके साथ अपरिचित हैं या आपको परेशान करने में परेशानी हो सकती है, तो आप तक पहुंचने के सर्वोत्तम तरीके के साथ अपना नाम और कंपनी दोहराएं। यदि आपके पास पहले से ही एक मजबूत कामकाजी संबंध है, तो आप अपना नाम दोहराने में सक्षम हो सकते हैं, लेकिन फिर भी उन्हें वापस कॉल करने के लिए सबसे अच्छी संख्या देना सुनिश्चित करें, और आप कितनी बार उपलब्ध होंगे।

07 - ड्रॉप कॉल?

अगर आपको लगता है कि आपके वॉइसमेल संदेश को समाप्त होने से पहले वॉयस मेल सिस्टम द्वारा गिरा दिया गया था, तो फिर से कॉल करने का प्रयास करें और उस व्यक्ति को बताकर आगे बढ़ें जो आपको लगता है कि आपका पिछला संदेश गिरा दिया गया हो सकता है। इसे संक्षिप्त रखने की कोशिश करें; आप कीट के रूप में नहीं आना चाहते हैं। बस अपना नाम दोबारा बताएं और अपना नंबर छोड़ दें, जैसे कि "मैं सिर्फ यह सुनिश्चित करना चाहता था कि आपको मेरा संदेश मिला, ऐसा लगता है जैसे हम डिस्कनेक्ट थे। धन्यवाद!"

08 - अभ्यास और खुद का परीक्षण करें

यदि आप अनिश्चित हैं या व्यवसाय संदेशों को छोड़ने के बारे में परेशान महसूस करते हैं, तो, किसी मित्र या सहयोगी के साथ अभ्यास करें। उन्हें एक नमूना वॉयस मेल संदेश छोड़ दें और उन्हें आलोचना के लिए पूछें: क्या आप बहुत जल्दी बोल रहे हैं, या क्या आपको अन्यथा समझना मुश्किल है? यह कैसे सुन सकता है कि यह सुनने के लिए खुद को वॉयस मेल छोड़ने के लायक हो सकता है।