प्रभावी व्यापार ईमेल शिष्टाचार

01 - केवल साफ़ और संक्षिप्त ईमेल भेजें

02 - हमेशा एक अर्थपूर्ण विषय रेखा का प्रयोग करें

किसी ईमेल की विषय पंक्ति को खाली न छोड़ें। एक खाली विषय पंक्ति आपके ईमेल को स्पैम के रूप में चिह्नित कर सकती है, और यह कभी भी अपने गंतव्य तक नहीं पहुंच जाएगी। रिक्त विषय पंक्तियों वाले ईमेल अक्सर अनदेखा करते हैं, खासकर यदि इच्छित प्राप्तकर्ता को किसी भी दिन किसी भी दिन कई ईमेल प्राप्त होते हैं। हमेशा एक विषय पंक्ति का उपयोग करें जो आपके ईमेल की सामग्री को पर्याप्त रूप से प्रतिबिंबित करता है। यह आपके प्राप्तकर्ताओं को उनके ईमेल के माध्यम से अधिक कुशलता से सॉर्ट करने में मदद करेगा और आपके ईमेल को त्वरित प्रतिक्रिया देगा।

03 - अत्यधिक प्रारूपित ईमेल से बचें

पेशेवर प्रारूपों में ईमेल भेजें। पृष्ठभूमि के लिए बहु रंगीन फोंट और चित्रों से बचें। वे accouterments पाठक विचलित कर सकते हैं या संदेश को पढ़ने में मुश्किल हो सकता है। आपके द्वारा जोड़े गए कोई भी पृष्ठभूमि छवियां आपके ईमेल के फ़ाइल आकार को मिटा सकती हैं। इससे आपके संदेश को डाउनलोड करने के लिए लंबे समय तक लंबे समय तक प्रतीक्षा करने के लिए धीमी कनेक्शन वाले प्राप्तकर्ताओं को मजबूर कर सकते हैं। आपके द्वारा जोड़े गए पृष्ठभूमि चित्र आपके ईमेल के फ़ाइल आकार को फटकार सकते हैं। यह आपके संदेश को डाउनलोड करने के लिए लंबे समय तक लंबे समय तक प्रतीक्षा करने के लिए धीमी कनेक्शन वाले प्राप्तकर्ताओं को मजबूर कर सकता है।

यदि आपकी कंपनी जोर देती है कि आप एक विशेष रूप से दिखने और महसूस करने के लिए विशेष ईमेल स्टेशनरी का उपयोग करते हैं, तो इसका लाभ उठाएं। कंपनी लोगो और हस्ताक्षर लाइन आपके ईमेल पर एक पेशेवर छवि प्रोजेक्ट कर सकती है।

04 - समय पर जवाब भेजें

लोगों को अपने ईमेल पर समय पर जवाब देने की प्रतीक्षा न करें। एक स्पष्ट, संक्षिप्त संदेश के साथ तत्काल प्रतिक्रिया दें। यदि आपको किसी उत्तर का शोध करने या अधिक जानकारी एकत्र करने के लिए अधिक समय चाहिए, तो अपने ईमेल प्रेषक को जवाब दें जब वे उत्तर की उम्मीद कर सकें।

05 - ऑफ-ऑफ-ऑफिस उत्तर उपकरण का उपयोग करें

यदि आप कार्यालय से दूर होने और अपने ईमेल को पढ़ने में असमर्थ होने के लिए जा रहे हैं, तो ईमेल सिस्टम के ऑफ-ऑफ-ऑफिस टूल का उपयोग किसी भी व्यक्ति से स्वचालित रूप से करने के लिए करें जो आपसे संपर्क करने का प्रयास करता है। सुनिश्चित करें कि आपका ऑटो-जवाब प्रेषकों को यह जानने देता है कि वे प्रतिक्रिया प्राप्त करने की अपेक्षा कर सकते हैं।

06 - उच्च प्राथमिकता झंडे के साथ रोना भेड़िया मत करो

अधिकांश ईमेल सिस्टम आपको ईमेल को "उच्च प्राथमिकता" या "रश" के रूप में फ़्लैग करने की अनुमति देते हैं। इसे अपना डिफ़ॉल्ट ईमेल ध्वज न बनाएं। इसे कम से कम प्रयोग करें, या आपके प्राप्तकर्ता प्राथमिकता ध्वज को अनदेखा करेंगे। जब आप आखिरकार एक महत्वपूर्ण ईमेल भेजते हैं, तो यह ध्यान देने योग्य नहीं होगा।

07 - विचार करें कि "सभी को उत्तर दें" आवश्यक है या नहीं

एकाधिक प्रेषकों या प्राप्तकर्ताओं के प्रत्येक ईमेल के लिए "सभी को उत्तर दें" बटन पर सहजता से क्लिक न करें। विषय पर विचार करें और तय करें कि आपको अपना उत्तर पढ़ने की जरूरत है। लगातार हर किसी को जवाब देना अनावश्यक रूप से आपको "व्यवसाय स्पैमर" के रूप में प्रतिष्ठा देगा, और लोग आपके ईमेल को पूरी तरह से अनदेखा करना शुरू कर सकते हैं।

08 - अलग व्यापार और व्यक्तिगत ईमेल खाते

जब तक यह आपातकालीन न हो, व्यक्तिगत पत्राचार के लिए कभी भी अपने व्यावसायिक ईमेल का उपयोग न करें। यहां तक ​​कि यदि आप अपना खुद का व्यवसाय करते हैं, तो दो अलग-अलग ईमेल खाते रखना एक अच्छा विचार है। यह आपको अपने ईमेल को प्राथमिकता देने और व्यापार नेटवर्क से असंबद्ध व्यक्तिगत संदेशों को रखने की अनुमति देगा।

09 - व्यावसायिक ईमेल खाता नाम का प्रयोग करें

किसी भी व्यावसायिक ईमेल पते के हिस्से के रूप में अपना नाम इस्तेमाल करें। उदाहरण के लिए james.bucki@example.com, या jbucki@example.com। उपनाम, हैंडल, monikers या अस्पष्ट संदर्भ से बचें। उदाहरण के लिए, soccer.mom@example.com या baseball.nut@example.com का उपयोग न करें।

10 - इस प्रतिक्रिया के लिए सर्वश्रेष्ठ ईमेल है?

ईमेल का उपयोग अपने एकमात्र संचार उपकरण के रूप में न करें। सभी संदेश ईमेल उचित नहीं हैं, और ऐसे समय होंगे जब एक संक्षिप्त टेलीफोन कॉल या एक संक्षिप्त कार्यालय यात्रा संदेश भेजने के लिए एक अधिक प्रभावी तरीका हो सकता है। फोन पर बैठक या बात करना इंटरेक्शन में मानव तत्व पेश कर सकता है, और जब आप कुछ समझाने की कोशिश कर रहे हैं तो आप सभी फर्क कर सकते हैं, या आप किसी को कार्रवाई करने के लिए राजी करना चाहते हैं।

11 - संवेदनशील और सुलभ हो

किसी रिश्ते या अनुबंध को समाप्त करने के लिए ईमेल का कभी भी उपयोग न करें। पेशेवर व्यापार पत्राचार में, हमेशा एक हस्ताक्षर रेखा शामिल करें जो आपसे संपर्क करने के वैकल्पिक तरीकों को प्रदान करती है। उदाहरण के लिए, आप अपना कार्यालय, फ़ैक्स और मोबाइल फोन नंबर और अपना कार्यालय डाक पता शामिल कर सकते हैं।

12 - भारी संलग्नक ईमेल करने से बचें

आप कभी नहीं जानते कि आपका प्राप्तकर्ता अपने ईमेल तक कैसे पहुंच सकता है। डाउनलोड करने के लिए उपयोगकर्ता से पूछने से पहले मोबाइल डिवाइस फ़ाइल डाउनलोड करना शुरू कर सकते हैं। इसमें काफी समय लग सकता है और बैंडविड्थ का उपभोग कर सकता है जिसे प्राप्तकर्ता को भुगतान करना होगा। 50 एमबी के तहत संलग्नक के संयुक्त आकार को रखें।

अगर आपको बड़ी फाइल भेजनी है, तो प्राप्तकर्ताओं से पहले संपर्क करें और पूछें कि वे फ़ाइल कैसे प्राप्त करना चाहते हैं। फ़ाइल भेजने के लिए आप फ़ाइल ट्रांसफर सेवा का भी उपयोग करते हैं।

13 - उस ईमेल को भेजने से पहले सोचें

अंत में, एक पल लें और "भेजें" बटन दबाए जाने से पहले आपने जो लिखा है उसे देखें। क्या यह ऐसा कुछ है जिसे ईमेल में नहीं भेजा जाना चाहिए? क्या यह व्यक्तिगत प्रकृति का है और कंपनी के ईमेल सिस्टम का उपयोग करने के लिए उपयुक्त नहीं है? क्या आपने गुस्से में ईमेल लिखा था और बाद में उन मार्गों को शामिल किया जिन्हें आप बाद में पछतावा कर सकते हैं? यदि ऐसा है, तो "हटाएं" बटन दबाएं।