व्यावसायिक व्यापार फोन शिष्टाचार

01 - कॉल स्थानांतरित करना

02 - पकड़ने पर एक कॉलर रखना

जब एक कॉलर को पकड़ पर रखा जाता है, तो एक मिनट हमेशा के लिए लगता है, इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपकी कंपनी का होल्ड संगीत कितना सुखद हो सकता है। उन कॉलर्स को बताने से पहले वार्तालाप में विराम की प्रतीक्षा करने का प्रयास करें, जिन्हें आप उन्हें पकड़ रहे हैं-यानी, यदि संभव हो तो कॉलर्स को बाधित करने से बचें। सुनिश्चित करें कि वे समझते हैं कि आप उन्हें क्यों पकड़ रहे हैं, और यह कितना समय ले सकता है इसके बारे में सच्चाई हो। असुविधा के लिए क्षमा करें, और यदि वे पकड़ने में असमर्थ हैं, तो आप उन्हें वापस कॉल करने के लिए कहने के बजाय उन्हें वापस कॉल करना सबसे अच्छा है। और अपने कॉलर को सहानुभूति रखने की कोशिश करें; किसी को पकड़ने की इच्छा नहीं है, इसलिए स्थिति की अनुमति के रूप में विनम्र हो।

03 - एक कॉल समाप्त करना

कॉलर तैयार होने से पहले आपको फ़ोन कॉल समाप्त करने के कई कारण हैं। यदि कोई कॉलर अपमानजनक है या कठोर या धमकी देने वाली भाषा का उपयोग करता है, तो आपको ऐसे व्यवहार को सहन करने की आवश्यकता नहीं है। उन्हें बताएं कि आप उनकी आक्रामक भाषा के कारण कॉल समाप्त कर रहे हैं, लेकिन अपमान या पीछे और आगे में शामिल न हों। अपने पर्यवेक्षक को ऐसी कॉल की रिपोर्ट करना सुनिश्चित करें।

यदि आपको कॉल समाप्त करने की आवश्यकता है क्योंकि एक कॉलर बस लंबी हवा वाली होती है (जो अक्सर मामला होता है), विराम की प्रतीक्षा करें और चीजों को विनम्रतापूर्वक समाप्त करने का प्रयास करें। आप कुछ कह सकते हैं, "यह आपके साथ बात कर रहा है, लेकिन मुझे अब एक और कॉल करना है।" पूछें कि क्या व्यक्ति को जाने से पहले कॉलर के पास कोई अन्य प्रश्न है, लेकिन यह स्पष्ट हो कि आप कॉल समाप्त कर रहे हैं।

04 - व्यक्तिगत वॉयस मेल ग्रीटिंग्स बनाना

वॉयस मेल ग्रीटिंग एक बयान है कि आप कौन हैं और आपकी कंपनी क्या मानती है। एक छोटी और अचानक वॉयस मेल ग्रीटिंग एक अच्छा पहला प्रभाव नहीं बनाती है, और एक लंबी, खींची गई ग्रीटिंग कॉलर्स को निराश करती है। बिंदु पर कुशलतापूर्वक पहुंचने का प्रयास करें: आप जो राज्य हैं, कंपनी का नाम, और आप कॉल का जवाब क्यों दे सकते हैं (कार्यालय से बाहर, किसी अन्य कॉल पर, समय की अवधि के लिए दूर)। आपको बहुत अधिक विवरण प्रदान करने की आवश्यकता नहीं है-बस पर्याप्त है कि कॉलर जानता है कि उसे सुना गया है और आप कॉल वापस कर देंगे।

05 - एक स्वचालित अभ्यर्थी के लिए एक स्क्रिप्ट लिखना

पहली बार जब आपके ग्राहक और व्यवसाय सहयोगी सुनते हैं तो वे आपकी कंपनी को कॉल करते हैं, आपका टेलीफोन सिस्टम का स्वचालित परिचर होगा। यह मानते हुए क्रमांकित विकल्प प्रस्तुत करें कि आपका कॉलर कंपनी से परिचित नहीं है और उसे मार्गदर्शन की आवश्यकता है। सुनिश्चित करें कि कॉलर्स जानते हैं कि यदि उनके पास किसी विशिष्ट व्यक्ति के लिए प्रत्यक्ष विस्तार है, तो वे किसी भी समय सीधे उस व्यक्ति तक पहुंच सकते हैं।

अन्य सभी कॉलर्स के लिए, प्रत्येक एक्सटेंशन के लिए सबसे परिचित संख्याओं का उपयोग करने का प्रयास करें (उदाहरण के लिए "रिसेप्शनिस्ट के लिए शून्य दबाएं")। संख्या देने से पहले विभाग का वर्णन करें- उदाहरण के लिए, "ग्राहक सहायता के लिए, 5 दबाएं।"

06 - बाद के घंटे या व्यापार बंद करने के लिए एक स्वचालित उपस्थिति स्क्रिप्ट लिखना

यदि आपका व्यवसाय किसी निश्चित समय या सप्ताहांत पर बंद हो जाता है और कोई भी आपके कॉलर्स का उत्तर देने या सहायता करने के लिए उपलब्ध नहीं है, तो घंटे के बाद स्वचालित परिचर ग्रीटिंग बनाएं। अपने कॉलर्स को सामने बताएं कि व्यवसाय बंद है, और अंत में, उन्हें वापस कॉल करने के लिए कहें। ऑपरेशन के अपने सामान्य घंटे शामिल करना याद रखें।

07 - एक पेशेवर फोन संदेश छोड़ना

वॉयस मेल प्रत्येक बिजनेस-क्लास टेलीफ़ोन सिस्टम का एक मानक हिस्सा बन गया है, और एक पेशेवर वॉयस मेल फोन संदेश कैसे छोड़ना है - यह जानने के अलावा कि आपकी कंपनी पर सकारात्मक रूप से एक-प्रतिबिंबित कैसे किया जाए। अपने कर्मचारियों के हिस्से के रूप में फोन का उपयोग करने वाले सभी कर्मचारियों को पता होना चाहिए कि एक पेशेवर फोन संदेश कैसे छोड़ना है।