आपको इवेंट प्लानिंग चेकलिस्ट की आवश्यकता क्यों है

घटना सफलता के लिए इस अमूल्य उपकरण को नजरअंदाज न करें

चाहे आप ईवेंट प्लानिंग व्यवसाय में शुरुआत कर रहे हों या एक अनुभवी कार्यक्रम योजनाकार हैं, संभावना है कि आप किसी ईवेंट प्लानिंग चेकलिस्ट से परिचित हैं या कम से कम इसे किसी ईवेंट प्लानिंग कोर्स या इंडस्ट्री इकट्ठािंग के दौरान संदर्भित किया है। उसके लिए एक कारण है। एक कार्यक्रम नियोजन चेकलिस्ट एक योजनाकार का सबसे अच्छा दोस्त है, जो आपके कार्यक्रमों को सफलतापूर्वक प्रबंधित करने के लिए एक अमूल्य टूल है।

नोट: एक ईवेंट प्लानिंग चेकलिस्ट को वर्कबैक शेड्यूल या एक महत्वपूर्ण पथ भी कहा जाता है।

कार्यक्रम योजना योजना के बारे में सब कुछ है। यहां तक ​​कि सबसे रचनात्मक घटना विचार भी फ्लॉप होगा यदि यह अच्छी तरह से योजनाबद्ध और निष्पादित नहीं है। यहां वह जगह है जहां एक ईवेंट चेकलिस्ट आती है। संगठित और आगे या आगे रहने के लिए यह आपकी मार्गदर्शिका है जब जिम्मेदारियों की असंख्यता और एक सफल घटना की योजना बनाने में मिश्रित विवरण। और यह कई घटनाओं के प्रबंधन के दौरान विशेष रूप से उपयोगी है। एक छोटे से काम को भूलना या एक समय सीमा पर पीछे गिरना परिणामस्वरूप डोमिनोज़ प्रभाव हो सकता है: आपके घटना के अन्य प्रतीत होता है कि असंबद्ध पहलू अलग-अलग हो सकते हैं, एक-एक करके।

तो अपने इवेंट प्लानिंग व्यवसाय को आसानी से चलने के लिए अपने पैड पर अपनी याददाश्त, चिपचिपा नोट्स या स्क्रिबल्स पर भरोसा न करें। एक प्रभावी घटना नियोजन चेकलिस्ट को एक साथ रखना सीखें और यह जल्द ही आपका नया सबसे अच्छा दोस्त बन जाएगा।

शुरू करने से पहले

शुरू करने के लिए, अपने शेड्यूल से कुछ समय निकालने के लिए जिस कार्यक्रम की योजना बना रहे हैं उस पर ध्यान केंद्रित करें।

इसके बाद, अपने दिमाग को साफ़ करें। गंभीरता से। फोन पर कोई चमक नहीं है या एक ईमेल का जवाब नहीं है। आपको इस घटना को शुरूआत से बिना रुकावट या व्याकुलता के खत्म करने की आवश्यकता है ताकि आप प्रभावी रूप से पूरा किए जाने वाले सभी कार्यों की योजना बना सकें।

तैयार हो जाओ

जिस घटना की आप योजना बना रहे हैं उसके बारे में सोचें और पुष्टि की गई सभी जानकारी लिखें: ग्राहक का नाम और संपर्क जानकारी, घटना की तारीख, स्थान, उपस्थित लोगों की संख्या इत्यादि।

कैलेंडर लें और इस कैलेंडर पर ईवेंट की तारीख बोल्ड अक्षरों में चिह्नित करें। किसी अन्य प्रासंगिक सामग्री को इकट्ठा करें - स्थल की तस्वीरें, संपर्क करने के लिए कैटरर्स की सूची - जो इस घटना का हिस्सा हैं।

पीछे जाओ

इवेंट प्लानिंग चेकलिस्ट लिखना शुरू करने का तरीका पीछे की ओर काम करना है।

मेहमानों को एक दिन में या एक दिन में कई बार इकट्ठा होने के साथ एक घटना का अनुभव होता है। मंच पर दिखाई देने वाले एक लाइव प्रदर्शन की तरह और खूबसूरती से निष्पादित किया जाता है। कार्यक्रम योजनाकार घटनाओं को छोटी घटनाओं की एक श्रृंखला के रूप में देखते हैं जो अंतिम घटना में एक पहेली के टुकड़ों की तरह मिलकर फिट होते हैं। तो, योजनाकारों के रूप में, हम शुरुआत में शुरू करते हैं। वास्तविक घटना होने से पहले कई सप्ताह या महीने कौन सा है।

शुरुआत में शुरू करो

अपनी घटना नियोजन चेकलिस्ट लिखने के लिए कहां से शुरू करना है, यह तय करते समय, अपने कार्यक्रम के लिए ठोस नींव रखने के बारे में सोचें। रंग योजनाओं का चयन करने और फूलों को ऑर्डर करने से पहले, आपको मूल बातें से निपटना होगा। अनुबंधों पर हस्ताक्षर करने से कमरे के ब्लॉक पर बातचीत करने के लिए, सबकुछ आपकी चेकलिस्ट पर लिखा जाना चाहिए, भले ही कितना बड़ा या छोटा हो। कुंजी सबसे पहले किसी भी कार्य का ख्याल रखना है जिसे अग्रिम में पूरा किया जा सकता है ताकि ईवेंट शेड्यूल के करीब होने वाली उन वस्तुओं के लिए आपके शेड्यूल में अधिक समय की अनुमति दी जा सके।

आपके ईवेंट प्लानर चेकलिस्ट पर शामिल करने के लिए आइटम के कुछ उदाहरण:

• अनुबंध अनुबंध (ग्राहक, स्थल, विक्रेताओं, आदि के साथ)।
• स्थल के साथ तिथि और समय की पुष्टि करें
• किराया मनोरंजन (बैंड, स्पीकर, आदि)
• सुरक्षित होटल ब्लॉक
• मेल आमंत्रण
• मेनू चुनें
• किराया कर्मचारियों को किराया
• मेहमानों की संख्या की पुष्टि करें
• साइट के माध्यम से चलो
• कमरे की स्थापना की पुष्टि करें

अतिरिक्त समय की अनुमति दें

अपनी घटना चेकलिस्ट पर प्रत्येक आइटम के साथ, अतिरिक्त समय जोड़ें। यदि वास्तव में आमंत्रण मेल करने की तारीख 15 मार्च है, तो 8 मार्च को मेलिंग के लिए आमंत्रण तैयार करने के लिए आमंत्रण तैयार करने के लिए अपनी सूची में एक आइटम डालें। इससे आपको कुछ अतिरिक्त समय मिलते हैं जो कुछ आमंत्रणों से घबराए जाते हैं या यदि आप किसी अन्य कारण से अनुसूची के पीछे हैं।

अपनी चेकलिस्ट पर अनुस्मारक शामिल करें

अपनी चेकलिस्ट पर "कैटरर के साथ साइन अनुबंध" लिखना पर्याप्त नहीं है और फिर पूरा होने पर बॉक्स को चेक करें।

आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता होगी कि कैटरर को अनुबंध की एक प्रति प्राप्त हुई है और उसने आपको एक हस्ताक्षरित प्रति भी वापस कर दी है। तो आप अपनी चेकलिस्ट में जो भी बड़ी वस्तु जोड़ते हैं, उसके लिए एक अनुस्मारक शामिल करें। उदाहरण के लिए, "कैटरर फिर से अनुबंध करें: अनुबंध।" एक और, बाद में अनुस्मारक जोड़ें जो "कैटरर से हस्ताक्षरित अनुबंध प्राप्त" पढ़ता है। किसी कार्य से निपटने के लिए असामान्य नहीं है और इसे तब माना जाता है जब यह वास्तव में केवल आपके पक्ष में पूरा हो गया था।