नया ग्राहक स्वागत पत्र कैसे लिखें

01 - कंपनी लेटरहेड

आपका नया ग्राहक स्वागत पत्र आपकी कंपनी लेटरहेड पर मुद्रित होना चाहिए, या कम से कम अपनी संपर्क जानकारी शामिल करना चाहिए।

आपकी कंपनी ब्रांडिंग के साथ पेशेवर लेटरहेड होने से आपके स्वागत पत्र और सभी क्लाइंट संचार के माध्यम से अपने ब्रांड को मजबूत करने का एक शानदार तरीका है। लेकिन अगर आपके पास अपने नए ग्राहक स्वागत पत्र के लिए लेटरहेड नहीं है, तो आपको इसमें शामिल होना चाहिए:

• कंपनी का नाम
• वापसी का पता
• टेलीफोन नंबर
• ईमेल पता

आप एक फैक्स नंबर, कंपनी वेबसाइट और आपके द्वारा उपलब्ध अन्य संपर्क विधियों को भी शामिल करना चाह सकते हैं।

02 - तिथि और प्राप्तकर्ता का पता

आपके नए ग्राहक स्वागत पत्र की शुरुआत में पत्र की तारीख और आपके प्राप्तकर्ता के मेलिंग पते, सभी गठबंधन बाएं शामिल होना चाहिए।

प्राप्तकर्ता का पता बॉक्स आमतौर पर शामिल होना चाहिए:

• पूरा नाम (उपसर्ग के साथ)
• शीर्षक
• कंपनी
• डाक पता

03 - नमस्ते

अपने नए ग्राहक स्वागत पत्र के इस खंड में, आप आम तौर पर नाम से अपने प्राप्तकर्ता को बधाई देंगे, उसके बाद एक कोलन।

चाहे आप अपने पहले नाम (यानी, जेन), या अधिक औपचारिक रूप से प्राप्तकर्ता को नमस्कार करते हैं, एक उपसर्ग और अंतिम नाम (यानी प्रिय सुश्री डो), ग्राहक के साथ आपके रिश्ते पर निर्भर करेगा।

04 - स्वागत संदेश

एक नए ग्राहक स्वागत पत्र की उद्घाटन वाक्य ग्रीटिंग के बाद आता है, और ग्राहक को आपका स्वागत संदेश शामिल करना चाहिए।

यहां एक नए ग्राहक स्वागत पत्र में एक उद्घाटन वाक्य का एक उदाहरण दिया गया है:

"पूरे स्मिथ परामर्श स्टाफ की ओर से, मैं आपको एक नए ग्राहक के रूप में आपका स्वागत करने का अवसर लेना चाहता हूं। हम आपको हमारे साथ रखने के लिए रोमांचित हैं।"

05 - कंपनी का परिचय

आपके नए ग्राहक स्वागत पत्र के शरीर में आपकी कंपनी के परिचय के साथ-साथ आपकी क्षमताओं का पुनरावृत्ति शामिल होना चाहिए।

यहां कंपनी परिचय का एक उदाहरण दिया गया है:

"स्मिथ परामर्श में, हम अपने ग्राहकों को उत्तरदायी, सक्षम और उत्कृष्ट सेवा प्रदान करने पर खुद पर गर्व करते हैं। हमारे ग्राहक हमारे व्यापार का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा हैं, और हम आपकी पूर्ण संतुष्टि सुनिश्चित करने के लिए अथक रूप से काम करते हैं, अब तक और जब तक आप ग्राहक हैं । "

इस खंड में, आप स्वयं को पेश करना भी चाहेंगे, और ग्राहक को यह जान लें कि आप अपनी कंपनी के साथ अपने व्यवहार में क्या भूमिका निभाएंगे।

यहां व्यक्तिगत परिचय का एक उदाहरण दिया गया है:

"मुझे आपको यह सूचित करने में भी प्रसन्नता हो रही है कि मैं कंपनी में संपर्क का आपका प्राथमिक बिंदु बनूंगा, और मैं आपको अपने प्रश्नों, टिप्पणियों और प्रतिक्रियाओं के साथ किसी भी समय मुझसे संपर्क करने के लिए प्रोत्साहित करता हूं।"

06 - संपर्क जानकारी

नए ग्राहक स्वागत पत्र के सबसे महत्वपूर्ण भागों में से एक वह अनुभाग है जिसमें आपसे संपर्क करने के विभिन्न तरीकों को शामिल किया गया है, सब एक ही स्थान पर। आपके स्वागत पत्र के इस अनुभाग में स्पष्ट रूप से सूचीबद्ध होना चाहिए कि उसके ग्राहक के प्रश्न या अन्य मुद्दों के साथ आपके ग्राहक कैसे संपर्क कर सकते हैं।

07 - आश्वासन

आपके नए ग्राहक स्वागत पत्र के इस अंतिम खंड को एक बार फिर से अपने व्यवसाय के लिए ग्राहक का शुक्रिया अदा करना चाहिए, फिर यह सुनिश्चित करें कि आप उन्हें ग्राहक के रूप में स्वागत करते हुए खुश हैं और यह सुनिश्चित करने के लिए तैयार हैं कि वे संतुष्ट हैं।

विचार सकारात्मक नोट पर पत्र को बंद करना है, और अपने नए ग्राहक को स्वागत, सराहना और महत्वपूर्ण महसूस करना छोड़ दें।

यहां आपके नए ग्राहक स्वागत पत्र की अंतिम वाक्य का एक उदाहरण दिया गया है:

"जेन, आपकी सबसे महत्वपूर्ण व्यावसायिक जरूरतों के साथ स्मिथ परामर्श देने के लिए फिर से धन्यवाद। हमें आपकी सेवा करने के लिए सम्मानित किया जाता है।"

08 - समापन

आपके नए ग्राहक स्वागत पत्र के समापन में एक वैदिकता (ईमानदारी से, सम्मान, सर्वोत्तम संबंध, आपका सचमुच इत्यादि), आपका लिखित हस्ताक्षर, और आपका नाम और शीर्षक शामिल है।

पत्र को वैयक्तिकृत करने के लिए हमेशा अपने वास्तविक हस्ताक्षर शामिल करना और कंप्यूटर से उत्पन्न हस्ताक्षर शामिल करना महत्वपूर्ण है। आपका हस्ताक्षर वैदिक और आपके नाम के बीच होना चाहिए, इसलिए आप वहां कुछ अतिरिक्त रिक्त स्थान छोड़ना चाहेंगे।