इन युक्तियों के साथ एक पेशेवर व्यापार पत्र प्रारूपित करें
उचित व्यापार पत्र प्रारूप
संयुक्त राज्य अमेरिका में व्यापार पत्र, चार आम पत्र प्रारूपों का उपयोग करें। अन्य देशों के लिए भिन्नताएं भिन्न होती हैं जैसे तारीख किसी अन्य शैली में बनाई गई है।
सभी उचित व्यापार पत्र प्रारूप स्वीकार्य हैं, लेकिन ब्लॉक अधिक आम है।
ब्लॉक पत्र प्रारूप: सामान्य ब्लॉक अक्षर प्रारूप को बाएं हाशिए के साथ आपके सभी टेक्स्ट फ्लश के साथ स्वरूपित किया गया है। अनुच्छेद दोगुनी दूरी पर हैं और सभी पंक्ति पाठ एकल दूरी पर हैं। मार्जिन एक इंच की एक मानक वर्ड प्रोसेसर सेटिंग है। (ब्लॉक पत्र प्रारूप की छवि देखें)।
सेमी-ब्लॉक पत्र प्रारूप: अर्ध-ब्लॉक के लिए, अर्ध और वैकल्पिक ब्लॉक के बीच एकमात्र अंतर शरीर के पाठ को उचित ठहराने के विपरीत है, प्रत्येक अनुच्छेद की पहली पंक्ति इंडेंट है।
वैकल्पिक ब्लॉक पत्र प्रारूप: वैकल्पिक ब्लॉक पत्र प्रारूप पृष्ठ के बाईं ओर वापसी पता, तिथि, समापन, नाम, शीर्षक और हस्ताक्षर स्थानांतरित करता है।
सरलीकृत पत्र प्रारूप: यह प्रारूप ब्लॉक अपवाद के समान गुणों को एक अपवाद के साथ लेता है, अभिवादन या अभिवादन समाप्त हो जाता है। यह एक सहायक प्रारूप है जब आप नहीं जानते कि प्राप्तकर्ता का लिंग नर या मादा है, या श्रीमती या मिस।
एक व्यापार पत्र के अनुभाग
- वापसी का पता: यदि आपके पास कंपनी लेटरहेड है तो आप इस सेक्शन को छोड़ सकते हैं। अपना पूरा व्यावसायिक पता शामिल करें और कानूनी व्यवसाय का नाम सही करें। यदि आप अपने प्राप्तकर्ता द्वारा आवश्यक हो तो आप अपना ईमेल पता या फोन नंबर भी शामिल कर सकते हैं।
- तिथि: माह, दिन, वर्ष प्रारूप का पालन करें। पत्र की वास्तविक मेलिंग तिथि पर अपनी तिथि वर्तमान करें।
- प्राप्तकर्ता का नाम और पता: उस संपर्क का पूरा नाम और पता शामिल करें जिसमें आप पत्र भेज रहे हैं। यदि आवश्यक हो तो व्यक्ति का शीर्षक फोन नंबर के साथ जोड़ा जा सकता है।
- नमस्कार: अभिवादन के लिए व्यक्ति के औपचारिक नाम का उपयोग करें और अपने व्यापार पत्र के लिए एक कोलन के साथ समाप्त करें।
- विषय: स्पष्ट रूप से पत्र के विषय को बताते हुए आपको प्राप्तकर्ता, आपकी पत्र के बारे में तुरंत जानकारी प्राप्त करने में मदद करता है।
- शरीर: आपके पत्र निकाय को आप कौन हैं और पत्र उद्देश्य के सामान्य परिचय के साथ शुरू करना चाहिए। विशिष्ट अनुच्छेदों को समस्या या समस्या की रूपरेखा शामिल करें। कॉल टू एक्शन के साथ शरीर को बंद करें। आपके पाठक के सीमित समय के कारण प्रत्येक व्यवसाय पत्र संक्षिप्त और संक्षेप में होना चाहिए।
- समापन: यहां आप किसी भी औपचारिक प्रारूप जैसे "सर्वश्रेष्ठ सम्मान" या "ईमानदारी से" चुन सकते हैं।
- हस्ताक्षर: अपना नाम अपने पत्र में जैसा ही हस्ताक्षर करें। नाम और शीर्षक: अपना पूरा नाम और नौकरी शीर्षक शामिल करें।
- संलग्न और सीसी: यदि आप अतिरिक्त दस्तावेज भेज रहे हैं तो एक संलग्नक लाइन शामिल है और यदि किसी और को पत्र की प्रति प्राप्त हो रही है तो सीसी शामिल है। या अन्य रिसीवर या रिसीवर की कार्बन कॉपी।
आप अपने वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम का उपयोग कर एक उचित प्रारूपित व्यापार पत्र बनाने की पूरी प्रक्रिया को सरल बना सकते हैं।
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में, आप "टूल्स" फ़ंक्शन पर जाकर अक्षर विज़ार्ड का उपयोग कर सकते हैं, "पत्र और मेलिंग" का चयन करें और पत्र विज़ार्ड पर क्लिक करें। विज़ार्ड आपको प्रत्येक फ़ील्ड के माध्यम से संकेत देगा और आपको एक प्रारूप चुनने की अनुमति देगा।
उचित व्यापार पत्र प्रारूप का उपयोग करना आपके व्यवसाय को और अधिक पेशेवर बनाने में एक कदम है। अपने व्यापार के साथ सही प्रभाव बनाने के लिए समय निकालें।