व्यावसायिक व्यवसाय ईमेल भेजना उन आदतों को बनाने के लिए आता है जो स्पष्ट, संक्षिप्त और उचित संचार पर ध्यान केंद्रित करते हैं।
1. एक व्यापार ईमेल पता का प्रयोग करें
जब आप एक व्यवसाय स्वामी होते हैं, अपनी कंपनी की ओर से व्यवसाय कर रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप एक व्यावसायिक ईमेल पता का उपयोग कर रहे हैं। आदर्श रूप से, इसका मतलब है कि आपके पास एक व्यावसायिक पता है (यानी, yourname@yourbusiness.com) जिसका उपयोग आप सभी व्यावसायिक संचार के लिए करते हैं।
यदि यह संभव नहीं है, तो आप एक नि: शुल्क ईमेल पता बना सकते हैं जिसमें आपका व्यावसायिक नाम शामिल हो (यानी, yourbusinessname@gmail.com)। एक व्यक्तिगत ईमेल पता का उपयोग करना जो आपके व्यवसाय से स्पष्ट रूप से असंबंधित हो, सबसे खराब हो सकता है, आपके व्यावसायिकता को नुकसान पहुंचा सकता है और कई मामलों में आपको गंभीरता से नहीं लिया जा सकता है।
2. संदेश को छोटा और मीठा रखें
चीजों को विस्तार से समझाने में कुछ भी गलत नहीं है; यह स्पष्टता प्रदान कर सकता है और गलतफहमी को कम कर सकता है। लेकिन जब एक ईमेल संदेश उपन्यास की तरह दिखने लगता है, तो आप तुरंत प्राप्तकर्ता का ध्यान खो सकते हैं और इस मुद्दे को अप्रासंगिक जानकारी के साथ भ्रमित कर सकते हैं। इससे बचने के लिए, प्रति ईमेल एक विषय के साथ रहें, और जब आपको अधिक जानकारी शामिल करने की आवश्यकता हो, तो बोल्ड किए गए उपशीर्षक का उपयोग करें ताकि सबसे महत्वपूर्ण विवरण स्पष्ट हो जाएं।
3. वर्णनात्मक विषय पंक्तियों का प्रयोग करें
क्या आपने कभी इस विषय के आधार पर एक ईमेल संदेश खोला है, और पूरी तरह से भ्रमित हो गया है और थोड़ा नाराज हुआ जब यह पूरी तरह से कुछ अलग था? चूंकि आप उपरोक्त टिप के अनुसार एक ही विषय तक सीमित प्रत्येक ईमेल को पहले से ही रखते हैं, इसलिए आपको यह भी सुनिश्चित करना चाहिए कि आपकी विषय पंक्ति उस विषय को प्रतिबिंबित करती है और कुछ भी नहीं।
इससे न केवल प्राप्तकर्ता की मदद मिलेगी, बल्कि इससे आपके ईमेल इनबॉक्स को प्रबंधित करने में भी मदद मिलेगी।
4. इसे नीचे टोन करें
जब आप एक ईमेल भेज रहे हों तो चीजों को उड़ाना आसान है क्योंकि आप महसूस कर सकते हैं कि आप अपनी कंप्यूटर स्क्रीन से सुरक्षित हैं, लेकिन कुछ बातचीत आसानी से ईमेल में गलत समझा जा सकता है। असल में, मौखिक संचार के बिना आप जो संदेश भेज रहे हैं उसे गुस्सा करने के संकेत देते हैं, किसी भी ईमेल को गलत तरीके से लिया जा सकता है। यदि आप एक संदेश भेज रहे हैं जो संदिग्ध हो सकता है, तो भेजने से पहले इसे दोबारा पढ़ें और यदि आप अभी भी सुनिश्चित नहीं हैं, तो आप शायद फोन उठाकर बेहतर हो सकते हैं।
5. अपना ईमेल हस्ताक्षर उपयोगी बनाओ
किसी ईमेल हस्ताक्षर में उद्धरण, प्रचार और न्यूजलेटर साइनअप कुछ स्थितियों में प्रभावी हो सकते हैं, लेकिन उन वस्तुओं को आपके ईमेल हस्ताक्षर का उपयोग करके कभी भी ट्रम्प नहीं करना चाहिए - इसका उपयोग करने के लिए इसका क्या अर्थ है - अपनी संपर्क जानकारी प्रदान करना। आपके शुरुआती ईमेल या उत्तर में आपके पूर्ण नाम, कंपनी और यूआरएल के साथ कम से कम एक ईमेल हस्ताक्षर शामिल होना चाहिए। एक फोन नंबर, शीर्षक और आपके ई-मेल पते को बहाल करने से कोई भी नुकसान नहीं पहुंचाता है।
6. अपनी वर्तनी और प्रूफ्रेड की जांच करें
वर्तनी जांच आसान है। अपने ईमेल क्लाइंट में उन्हें भेजने से पहले सभी संदेशों की जांच करने के लिए इसे डिफ़ॉल्ट सेटिंग बनाएं।
ईमेल अधिक अनौपचारिक है और वर्तनी और व्याकरण संबंधी त्रुटियों के साथ थोड़ी अधिक उदारता है, लेकिन यह त्रुटियों के साथ एक संदेश भेजने के लिए भयानक लग रहा है। आखिरी चीज जो आप चाहते हैं वह खराब इंप्रेशन बनाना है क्योंकि आप एक ईमेल भेजने के लिए दौड़ रहे थे और अपनी वर्तनी और व्याकरण की जांच छोड़ दी थी।
ईमेल व्यवसाय में संचार का एक महत्वपूर्ण तरीका है, भले ही यह आपकी पहली वरीयता न हो। इन व्यावसायिक ईमेल के बाद सर्वोत्तम प्रथाओं से आप अपने ईमेल संचार को व्यावसायिक और उत्पादक रखने में मदद करेंगे, और आप भरोसा कर सकते हैं कि आप जो इंप्रेशन बना रहे हैं वह एक अच्छा है।