नीचे दी गई युक्तियां आपको अपने संचार कौशल को सुदृढ़ करने में मदद करेंगी ताकि आप समय बचा सकें, तनाव कम कर सकें और अपने छोटे व्यवसाय में हर बातचीत में प्रभावी रूप से संचार करके अधिक उत्पादक बन सकें।
सीमित सीमाएं और सुनो
सुनना प्रभावी संचार की कुंजी है, लेकिन यह हमेशा आसान नहीं होता है। एक बेहतर श्रोता बनने का एक तरीका है अपनी बातचीत के दौरान विकृतियों को सीमित करने का प्रयास करना जिससे दूसरों को क्या कह रहा है उसे सुनना और अवशोषित करना मुश्किल हो जाता है। इसका मतलब है कि आपका ईमेल क्लाइंट बंद करना, अपना टेलीफोन रिंगर बंद करना, या अपने कार्यालय के दरवाजे को बंद करना। इन छोटी चीजों को करके, आप सुनिश्चित करते हैं कि जिस व्यक्ति के साथ आप बात कर रहे हैं उसका पूरा ध्यान है।
आंतरिक विचलन को सीमित करना भी महत्वपूर्ण है, यानी, आपके दिमाग में सबकुछ चल रहा है। जब आपके पास अपने सभी विचारों को प्राप्त करने के लिए एक बैठक या वार्तालाप के दौरान भागने के लिए कई विषयों का सामना करना पड़ सकता है, लेकिन यह भ्रम पैदा करता है और दूसरे व्यक्ति को लगता है कि उसका इनपुट महत्वपूर्ण नहीं है।
धीमा और याद रखें कि संचार एक दो-तरफा सड़क है। एक देने और लेने की स्थापना करें जो दोनों पक्षों को अपना कहना है।
उत्तरदायी रहो
संघर्ष होने पर आप सबसे बुरी चीजों में से एक कर सकते हैं, या किसी को आपके व्यवसाय, उत्पादों, सेवाओं आदि के बारे में शिकायत है, इसे अनदेखा कर दिया गया है। ज्यादातर मामलों में, किसी प्रकार की प्रतिक्रिया तत्काल जारी की जानी चाहिए, भले ही यह केवल एक संक्षिप्त बयान है कि आप इस मुद्दे को देखेंगे।
यदि आप दुखी पार्टी तक पहुंचने से पहले आवश्यक सारी जानकारी प्राप्त करते हैं, तो वे न केवल नाखुश हो सकते हैं बल्कि अब भी क्रोधित हो सकते हैं। जितना संभव हो सके उत्तरदायी होने के कारण सभी परिस्थितियों में संचार की लाइनों को खुले रखें और यह सुनिश्चित कर लें कि लोग आपके लिए पहुंच रहे हैं जैसे कि उनके मुद्दे आपके लिए महत्वपूर्ण हैं।
सही सवाल पूछें
बहुत अधिक संचार आपको आवश्यक जानकारी प्राप्त करने पर निर्भर करता है, और कई बार इसका मतलब है कि आपको सही प्रकार के प्रश्न पूछने की आवश्यकता है। आपके पास बातचीत के हर हिस्से में आपको कौन से प्रश्न पूछना चाहिए इसके बारे में सुराग हैं। आपको उन सुरागों पर सुनने और शून्य में सक्षम होने की आवश्यकता है, यह जानने के लिए कि कौन से प्रश्न आपको आवश्यक जानकारी को उजागर करेंगे।
ऐसे कर्मचारी के मामले पर विचार करें जो लक्ष्यों को पूरा नहीं कर रहा है और आम तौर पर काम पर नाखुश है। यदि आप सही प्रश्न नहीं पूछते हैं, तो आप इस मुद्दे की जड़ तक कभी नहीं पहुंच सकते हैं, जो व्यक्तिगत मुद्दों से कुछ भी चुनौतीपूर्ण होने के लिए हो सकता है।
अधिकांश बैठकें करें
बैठकें समय बर्बाद होने के लिए कुख्यात हैं अगर वे अच्छी तरह से योजनाबद्ध और पूरी तरह व्यवस्थित नहीं हैं। यदि आप आयोजक हैं, तो सबसे पहले आपको हर किसी के सम्मान का सम्मान करने और अपनी बैठक को यथासंभव कुशल बनाने के लिए करना चाहिए, इसे अग्रिम में निर्धारित करना है।
फिर, एक एजेंडा तैयार करने के लिए समय निकालें जो फोकस पॉइंट्स को रेखांकित करता है और मीटिंग के लिए संरचना निर्धारित करता है।
यहां कुछ अन्य स्मार्ट मीटिंग टिप्स दी गई हैं जो आपको यह सुनिश्चित करने में मदद करेंगी कि आपकी मीटिंग उत्पादक हैं:
- बैठक से एक से दो दिन पहले उचित समय क्षेत्रों में बैठक के समय की पुष्टि करें।
- एक मीटिंग मॉडरेटर असाइन करें जो मीटिंग का प्रबंधन करता है और सुनिश्चित करता है कि एजेंडे से चिपक जाए।
- बैठक में सभी से इनपुट और प्रश्नों को प्रोत्साहित करें।
- मीटिंग के महत्वपूर्ण विवरणों को कैप्चर करने के लिए नोट्स लें, या नोट्स लेने के लिए किसी और को असाइन करें।
संचार तरीकों को मिलाएं
आमतौर पर ईमेल के साथ आने वाली चुनौतियों को दूर करने के लिए आमने-सामने या आवाज-से-आवाज़ संचार बहुत अच्छा होता है। लेकिन अगर इसमें शामिल सभी पार्टियां एक ही पृष्ठ पर नहीं हैं तो यह और सवाल और भ्रम पैदा कर सकती है।
यहां तक कि यदि आपका अधिकांश संचार फोन या नेटवर्किंग कार्यक्रमों पर होता है , तो आप सारांश ईमेल बना सकते हैं जो चर्चा की गई थी, अगले कदम क्या हैं और किसके लिए ज़िम्मेदार है। यह अधिक प्रभावी तरीकों (और कम उलझन में) आगे बढ़ने वाले संचार के लिए विभिन्न संचार विधियों को गठबंधन करने का एक शानदार तरीका हो सकता है।
ग्राहक सेवा पर ध्यान केंद्रित करें
अच्छी ग्राहक सेवा दो-तरफा संचार पर निर्भर करती है। अक्सर जब ग्राहकों के साथ संघर्ष उत्पन्न होता है, तो संकल्प की कुंजी समस्या को उजागर करने के लिए संचार कर रही है, फिर समाधान की पहचान होने तक संवाद करने के लिए जारी है।
अपने ग्राहकों के साथ दीर्घकालिक संबंध बनाए रखने का एक तरीका संचार की खुली रेखाएं रखकर है। इसका मतलब यह है कि चीजें कैसे चल रही हैं और वे आपके द्वारा प्रदान किए जा रहे उत्पादों और सेवाओं के बारे में कैसा महसूस करते हैं, इस बारे में इनपुट मांगना। यह एक परियोजना के अंत में, एक फोकस समूह के साथ , या औपचारिक सर्वेक्षण के माध्यम से, दिन-प्रति-दिन बातचीत के दौरान पूरा किया जा सकता है।
आपको प्राप्त फीडबैक का प्रयोग करें
यदि आप पहले से ही अपने ग्राहकों के साथ संवाद कर रहे हैं, तो आप औपचारिक तरीकों के माध्यम से अनुरोध नहीं करते हैं, भले ही आप नियमित रूप से फीडबैक प्राप्त करेंगे। यह ग्राहकों और संभावित ग्राहकों द्वारा आपके व्यवसाय, उत्पादों और सेवाओं को कैसा महसूस किया जाता है, इस बारे में उपयोगी जानकारी का एक गोल्डमाइन हो सकता है। प्रभावी होने के लिए, हालांकि, आपको अपनी प्रक्रियाओं को बदलने और सुधारने के लिए इस डेटा का उपयोग करना होगा। एक ही स्थान पर प्राप्त फीडबैक एकत्र करने के लिए एक प्रक्रिया बनाएं, फिर डेटा का विश्लेषण करने और सुधारों को लागू करने और ट्रैक करने के लिए योजना बनाने के लिए हर महीने या दो बार अलग करें।
आखिरकार, प्रभावी संचार आपके व्यवसाय में उपयोग किए जाने वाले सबसे महत्वपूर्ण कौशल में से एक हो सकता है। यदि आपके संचार कौशल कुछ ठीक-ट्यूनिंग का उपयोग कर सकते हैं, तो विश्लेषण करने के लिए समय लें कि आप कैसे संवाद करते हैं, और आपके संचार के परिणाम। फिर उन तरीकों पर ध्यान केंद्रित करें जिन्हें आप समय के साथ सुधार सकते हैं। आप आश्चर्यचकित हो सकते हैं कि बेहतर, कर्मचारियों और ग्राहकों के साथ आपके रिश्तों को कितना बेहतर बदलता है।