कैसे अपना लघु व्यवसाय प्रतिनिधि और बढ़ाना है
जैसे-जैसे समय चल रहा है, फिर भी, छोटे व्यवसाय के मालिक जो खुद को सब कुछ करने के लिए जारी रखते हैं, वे सफलतापूर्वक रोकने वाले बिंदु को दबाएंगे। जब तक एक टीम विकसित नहीं होती है और कुछ दैनिक कार्यों और व्यावसायिक प्रबंधन जिम्मेदारियों को सौंप दिया जाता है, तो व्यवसाय बढ़ता नहीं जा सकता है, और व्यवसाय के मालिक को अधिकतर अतिसंवेदनशील और अत्यधिक निराशा होगी।
टीम और प्रतिनिधि बनाने के लिए समय आने पर कई निर्णय और प्रक्रियाएं हैं, और इसे और अधिक प्रभावी बनाने के लिए प्रक्रिया में जल्दी ही कदम उठाने के लिए कदम उठाए जा रहे हैं। आपको सही रास्ते पर लाने के लिए प्रभावी प्रतिनिधिमंडल के लिए शीर्ष सात युक्तियां दी गई हैं।
1. पहले अपनी जरूरतों का विश्लेषण करें
यह जानना कि प्रतिनिधि को क्या करना है और इसे प्रभावी ढंग से करने के लिए आपको अपनी टीम की आवश्यकता है, आपको अपनी प्लेट पर जो कुछ भी है, उसकी स्पष्ट तस्वीर की आवश्यकता है। यह पता लगाने का सबसे अच्छा तरीका है कि आपका समय कहां जा रहा है, विशेष रूप से वह समय जहां यह नहीं होना चाहिए, यह आपके समय को ट्रैक करके - बिलकुल और गैर-बिल योग्य दोनों कामों के लिए है।
यदि आपने अपने कार्यदिवस के दौरान जो कुछ भी किया है, उसका ट्रैक रखा है, तो मुझे यकीन है कि आप यह जानकर आश्चर्यचकित होंगे कि आपका समय कहां जा रहा है और आपके सबसे बड़े समय के नाले के रूप में क्या योग्यता प्राप्त करता है। संभावित कार्यों को पहचानने के लिए यह अकेला शक्तिशाली उपकरण हो सकता है, और यहां तक कि आपके व्यवसाय से कार्य करने के लिए भी कार्य हो सकता है।
2. अपने विकल्पों का अन्वेषण करें
प्रतिनिधिमंडल कई अलग-अलग रूप ले सकता है, और प्रत्येक विकल्प आपके व्यापार और आपकी आवश्यकताओं पर निर्भर करता है। सबसे प्रभावी प्रतिनिधिमंडल प्रणाली वह है जिसे आप भरोसा कर सकते हैं और बढ़ सकते हैं और बदल सकते हैं क्योंकि आपकी ज़रूरतें बढ़ती हैं और बदलती हैं।
सबसे आम प्रतिनिधिमंडल विकल्पों में से दो में एक कर्मचारी को भर्ती करना और आभासी सहायक जैसे एक स्वतंत्र ठेकेदार को आउटसोर्सिंग शामिल है।
एक कर्मचारी और एक स्वतंत्र ठेकेदार के बीच निर्णय लेने पर विचार करने के लिए कई पहलू हैं।
3. दस्तावेज सब कुछ
प्रतिनिधिमंडल शुरू करने से पहले, आपको उन सभी सूचनाओं, ज्ञान और प्रक्रियाओं को ट्रैक करना शुरू करना होगा जो आपके व्यवसाय को अच्छी तरह से तेल वाली मशीन की तरह चलाते हैं। यह एक चुनौती हो सकती है क्योंकि आप शायद इस डेटा के बारे में अक्सर नहीं सोचते हैं; आप बस इतना करना चाहते हैं कि क्या किया जाना चाहिए। लेकिन प्रभावी ढंग से प्रतिनिधिमंडल के लिए व्यापक और स्पष्ट दस्तावेज आवश्यक है।
आम तौर पर, आपकी सभी प्रक्रियाओं और प्रणालियों में एक स्पष्ट लिखित सारांश शामिल होना चाहिए ताकि आपकी टीम का कोई भी भविष्य सदस्य कूद सके और जहां आपने छोड़ा था वहां उठा सकते हैं। इन प्रक्रिया दस्तावेजों और आवश्यक किसी अन्य जानकारी को केंद्रीय स्थान पर स्थित होना चाहिए जो हर किसी के द्वारा सुलभ हो।
4. एक प्राथमिक आवंटन योजना का विकास करें
आपकी प्रक्रियाओं को दस्तावेज करने के बाद और आपने उस जानकारी को साझा करने के लिए एक प्रणाली बनाई है, आपको अपने शीर्ष प्रतिनिधिमंडल प्राथमिकताओं और आप कैसे सौंपा गया कार्य, ट्रैक और प्रबंधन के माध्यम से सोचने की आवश्यकता होगी।
सबसे पहले अपनी सबसे बड़ी प्राथमिकताओं पर ध्यान केंद्रित करें। आप इन दो सरल प्रश्नों का उत्तर देकर संभावित उच्च प्राथमिकता प्रतिनिधिमंडल वस्तुओं की एक सूची की पहचान कर सकते हैं:
- क्या इसे अभी पूरा करने की आवश्यकता है?
- क्या मुझे यह कार्य खुद करने की ज़रूरत है या कोई और कर सकता है?
5. प्रौद्योगिकी का प्रयोग करें
प्रौद्योगिकी प्रतिनिधिमंडल को आसान बना सकती है और टीमों को कई अलग-अलग चुनौतियों से निपटने में मदद मिलती है। और सभी टीमें तकनीक का उपयोग करने से लाभान्वित हो सकती हैं, भले ही यह फ़ाइल साझा करने, शेड्यूलिंग या यहां तक कि ऑनलाइन प्रशिक्षण के अवसरों के लिए भी हो।
यदि आप विभिन्न भौगोलिक स्थानों में सदस्यों के साथ वर्चुअल टीम बना रहे हैं, तो तकनीक यह महसूस कर सकती है कि आपके सभी टीम के सदस्य एक ही कमरे में बैठे हैं। प्रतिनिधि से पहले आपके पास उपलब्ध तकनीक का अन्वेषण करें ताकि आप एक ऐसी प्रणाली बना सकें जो सूचना साझाकरण और सहयोग को आसान बनाता है।
6. अच्छी तरह से संवाद करें और अक्सर
हर प्रकार की टीम के लिए अच्छा संचार महत्वपूर्ण है। इसके बिना, एक टीम नहीं है। जब प्रभावी प्रतिनिधिमंडल की बात आती है, न केवल संचार को स्पष्ट, संक्षिप्त और सुसंगत होना चाहिए, लेकिन आपको यह सुनिश्चित करने की भी आवश्यकता है कि प्रत्येक टीम के सदस्य को एक ही जानकारी तक पहुंच हो।
इसे पूरा करने के तरीकों में से एक है आम तौर पर आमने-सामने बैठकों, या टीम-केंद्रित टेलीकॉन्फरेंस शेड्यूल करना, यदि आपकी टीम के सदस्य अलग-अलग स्थानों पर हैं। इन सत्रों को सहयोग, सूचना साझाकरण और टीम बिल्डिंग पर केंद्रित होना चाहिए। यह भी महत्वपूर्ण है कि आप सवालों के जवाब देने, मार्गदर्शन प्रदान करने और आवश्यक होने पर समस्याओं को हल करने में सहायता करने के लिए टीम मीटिंग्स के बीच पहुंच योग्य रहें।
7. विश्वास पैदा करो
जब प्रतिनिधिमंडल की बात आती है तो ट्रस्ट सबसे महत्वपूर्ण कारकों में से एक है, और यह दोनों तरीकों से जाता है। आपको भरोसा करना होगा कि आपकी टीम के सदस्य उस कार्य को पूरा करेंगे जो वे जिम्मेदार हैं, और आपके टीम के सदस्यों को भरोसा करने की आवश्यकता है कि आप उन्हें काम करने के लिए आवश्यक सभी जानकारी दे रहे हैं और आप उन्हें वापस करने के लिए उपलब्ध होंगे ज़रूरी।
आप ट्रस्ट के आधार पर एक टीम बना सकते हैं:
- एक दूसरे का सम्मान किया जा रहा है
- दूसरों को क्या कह रहा है सुनना और सुनना
- लगातार संचार पर ध्यान केंद्रित करना
- यह कहकर कि आप क्या करेंगे और जो भी कहते हैं वह कर रहे हैं
- ईमानदार होना
प्रभावी प्रतिनिधिमंडल समय-चुनौतीपूर्ण छोटे व्यवसाय के मालिक का उत्तर हो सकता है जो अपने व्यवसाय को बढ़ाने के लिए समय खोजने के लिए संघर्ष कर रहा है। और जब आप एक प्रभावी प्रतिनिधिमंडल प्रक्रिया के लिए स्वयं को स्थापित करने के लिए उपाय करते हैं, तो आप न केवल अपने सबसे महत्वपूर्ण व्यावसायिक गतिविधियों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए समय दे रहे हैं, लेकिन आप हमेशा सब कुछ करने के दबाव को कम कर रहे हैं।