संग्रह पत्रों को दो चीजें करना चाहिए: ग्राहक की अच्छी इच्छा बनाए रखें और आपको भुगतान करने में सहायता करें। आप जानते हैं कि एक पत्र काम कर रहा है जब आप पत्रों का एक बैच भेजते हैं और आपका फोन हुक से बाहर निकलता है या भुगतान मेल में आने लगते हैं।
यदि आप अक्षरों का एक बैच भेजते हैं और कोई प्रतिक्रिया नहीं है, तो यह समय के नए संग्रह पत्रों के लिए है।
पत्र निर्माण के सर्वोत्तम प्रथाओं को समझने के लिए, नमूना संग्रह पत्र नीचे उपलब्ध है।
संग्रह पत्र का उपयोग कब करें इसका एक उदाहरण
इस साल बिक्री पिछले साल नहीं हुई थी। फ्रैंक ने अपने सिर को हिलाकर रख दिया क्योंकि वह बुजुर्ग परीक्षण संतुलन प्रिंट आउट पर खड़ा था, उसे पता था कि वह एक असहज नौकरी का सामना कर रहा था जो अब एक आवश्यकता थी अगर वह व्यवसाय में रहना चाहता था।
एक विशेषज्ञ द्वारा लिखे गए पत्रों के संग्रह के साथ उन्हें पता था कि उन्हें पता था कि क्या करना है। विशेषज्ञ ने आदेश दिया था, "पहले के बजाय पहले भेजें"। फ्रैंक ने पिछले देय चालानों का ढेर लिया और संग्रह पत्र टेम्पलेट्स में ग्राहक की जानकारी इनपुट करना शुरू कर दिया। जैसे ही फ्रैंक ढेर के माध्यम से अपना रास्ता काम करता था, उसका विश्वास उस पैसे का भुगतान करने के विचार से बढ़ गया जो उसके लिए बकाया था।
नमूना संग्रह पत्र
8 जनवरी, 2018 फ्रैंक नलसाजी खाता # या चालान #: 123 शेष राशि या पिछले देय शेषराशि: $ 100.00 प्रिय जिम, यह एक अनुस्मारक है कि $ 28.00 के आपके खाते की शेष राशि 28 नवंबर, 2008 तक अतिदेय थी। कृपया आज इस राशि का भुगतान करें, मैंने आपकी सुविधा के लिए एक मुद्रित भुगतान लिफाफा संलग्न किया है। भुगतान करने के लिए आपका धन्यवाद। निष्ठा से, फ्रैंक स्मिथ फ्रैंक नलसाजी |
संग्रह पत्र युक्तियाँ
जैसा कि आप उपरोक्त नमूना संग्रह पत्र से देख सकते हैं, सबसे प्रभावी संग्रह पत्र बिंदु पर और पढ़ने में आसान हैं। लंबे या भ्रमित शब्दों और वाक्यों से बचने की कोशिश करें। अधिक प्रत्यक्ष पत्र कम गलतफहमी का कारण बनता है। आपका संग्रह पत्र चाहिए:
- पहले वाक्य में अपने पत्र के कारण बताएं
- अपनी दूसरी वाक्य में पहली वाक्य के बारे में और जानें
- एक समाधान का सुझाव दें
- प्राप्तकर्ता धन्यवाद
आपका संग्रह पत्र आपके व्यवसाय का प्रतिबिंब है, इसलिए इसे पेशेवर रखें और व्यक्तिगत रूप से प्रत्येक पत्र पर हस्ताक्षर करना सुनिश्चित करें। याद रखें कि आपका पत्र आपको पैसे भेजने के लिए किसी को मनाने के लिए है। आपका शब्द और स्वर महत्वपूर्ण हैं, खासकर यदि यह एक ग्राहक है जिसके साथ आप व्यवसाय करना जारी रखना चाहते हैं। हमेशा मान लें कि ग्राहक भुगतान करेगा।
भुगतान के लिए एक लिफाफा संलग्न करना भी एक अच्छा विचार है। यदि आप भुगतान लिफाफा पर डाक शामिल कर सकते हैं, तो यह बेहतर है। ग्राहक को भुगतान करने के लिए आप जितना आसान बनाते हैं, उतना ही बेहतर भुगतान की संभावना है।
मिशेल डन उन कंपनियों की मदद करता है जो समय-समय पर भुगतान करने वाले ग्राहकों को रखना चाहते हैं, वह उन कंपनियों के साथ काम करती है जो देर से भुगतान करते हैं या भुगतान नहीं करते हैं। मिशेल को क्रेडिट और ऋण संग्रह में 21 से अधिक वर्षों का अनुभव है, "स्क्वाकी व्हील बनें, हर किसी के लिए क्रेडिट और संग्रह मार्गदर्शिका बनें" और कई अन्य पुस्तकों के लेखक हैं और ज्ञान की गहराई और उत्पादों और सेवाओं की एक संपूर्ण टूल किट है आपकी कंपनी के लिए एक बड़ा अंतर कर सकते हैं।
एलिसा ग्रेगरी द्वारा संपादित