तय करें कि आपको वास्तव में एक बैठक की आवश्यकता है या नहीं
सबसे पहले, तय करें कि एक मीटिंग की योजना बनाना वास्तव में आवश्यक है या नहीं।
अक्सर, हम एक औपचारिक बैठक के बारे में जानकारी साझा करने या किसी विषय पर चर्चा करने का सबसे अच्छा तरीका मानते हैं। लेकिन अगर आपकी खबर ईमेल या कॉन्फ़्रेंस कॉल के माध्यम से वितरित की जा सकती है, या सिर्फ 15 मिनट के लिए अपने कार्यालय में कुछ लोगों को रैली करके, तो औपचारिक बैठक छोड़ दें।
केवल उन लोगों को आमंत्रित करें जिन्हें वास्तव में वहां रहने की आवश्यकता है
कभी भी एक बैठक में आमंत्रित किया गया और आश्चर्य हुआ - आधे रास्ते से - तुम वहाँ क्यों हो? उन लोगों को आमंत्रित करके लोगों के समय को बर्बाद न करें जिन्हें उन्हें भाग लेने की आवश्यकता नहीं है। यह एक प्रभावी बैठक नहीं होगी। क्या बजट प्रश्नों के उत्तर देने के लिए बैठक में किसी को बैठक में उपस्थित होना चाहिए? फिर उस व्यक्ति के लिए उपयुक्त लेखांकन से एक व्यक्ति को आमंत्रित करें।
यदि एक सहयोगी या पर्यवेक्षक को किसी बैठक में चर्चा के बारे में सूचित करने की आवश्यकता है, तो आपको उन्हें वास्तविक मीटिंग में आमंत्रित करने की आवश्यकता नहीं है। बस एक मीटिंग सारांश तैयार करें और बाद में उन्हें भेजें। वे समय बचतकर्ता की सराहना करेंगे और आपको आश्वासन है कि - क्योंकि आप जानकारी को लिखित रूप में रखते हैं - कि वे पूरी तरह से चर्चाओं के बारे में सूचित हैं।
बैठक अनुस्मारक भेजें
जीवन व्यस्त है और कैलेंडर जल्दी से निर्धारित गतिविधियों के साथ बुक हो जाते हैं। अपनी बैठक से दो दिन पहले एक अनुवर्ती बैठक अनुस्मारक भेजें। यह उन लोगों की पुष्टि करेगा जिन्होंने जवाब दिया कि वे उपस्थित होंगे और समय-समय पर आपको बताएंगे कि शेड्यूल बदल गए हैं और महत्वपूर्ण प्रतिभागी निर्धारित समय के समय नहीं दे सकते हैं।
एक एजेंडा है
प्रभावी बैठकों की योजना बनाने के लिए, आपको पहले योजना बनाना चाहिए कि किस पर चर्चा की जाएगी। बैठक का उद्देश्य क्या है? आप क्या हासिल करने की कोशिश कर रहे हैं? समय से पहले एक मीटिंग एजेंडा विकसित करें और इसे उपस्थित लोगों को वितरित करें। प्रारंभ समय इंगित करें और संबोधित किए जाने वाले विषयों की एक छोटी सूची शामिल करें। एक लंबी, अत्यधिक विस्तृत एजेंडा के साथ अपनी बैठक को न दबाएं। नाम से संकेत किसी भी व्यक्ति जो एक विशिष्ट क्षेत्र पर रिपोर्टिंग के लिए जिम्मेदार होगा।
अपेक्षाओं के बारे में स्पष्ट रहें
जब आप पहली बार बैठक की अधिसूचना भेजते हैं, तो इसके उद्देश्य और आपकी अपेक्षाओं के बारे में स्पष्ट रहें। क्या बैठक एक प्रस्तुति के आसपास घूमती है और उपस्थित लोगों को नोट लेने के लिए तैयार किया जाना चाहिए? या यह एक मंथन सत्र है जहां उपस्थित लोगों को विचारों और सुझावों के साथ प्रदर्शित होने की उम्मीद है?
कुछ कॉर्पोरेट संस्कृतियों में, कर्मचारियों को केवल सुनने के लिए इकट्ठा किया जाता है और फिर अपने कार्यक्षेत्रों पर वापस जाते हैं। अन्य कंपनियों में, कर्मचारी स्वतंत्र रूप से भाग लेते हैं। आज के सहयोगी कार्यस्थलों में, विचारों की बातचीत और साझाकरण न केवल बैठकों में स्वागत है; यह अक्सर बैठक का उद्देश्य होता है।
समय पर शुरू करें
यदि आप वह व्यक्ति हैं जो आम तौर पर समय पर बैठकों के लिए दिखाते हैं, तो आप समझते हैं कि वास्तविक बैठक कब 15 मिनट तक नहीं जा रही है क्योंकि लोग कमरे में घूमते हैं।
अनिवार्य रूप से ऐसा होता है, आगे बढ़ते हुए, हर कोई जानता है कि ये मीटिंग्स समय पर शुरू नहीं होती हैं, इसलिए हर कोई देर से दिखाना शुरू कर देता है। अपनी बैठक का प्रभार लें। दिए गए प्रारंभ समय पर तुरंत शुरू करें। दरवाजा बंद करो और शुरू करो। उन stragglers जल्दी संदेश प्राप्त होगा कि वे देर से आ रहे हैं और उन्हें केवल एक बार गलती करनी चाहिए।
इसे छोटा और सरल रखे
ज्यादातर बैठकों को एक घंटे के लिए रखा जाता है - कई मामलों में - 30 मिनट या 45 मिनट पर्याप्त होंगे। जब बहुत अधिक समय आवंटित किया जाता है, तो सामान्य परिणाम यह है कि समय बर्बाद हो जाता है। मीटिंग के बाद लोग रुक गए हैं या किसी दिए गए एजेंडा आइटम पर बहुत अधिक समय व्यतीत करते हैं। बैठकों को कम और बिंदु पर रखें।
विषय पर रहो
अकेले एक एजेंडा आपकी बैठक को कुशलता से नहीं चलाएगा। एजेंडा पर चिपके रहें और टेंगेंट पर घूमने से चर्चा करें।
किसी भी विषय-वस्तु के प्रश्नों को संबोधित करें, यह बताते हुए कि यह एक और बैठक के लिए एक विषय है, इसे निजी रूप से संबोधित किया जाएगा, या जैसा। कोई भी भाग्यशाली बैठक पसंद नहीं करता है जहां बैठक के उद्देश्य ने अन्य वार्तालापों के लिए पीछे हटना शुरू किया।
सम्मेलन कक्ष के बाहर छोटी बैठकें करें
एक ही परिचित सम्मेलन कक्ष में बैठकर एक ही परिचित टेबल के आसपास इकट्ठा बस इतना ही परिचित है। कर्मचारियों को बातचीत करने के लिए प्रोत्साहित करने के लिए, रचनात्मक रूप से सोचें, और जीवंत चर्चा करें, मानक सम्मेलन कक्ष के बाहर बैठक करने पर विचार करें।
स्थान और मौसम की अनुमति के बाहर एक टेबल पर बैठक पर विचार करें। एक बड़े क्षेत्र में इकट्ठा करने की कोशिश करें जिसमें बड़ी सम्मेलन तालिका और कुंडा कुर्सियों की बजाय सोफा और छोटी टेबल हैं।
एक अलग दृष्टिकोण लेने के लिए डरो मत
यदि बैठक का दृष्टिकोण काम नहीं कर रहा है, तो पाठ्यक्रम स्विच करने से डरो मत। उदाहरण के लिए, यदि कोई मंथन सत्र बहुत कम संवाद के साथ एक शांत कमरा प्रदान कर रहा है, तो दिशा बदलें। लचीला बनें और ध्यान दें कि समग्र बैठक कैसे प्रगति कर रही है।
प्रौद्योगिकी का प्रयोग करें
उपस्थित लोगों को व्यस्त रखने के लिए प्रौद्योगिकी का उपयोग करने की योजना। आज की डिजिटल दुनिया में, अधिकांश लोगों को ग्राफिक्स या वीडियो देखने के लिए उपयोग किए जाने वाले शब्दों का समर्थन करने के लिए उपयोग किया जाता है। उस मीटिंग की अपील करें और अपनी बैठक की योजना बनाते समय ऑडियोविज़ुअल को शामिल करें।
बड़ी स्क्रीन और स्मार्ट बोर्ड प्रस्तुतियों पर प्रक्षेपित कंप्यूटर जो बातचीत को प्रोत्साहित करते हैं, वे मानक लंबे पावरपॉइंट प्रस्तुतियों से स्वागत परिवर्तन हैं।
मीटिंग सारांश भेजें
बैठक के एक दिन के भीतर, चर्चा के बारे में एक संक्षिप्त सारांश भेजें। उपस्थिति में उन सभी को ईमेल के माध्यम से प्रसारित करें, जो बैठक में भाग लेने में असमर्थ थे, और जिन्हें सूचित करने की आवश्यकता है। प्रत्येक आइटम के साथ-साथ देय तिथि के लिए कौन जिम्मेदार है, यह निर्दिष्ट करने के लिए कोई भी क्रिया आइटम भी शामिल करें।