अनुबंध के साथ अपने योजना व्यापार को सुरक्षित रखें
घटना नियोजन अनुबंध का उद्देश्य दोनों पक्षों की रक्षा करना है।
यदि आपने कभी किसी के साथ बैठक की है और सोचा है कि आप दोनों एक-दूसरे को समझते हैं, केवल बाद में यह पता लगाने के लिए कि आप दोनों चर्चा की गई और किसी भी अगले कदम की एक बहुत ही अलग समझ के साथ चले गए, तो आपने गलत संचार की दुनिया का अनुभव किया है। यह व्यक्तिगत और व्यावसायिक दोनों रिश्ते में, जीवन के सभी क्षेत्रों में हर किसी के साथ होता है।
कुछ परिस्थितियों में, परिणाम छोटे हो सकते हैं, जैसे घर से काम करने के तरीके पर रात का खाना चुनने में असफल होना क्योंकि आपकी समझ यह थी कि आपका साथी इसे कवर कर रहा था। अन्य परिस्थितियों में - विशेष रूप से व्यवसाय में - विद्रोह हानिकारक और महंगी दोनों हो सकते हैं। एक कार्यक्रम नियोजन अनुबंध होने पर यह सुनिश्चित करता है कि आप और आपके ग्राहक दोनों को उस काम की स्पष्ट समझ हो जो पूरा हो जाएगा और व्यापार के संचालन के अन्य आवश्यक पहलुओं को एक साथ किया जाएगा।
अपने कार्यक्रम नियोजन अनुबंध को विकसित करते समय, इन पांच वस्तुओं को शामिल करना सुनिश्चित करें।
स्पष्ट रूप से प्रदान की जाने वाली इवेंट प्लानिंग सर्विसेज निर्दिष्ट करें
एक कार्यक्रम योजनाकार के रूप में , जो ईवेंट प्लानिंग सेवाएं प्रदान की जाएंगी उन्हें सूचीबद्ध करना एक ईवेंट प्लानिंग अनुबंध में शामिल करने के लिए सबसे स्पष्ट आइटम जैसा प्रतीत हो सकता है।
और, कुछ मायनों में, यह है। हालांकि, विस्तार से निर्दिष्ट करना कि आप कौन सी सेवाएं प्रदान करेंगे, यह महत्वपूर्ण है क्योंकि आपका काम केवल इस सूची में निर्दिष्ट सेवाओं को प्रदान करने तक ही सीमित होगा।
कार्यक्रम योजनाकार सेवाओं की एक विस्तृत श्रृंखला का प्रदर्शन करते हैं और प्रदान की जाने वाली सेवाएं एक घटना से दूसरे में भिन्न हो सकती हैं। एक कार्यक्रम योजनाकार पुष्प व्यवस्था प्रदान कर सकता है, दूसरा नहीं हो सकता है। कुछ कार्यक्रम योजनाकार स्थल चयन के साथ सहायता कर सकते हैं और अन्य मेहमानों के लिए परिवहन आवश्यकताओं को संभालने में सहायता कर सकते हैं। कोई भी दो कार्यक्रम योजनाकार बिल्कुल समान नहीं हैं। इसलिए, कोई भी दो कार्यक्रम नियोजन अनुबंध बिल्कुल समान नहीं हैं।
जबकि आपकी घटना नियोजन सेवाएं इस सूची में निर्दिष्ट वस्तुओं तक ही सीमित होंगी, लेकिन उन सेवाओं को भी सूचीबद्ध करना महत्वपूर्ण है जो प्रदान नहीं किए जाएंगे। क्यूं कर? यह आपको इन योजनाओं को घटना नियोजन अनुबंध में सूचीबद्ध करने में मदद करता है ताकि आपका ग्राहक पूरी तरह से जानता हो कि ये वे सेवाएं हैं जिन्हें आप नहीं कर पाएंगे।
यह लिखने में भी मददगार है और आपके अनुबंध के हिस्से के रूप में सहमत है ताकि, इस कार्यक्रम की योजना बनाने के दौरान, यदि आपके ग्राहक को यह अनुरोध करना चाहिए कि आप इन जिम्मेदारियों को संभालें, तो आपके पास राजनीतिक रूप से गिरावट के पीछे खड़े होने का अनुबंध होगा इन कार्यों को करने के लिए। इवेंट प्लानिंग सेवाओं पर सहमत होने के दायरे से बाहर कुछ ऐसा करने के खिलाफ खुद को बचाने के लिए व्यापक भाषा का उपयोग करें।
भुगतान अनुसूची
सभी कार्यक्रम नियोजन अनुबंधों में भुगतान अनुसूची के संबंध में भुगतान और विनिर्देशों की शर्तें शामिल होनी चाहिए। आरंभिक जमा देय तिथि से शुरू करें और स्पष्ट रूप से संवाद करें कि जमा होने तक इस घटना की योजना बनाने पर कोई काम शुरू नहीं होगा। यदि घटना की तारीख का चयन किया गया है, तो उस विशेष तारीख के लिए सेवाओं को वितरित करने के लिए उस तारीख को इंगित करें जिस पर जमा प्राप्त किया जाना चाहिए। भविष्य के भुगतान के संबंध में एक भुगतान अनुसूची और विवरण प्रदान करें, या तो प्रत्येक भुगतान के लिए एक सेट कैलेंडर दिनांक स्थापित करना या घटना नियोजन प्रक्रिया में प्रत्येक मील का पत्थर मील का पत्थर देना। एक भुगतान अनुसूची स्थापित करें जो आपके व्यापार और आपके नकद प्रवाह के लिए उपयुक्त है। कोई कर और अतिरिक्त शुल्क शामिल करें।
घटना रद्दीकरण की शर्तें
क्या होता है - घटना नियोजन प्रक्रिया में किसी भी समय - आपका ग्राहक घटना रद्द कर देता है?
उस परिणाम को मौका मत छोड़ो! आपके इवेंट प्लानिंग कॉन्ट्रैक्ट में इवेंट रद्दीकरण के लिए शर्तें शामिल होनी चाहिए। यह अनुबंध का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है जो आपके व्यापार और इस घटना से अपेक्षित आय दोनों की रक्षा करेगा।
निर्दिष्ट करें कि प्रारंभिक जमा और रद्दीकरण के बिंदु तक किए गए सभी भुगतान वापस नहीं किए जा सकते हैं। यह सुनिश्चित करेगा कि आपको पहले से ही किए गए काम के लिए भुगतान किया जाएगा। यह घटना नियोजन में महत्वपूर्ण है क्योंकि अधिकांश कार्य वास्तविक घटना से पहले पूरा हो जाते हैं।
एक खंड सहित इस बात पर विचार करें कि ग्राहक रद्दीकरण के संबंध में लिखित अधिसूचना प्राप्त होने तक प्रदान की जाने वाली किसी भी सेवा के भुगतान के लिए ज़िम्मेदार हैं। यह विशेष रूप से सहायक होता है यदि आपका भुगतान अनुसूची इस तरह से संरचित है जो नियमित भुगतान के बीच काम करने की अनुमति देता है।
समापन खंड
क्या होगा यदि एक तूफान आपके अन्यथा अच्छी तरह से योजनाबद्ध घटना पर विनाश को खत्म करने के लिए समय पर आता है? आपके नियंत्रण से परे परिस्थितियां - जैसे चरम मौसम या श्रमिक रोकथाम - जो कि किसी भी पार्टी को घटना नियोजन अनुबंध की शर्तों को पूरा करने में असमर्थ होने का कारण बनता है, एक समाप्ति खंड द्वारा संरक्षित किया जाता है, जिसे एक बल मैजेर भी कहा जाता है। एक समाप्ति खंड सहित, इन परिस्थितियों में या तो दोनों पक्षों को देयता से वंचित कर दिया गया है। समाप्ति के लिए नियमों और समय सीमा को निर्दिष्ट करना सुनिश्चित करें, जैसे रद्दीकरण के कारणों को ध्यान में रखते हुए।
क्षतिपूर्ति खंड
अधिकांश अनुबंधों में क्षतिपूर्ति खंड होता है । लेकिन सिर्फ इसलिए कि वे आम हैं, आपको उनके महत्व को कम से कम नहीं समझना चाहिए। क्षतिपूर्ति खंड का समावेश और दायरा आपके व्यापार को महत्वपूर्ण रूप से प्रभावित कर सकता है। असल में, एक क्षतिपूर्ति खंड सुरक्षा प्रदान करता है यदि आपका ग्राहक ऐसा कुछ करता है जो आपको किसी तीसरे पक्ष में नुकसान पहुंचाता है या नुकसान पहुंचाता है।
सरल शब्दों में, इसका मतलब है कि आपका ग्राहक किसी भी नुकसान, क्षति, देनदारियों या व्यय के लिए जिम्मेदार नहीं ठहरा सकता है जो उनकी लापरवाही के परिणामस्वरूप हैं। सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि, एक कार्यक्रम नियोजन अनुबंध तैयार करते समय, जब तक आप शर्तों से पूरी तरह से संतुष्ट न हों तब तक कुछ भी हस्ताक्षर न करें।