अद्वितीय सेवाओं और कौशल को प्रतिबिंबित करने के लिए प्रस्तावों को अनुकूलित करें
इवेंट प्लानिंग सर्विस प्रस्ताव लिखना सीखना एक सफल कार्यक्रम नियोजन व्यवसाय चलाने का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। किसी भी व्यवसाय को बेचने वाले किसी भी व्यवसाय को अपनी कंपनी और सेवाओं को संभावित ग्राहक को पेश करने में कुछ प्रकार के व्यावसायिक प्रस्ताव तैयार करने की आवश्यकता होगी। लेकिन घटना नियोजन सेवाएं अद्वितीय हैं और आपके द्वारा बनाए गए प्रस्ताव को आपके द्वारा प्रदान की जाने वाली अनुकूलित सेवाओं को प्रतिबिंबित करना चाहिए।
एक प्रभावी घटना नियोजन प्रस्ताव लिखने के लिए यहां कुछ आसान-अनुसरण करने वाली युक्तियां दी गई हैं।
एक कार्यक्रम योजना सेवा प्रस्ताव
एक कार्यक्रम नियोजन सेवा प्रस्ताव एक व्यापक प्रस्ताव है जो आपके द्वारा प्रदान की जाने वाली घटना और सेवाओं की रूपरेखा तैयार करता है। यह प्रस्ताव एक संभावित ग्राहक को घटना के अपने व्यवसाय, कौशल, विचार और दृष्टि को बेचने का अवसर है। यह आपको ईवेंट को निष्पादित करने के लिए सर्वश्रेष्ठ व्यक्ति के रूप में पेश करने के लिए डिज़ाइन किया गया है, एक ग्राहक भरोसा कर सकता है। प्रस्तावों को अच्छी तरह से लिखा जाना चाहिए, पूरी तरह से शोध किया जाना चाहिए और आवश्यक विवरण प्रदान करना चाहिए ताकि क्लाइंट आपके मन में क्या विचार कर सके।
शॉर्टकट न लें
टेम्पलेट्स सेवा प्रस्तावों और चालानों से बहीखाता रिकॉर्ड और व्यय रिपोर्ट में व्यापार दस्तावेजों के सभी प्रकार के लिए बहुत अधिक है। इन टेम्पलेट्स का उपयोग करके निश्चित रूप से एक प्रस्ताव को जल्दी और कुशलता से तैयार करने में आपकी सहायता कर सकते हैं। लेकिन एक सामान्य टेम्पलेट डाउनलोड करने के लिए प्रलोभन का विरोध करें, खाली रिक्त स्थान भरें और इसे अपने व्यवसाय और घटना नियोजन सेवाओं के प्रतिनिधित्व के रूप में भेजें।
आपका इवेंट प्रस्ताव आपके प्रतिबिंब, आपके ईवेंट प्लानिंग व्यवसाय और आपके द्वारा प्रदान की जाने वाली सेवाओं का प्रतिबिंब है। चूंकि किसी ईवेंट की योजना बनाने के लिए उस ईवेंट को अपने ग्राहक की ज़रूरतों और बजट के अनुरूप अनुकूलित करने की आवश्यकता होती है, तो आपके प्रस्ताव को व्यक्तिगत और अद्वितीय घटना को प्रतिबिंबित करना चाहिए। आप अपने इवेंट प्रस्ताव को लिखना शुरू करने के लिए एक सामान्य गाइड के रूप में टेम्पलेट का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन उसके बाद इसे तैयार करें और प्रत्येक क्लाइंट के लिए प्रदान की गई व्यक्तिगत सेवाएं शामिल करें।
पहला कदम: बैठक
पहला कदम अपने संभावित ग्राहक से मिलना है कि इस घटना के लिए उनके मन में क्या विचार है, उद्देश्य क्या है, मेहमानों की संख्या, और वे क्या हासिल करने की आशा रखते हैं। तिथि, समय और वांछित स्थान के अलावा, इस बैठक के दौरान विषय, खानपान, समग्र सौंदर्यशास्त्र, रंग या माहौल के बारे में किसी भी विचार पर ध्यान दें।
घटना प्रस्ताव पर शुरू करना
तो आपके पास अपने क्लाइंट के साथ प्रारंभिक बैठक थी और उनके बारे में एक विचार है कि उनके कार्यक्रम के लिए उनके मन में क्या है। और आपने प्रस्ताव लिखना शुरू करने के लिए कुछ सामान्य टेम्पलेट डाउनलोड किए हैं। अब आप एक रिक्त कंप्यूटर स्क्रीन पर देख रहे हैं कि आपके इवेंट प्लानिंग प्रस्ताव में क्या शामिल करना है।
प्रत्येक प्रस्ताव को ग्राहक के साथ दिमाग में लिखा जाना चाहिए। लेकिन अपनी बैठक के दौरान आपके साथ साझा किए गए सभी विचारों को बस आराम न करें और बस अपनी सेवाओं के लिए मूल्य टैग पर ध्यान दें जो उन्होंने अभी वर्णित किया है। इवेंट प्लानिंग एक सेवा व्यवसाय है और यह वह सेवा है, व्यक्तिगत स्पर्श और रचनात्मक दृष्टिकोण जो एक घटना को न केवल सफल लेकिन यादगार बनाता है। और यादगार घटनाएं आपके व्यवसाय के लिए नए ग्राहकों को उत्पन्न करने में एक लंबा सफर तय कर सकती हैं।
तो अपने प्रस्ताव को एक स्वर और शैली में तैयार करें जो आपको और आपके व्यवसाय को दर्शाता है।
अपने इवेंट विचार को इस तरह से प्रस्तुत करें कि यह आपके क्लाइंट को स्पष्ट है कि आप इस घटना के लिए अपने दृष्टिकोण, उम्मीदों और चिंताओं को शामिल कर रहे हैं। अपने ग्राहक की जरूरतों को समझना बहुत महत्वपूर्ण है और इसे आपके प्रस्ताव में संदेश देने से आप या किसी और को भर्ती करने के बीच अंतर हो सकता है। इवेंट प्लानिंग सर्विस प्रस्ताव में क्या शामिल करना है:
परिचय
आप और आपके कार्यक्रम नियोजन व्यवसाय के लिए एक संक्षिप्त परिचय के साथ शुरू करें। विनिर्देशों को शामिल करें जैसे कि आप कितने समय तक व्यवसाय में हैं और आपकी व्यावसायिक पृष्ठभूमि।
घटना विवरण
यह अगला खंड वास्तविक घटना का सारांश है। इसमें आपकी बैठकों के दौरान प्रदान किए गए विवरण शामिल होना चाहिए जैसे घटना का लक्ष्य, सामान्य समय सीमा, मेहमानों की संख्या और संभावित स्थानों।
सेवाऍ दी गयी
यह खंड विशेष रूप से महत्वपूर्ण है।
ग्राहक को यह जानने की आवश्यकता होगी - विशेष रूप से - इस घटना के लिए आप कौन सी सेवाएं प्रदान करेंगे। बुलेट पॉइंट्स के साथ एक चेकलिस्ट शामिल विभिन्न सेवाओं को दिखाने का एक शानदार तरीका है। यह दुल्हन शावर या उत्सव रात्रिभोज जैसे छोटे कार्यों के लिए अच्छा काम करता है और यह देखने के लिए क्लाइंट के लिए आसान है कि आप क्या करेंगे और आप जिन विक्रेताओं का उपयोग करेंगे। बड़ी घटनाओं के लिए जिनमें कॉकटेल घंटे या लंचियन जैसे कई फ़ंक्शन हैं, आप ईवेंट के प्रत्येक पहलू के लिए अनुभाग बनाना चाहते हैं और फिर प्रत्येक अनुभाग के तहत प्रदान की गई सेवाओं को सूचीबद्ध कर सकते हैं।
अपना काम दिखाओ
यदि आपने अतीत में इसी तरह की घटनाओं की योजना बनाई है, तो अपने काम को प्रदर्शित करने के लिए इन घटनाओं की तस्वीरें शामिल करें। ये दृश्य सचमुच क्लाइंट को यह देखने में सहायता कर सकते हैं कि आप क्या कर सकते हैं।
पैसा पैसा पैसा
जबकि ग्राहक आपके द्वारा अनुमानित घटना के सभी विवरणों और छवियों में अपना प्रस्ताव पढ़ रहा हो सकता है, लेकिन यह मानसिकता आम तौर पर पैसे के बारे में बात करने वाले अनुभाग की बात करते समय गियर को बदल देती है। अक्सर, यह एक अचानक बंद है। कोशिश करने और इससे बचने के लिए, अचानक अपने प्रस्ताव की भाषा या स्वर को सभी व्यवसायों और तथ्यों में न बदलें।
इस खंड को "प्रस्तावित लागत" शीर्षक दें और लागत को स्पष्ट रूप से व्यक्त करके इस घटना के पहलुओं के माध्यम से ग्राहक को मार्गदर्शन करना जारी रखें। अपने ग्राहक को अपने प्रस्ताव को चरणों की एक श्रृंखला के रूप में देखने में सहायता करें, प्रत्येक व्यक्ति अलग-अलग सेवाओं और संबंधित लागतों के साथ।
एक विस्तृत सारांश प्रदान करें जो प्रत्येक आइटम और उसके उद्देश्य के लिए मूल्य सूचीबद्ध करता है। उदाहरण के लिए, यदि आप टेबल लिनन किराए पर ले रहे हैं, तो इसे एक अलग लागत के रूप में सूचीबद्ध करें। यदि आप सर्वर पर भर्ती कर रहे हैं, तो सर्वर की संख्या, प्रति घंटा लागत, और घटना की अवधि के लिए कुल लागत सूचीबद्ध करें। प्रत्येक पंक्ति वस्तु के लिए इस विधि का प्रयोग करें, प्रत्येक का वर्णन करें ताकि ग्राहक घटना की कल्पना कर सके और संबंधित लागत को समझ सके।
इन वर्गों के बाद ही उनकी लागत के साथ आइटमीकृत किया जाता है, क्या आप घटना के कुल लागत की सूची के लिए अपने प्रस्ताव के निचले हिस्से में उन्हें बताते हैं। यदि आप जल्दी बुकिंग के लिए कोई छूट देते हैं, तो उन्हें अंतिम संख्या के नीचे सूचीबद्ध करें।
समापन
आपके प्रस्ताव का अंतिम भाग उनके विचार के लिए धन्यवाद है। वेबसाइट, ईमेल पता और फोन नंबर सहित संपर्क जानकारी प्रदान करें ताकि संभावित ग्राहक आपको किसी भी प्रश्न के साथ संपर्क में ला सकें या बेहतर - अभी तक आपको नौकरी के लिए किराए पर लेना।