एक व्यापार फर्म में बहीखाता फर्म के लेखा प्रणाली का आधार है। बुककीपर व्यापारिक फर्म के लेखांकन लेनदेन और उन लेन-देन को रिकॉर्ड करने वाली तकनीकों को रिकॉर्ड करने और वर्गीकृत करने के लिए ज़िम्मेदार हैं।
यदि आप एक छोटे से व्यवसाय स्वामी हैं, तो आपको या तो अपना खुद का लेखांकन प्रणाली स्थापित करनी होगी या आपको इसे अपने लिए सेट अप करने के लिए किसी को किराए पर रखना होगा। यदि आप स्व-नियोजित हैं और यह एक व्यक्ति का व्यवसाय है, तो आप इसे स्वयं करेंगे। यदि आप कर्मचारियों को भर्ती कर रहे हैं और बहुत अधिक विकास की उम्मीद कर रहे हैं, तो आप अपने वित्तीय प्रबंधन और लेखांकन को संभालने के लिए एक नियंत्रक को किराए पर ले सकते हैं। यदि आपका व्यवसाय बढ़ने जा रहा है लेकिन आप धीमी वृद्धि की उम्मीद करते हैं, तो आप लेखांकन प्रणाली को संभालने के लिए केवल एकाउंटेंट या बुककीपर किराए पर ले सकते हैं।
लेखाकार क्या करता है?
जहां बुककीपर कंपनी के वित्तीय लेनदेन को रिकॉर्ड करता है और वर्गीकृत करता है, अकाउंटेंट अगले कदम उठाता है और कंपनी के लिए वित्तीय जानकारी का विश्लेषण करता है, समीक्षा करता है, रिपोर्ट करता है और व्याख्या करता है।
नियंत्रक क्या करता है?
नियंत्रक वास्तव में एक कंपनी के मुख्य लेखांकन अधिकारी है। वह कंपनी की लेखा प्रणाली की स्थापना और रखरखाव के लिए ज़िम्मेदार है। नियंत्रक वित्तीय और प्रबंधकीय लेखांकन के लिए ज़िम्मेदार है; दूसरे शब्दों में, फर्म के लेखांकन डेटा को उचित और जिम्मेदार तरीके से प्रतिसाद देना। आमतौर पर एक नियंत्रक को किराए पर लिया जाता है क्योंकि एक व्यवसाय बड़ा हो जाता है।
कंप्यूटर प्रोग्राम के साथ और बिना बहीखाता
बहीखाता पर यह ट्यूटोरियल आपको कंप्यूटर प्रोग्राम का उपयोग किये बिना बुनियादी बहीखाता सिखाता है। आपको यह जानने की आवश्यकता क्यों है कि वहां इतने सारे कंप्यूटर प्रोग्राम हैं जिनका उपयोग आप कर सकते हैं? क्या आपने कभी यह कहते हुए सुना है, "कचरा, कचरा बाहर?" सही जानकारी में प्रवेश करने के लिए आपको कंप्यूटर प्रोग्राम में जो भी दर्ज किया गया है, उसके पीछे आपको बुनियादी बहीखाता को समझना होगा। बाद में ट्यूटोरियल आपके व्यावसायिक संगठन के लिए बहीखाता संभालने के लिए कंप्यूटर प्रोग्राम का उपयोग करने से निपटने के लिए सौदा करेगा।
01 - क्या आपको सिंगल या डबल एंट्री बुककीपिंग का उपयोग करना चाहिए?
यदि आपकी कंपनी किसी भी आकार और जटिलता का है, तो आप एक डबल-एंट्री बुककीपिंग सिस्टम स्थापित करना चाहेंगे। कम से कम दो प्रविष्टियां प्रत्येक लेनदेन के लिए बनाई जाती हैं। एक खाते में एक डेबिट किया जाता है और एक अन्य लेखांकन में क्रेडिट किया जाता है। डबल-एंट्री एकाउंटिंग की कुंजी यही है।
02 - क्या आपको नकद या संचय लेखा का उपयोग करना चाहिए?
अपनी बहीखाता प्रणाली स्थापित करते समय आपको किए जाने वाले पहले निर्णयों में से एक यह है कि नकद या संचित लेखा प्रणाली का उपयोग करना है या नहीं। यदि आप घर से एक छोटे से, एक व्यक्ति के व्यवसाय या एक व्यक्ति के कार्यालय से एक बड़े परामर्श अभ्यास का संचालन कर रहे हैं, तो आप नकदी लेखांकन के साथ रहना चाहेंगे। यदि आप नकदी लेखांकन का उपयोग करते हैं, तो नकद वास्तव में हाथों में परिवर्तन करते समय आप अपने लेनदेन को रिकॉर्ड करते हैं। नकद वास्तविक धन से इलेक्ट्रॉनिक धन हस्तांतरण में कुछ भी हो सकता है। कभी-कभी कंपनियां नकदी लेखांकन का उपयोग करके अपना व्यवसाय शुरू करती हैं और बढ़ते समय संचय लेखांकन पर स्विच करती हैं।
यदि आप अपने ग्राहकों को क्रेडिट प्रदान करने जा रहे हैं या यदि आप अपने आपूर्तिकर्ताओं से क्रेडिट का अनुरोध करने जा रहे हैं, तो आपको एक संचय लेखा प्रणाली का उपयोग करना होगा। संचय लेखांकन का उपयोग करके, आप तुरंत खरीद या बिक्री रिकॉर्ड करते हैं, भले ही नकदी हाथों में बाद में हाथों में बदलाव न करे, जैसे कि देय खाते या लेखा प्राप्य के मामले में।
03 - मूल बातें - संपत्तियों को समझना, देयताएं, और इक्विटी
अपनी बहीखाता प्रणाली स्थापित करने से पहले, आपको फर्म के मूल खातों - संपत्तियों , देनदारियों और इक्विटी को समझना होगा। संपत्ति उन चीजें हैं जिनके पास कंपनी की सूची है जैसे इसकी सूची और खाता प्राप्तियां। देयताएं वे चीजें हैं जिनकी कंपनी कंपनी को उनके आपूर्तिकर्ताओं (देय खाते), बैंक और व्यापार ऋण, बंधक, और पुस्तकों पर किसी भी अन्य ऋण के लिए देय है। इक्विटी स्वामित्व व्यापार मालिक है और किसी भी निवेशक को फर्म में है।
किताबों को संतुलित करना
अपनी पुस्तकों को संतुलित करने के लिए, आपको इन वस्तुओं का सावधानीपूर्वक ट्रैक रखना होगा और सुनिश्चित करना होगा कि संपत्ति, देनदारियों और इक्विटी से निपटने वाले लेनदेन सही तरीके से और सही जगह पर दर्ज किए गए हैं। एक महत्वपूर्ण सूत्र है जिसका उपयोग आप यह सुनिश्चित करने के लिए कर सकते हैं कि आपकी किताबें हमेशा संतुलित हों। उस सूत्र को लेखांकन समीकरण कहा जाता है :
संपत्ति = देयताएं + इक्विटी
लेखांकन समीकरण का अर्थ है कि व्यापार (देनदारियों और इक्विटी) के खिलाफ दावों के खिलाफ व्यवसाय (संपत्ति) का सब कुछ संतुलित है। देयताएं आपके द्वारा विक्रेताओं और उधारदाताओं को देय राशि के आधार पर दावा करती हैं। व्यवसाय के मालिकों के पास शेष संपत्ति (इक्विटी) के खिलाफ दावा है।
लेखांकन समीकरण से संबंधित आरंभिक बहीखाता शर्तें
आइए संपत्तियों, देनदारियों और इक्विटी पर नजदीक नजर डालें ताकि आपको पूरी तरह समझ हो सके कि प्रत्येक में क्या शामिल है।
- संपत्ति : यदि आप देखते हैं कि आप बैलेंस शीट के प्रारूप को देखते हैं, तो आप संपत्ति, देयता और इक्विटी खातों को देखेंगे। संपत्ति खाते आमतौर पर नकद खाते और विपणन योग्य प्रतिभूति खाते से शुरू होते हैं। फिर, सूची खाते प्राप्य, और भूमि, भवन, और पौधे और उपकरण जैसे निश्चित संपत्ति सूचीबद्ध हैं। वे मूर्त संपत्ति हैं। आप वास्तव में उन्हें छू सकते हैं। फर्मों में ग्राहक सद्भावना जैसी अमूर्त संपत्तियां भी होती हैं।
- देयताएं : बैलेंस शीट पर देयता खाते में वर्तमान और दीर्घकालिक देनदारियां शामिल हैं। वर्तमान देनदारी आमतौर पर देय और संचय खाते हैं। देय खाते आमतौर पर अपने आपूर्तिकर्ताओं, क्रेडिट कार्ड और बैंक ऋण के लिए व्यापार का भुगतान करते हैं। समकक्षों में आमतौर पर त्रैमासिक भुगतान किए जाने वाले कर्मचारियों पर बिक्री कर बकाया और संघीय, राज्य, सामाजिक सुरक्षा, और चिकित्सा कर सहित बकाया कर शामिल होंगे।
- इक्विटी : इक्विटी खातों में मालिकों के पास कंपनी के सभी दावों का समावेश शामिल है। जाहिर है, व्यापार मालिक के पास निवेश है, और यह फर्म में एकमात्र निवेश हो सकता है। अगर फर्म ने अन्य निवेश पर विचार किया है, तो इसे यहां भी माना जाता है।
04 - आय विवरण मूल बातें - राजस्व, व्यय, लागत
यदि आप चरण 4 में बैलेंस शीट देखते हैं, तो आप संपत्ति, देनदारियों और इक्विटी के बारे में जानेंगे। यदि आप आय विवरण पर जाते हैं , तो आप राजस्व, व्यय और लागत के बारे में जानेंगे।
राजस्व सभी आय है जो किसी व्यवसाय को अपने उत्पादों या सेवाओं को बेचने में प्राप्त होता है। लागत, जिसे बेची गई वस्तुओं की लागत भी कहा जाता है, वह वह पैसा है जो व्यवसाय अपने ग्राहकों को बेचने वाले सामान या सेवाओं को खरीदने या निर्माण करने के लिए खर्च करता है। खरीदार खाते खरीदे गए सामान ट्रैक करता है। व्यय वह धन है जो उस कंपनी को चलाने के लिए खर्च किया जाता है जो विशेष रूप से बेचे जाने वाले उत्पाद या सेवा से संबंधित नहीं है। व्यय खाते का एक उदाहरण वेतन और मजदूरी है।
एक बुककीपर उन खातों की पहचान करने के लिए ज़िम्मेदार है जिनमें लेनदेन दर्ज किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि व्यवसाय किसी ग्राहक को नकद बिक्री करता है और आपका व्यवसाय डबल-एंट्री बुककीपिंग का उपयोग करता है, तो आप नकद नामक संपत्ति खाते में प्राप्त नकद रिकॉर्ड करेंगे और बिक्री बिक्री नामक राजस्व खाते में दर्ज की जाएगी। नकद बिक्री के लिए एक बहीखाता प्रविष्टि का एक और उदाहरण यहां दिया गया है। यह एक और चर में फेंकता है - बिक्री कर शामिल होने पर बुककीपर को क्या करना है।