अपने ईवेंट कार्यों को व्यवस्थित करने और स्वचालित करने के लिए उपकरण
अधिक से अधिक ईवेंट प्लानर्स इवेंट मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर रहे हैं। आप सोच रहे होंगे कि चर्चा क्या है और यह आपके ईवेंट प्लानिंग व्यवसाय के लिए समझ में आता है या नहीं। इसलिए चलिए इस अवस्था में कटौती करते हैं कि आप यह तय करने में मदद कर सकते हैं कि इवेंट मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर आपके लिए काम कर सकता है या नहीं।
क्या आपको इवेंट मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर चाहिए?
नहीं, आपको एक सफल कार्यक्रम नियोजन व्यवसाय चलाने के लिए ईवेंट प्रबंधन सॉफ्टवेयर की आवश्यकता नहीं है ।
यदि आप एक बिंदु के बिना इस बिंदु तक एक सफल कार्यक्रम योजनाकार रहे हैं, तो आप पहले से ही उस प्रश्न का उत्तर जानते थे। क्या यह आपके जीवन को आसान बना सकता है और आपकी घटनाएं और अधिक सफल हो सकती हैं? शायद। यह सब आपकी विशिष्ट जरूरतों और विशेष घटना प्रबंधन सॉफ्टवेयर पर निर्भर करता है।
इवेंट मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर की विशेषताएं
घटना प्रबंधन सॉफ्टवेयर सम्मेलन, गैर-लाभकारी घटनाओं और प्रदर्शनों सहित लगभग हर प्रकार की घटना नियोजन के लिए मौजूद है। और घटना नियोजन प्रक्रिया के आयोजन और प्रबंधन के लिए उपलब्ध उपकरणों की एक बहुत लंबी सूची है। सुविधाओं में परियोजना प्रबंधन, फ़ाइल साझाकरण, स्वचालित पंजीकरण, अनुबंधों और प्रस्तावों की ट्रैकिंग, और कई कार्यक्रमों का प्रबंधन शामिल है। कुछ नाम देने के लिए टिकट, प्रबंधन कक्ष ब्लॉक और सामाजिक प्रचार के लिए भी उपकरण हैं।
इतनी व्यापक पेशकश के साथ, थोड़ा सा शोध करना और यह पता लगाना महत्वपूर्ण है कि प्रत्येक पैकेज क्या प्रदान करता है।
आखिरकार, इवेंट मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर कितना अच्छा है जिसमें आपके पास अधिक कुशल होने के लिए आवश्यक टूल शामिल नहीं हैं? समाधान उपकरण केवल तभी काम करते हैं जब वे हल करने के लिए आवश्यक समस्याओं का समाधान प्रदान करते हैं। जो कि मुझे मेरे अगले बिंदु पर ले आता है।
एक सूची बनाना
अपने कार्यक्रम नियोजन व्यवसाय पर नज़र डालें। नियोजन प्रक्रिया के हिस्से के रूप में आप नियमित रूप से क्या कार्य पूरा करते हैं?
इन वस्तुओं की एक सूची बनाएं, जो किसी भी पहले से स्वचालित हैं। जब आपकी सूची पूरी हो जाती है, तो उन कार्यों को अलग करें जो सबसे चुनौतीपूर्ण, समय लेने वाली या महंगी हैं। ये आपकी प्राथमिकताओं हैं - आपको इवेंट मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर ढूंढना होगा जो इन समस्याओं के समाधान प्रदान करता है। एक घटना प्रबंधन सॉफ्टवेयर या किसी अन्य की सुविधाओं की लंबी सूची के ग्लैमर द्वारा खींचा जाने के लिए यह आकर्षक है। लेकिन घंटी और सीटी बेकार हैं अगर वे आपके कार्यक्रम नियोजन व्यवसाय में आपकी सहायता नहीं कर रहे हैं।
अधिकतम करें जो आपके पास पहले से है
आपके पास पहले से कौन सी तकनीक है? क्या आप इसकी क्षमताओं को अनुकूलित कर रहे हैं? सदस्यता प्रबंधन सॉफ्टवेयर और संपर्क प्रबंधन प्रणालियों में अक्सर ईवेंट प्लानिंग सुविधाएं होती हैं जो आपको पंजीकरण, ऑनलाइन भुगतान स्वचालित करने और पुष्टिकरण नोटिस उत्पन्न करने में सक्षम बनाती हैं। एक पूरी नई प्रणाली में जाने से पहले, अपने मौजूदा सिस्टम के साथ उपलब्ध सुविधाओं की एक सूची लें।
खरीदारी शुरू करो
अब जब आपके पास ईवेंट प्लानिंग टूल की एक सूची है, तो आप खरीदारी करने का समय है। अपनी सूची से मेल खाने वाले टूल के साथ ईवेंट प्लानिंग सॉफ़्टवेयर खोजने के लिए फ़िल्टर की गई खोजों का उपयोग करके वहां मौजूद विकल्पों को देखें। उन लोगों के साथ शुरू करें जो पहले से ही आपके मौजूदा प्रौद्योगिकी मंच में शामिल हो सकते हैं।
फिर उन्हें एक टेस्ट रन दें। कुछ सॉफ्टवेयर अनिश्चित काल तक नि: शुल्क है; अन्य मुफ्त परीक्षण अवधि प्रदान करते हैं। विभिन्न अवसरों के साथ प्रयोग करने के लिए इस अवसर का लाभ उठाएं ताकि यह देखने के लिए कि वे जो खोज रहे हैं उसके लिए वे उपयुक्त हैं या नहीं।
चारों ओर से पूछो
अन्य कार्यक्रम योजनाकारों से बात करें और पता लगाएं कि वे किस घटना नियोजन सॉफ्टवेयर का उपयोग करते हैं और क्यों। किसी उत्पाद या सेवा के साथ किसी और का पहला अनुभव अनमोल है। यह आपको समय और पैसा बचा सकता है। बेहतर अभी तक, एक ईवेंट प्रबंधन सॉफ्टवेयर के लिए उनकी सिफारिश जो वास्तव में उनके लिए काम करती है, आपको लंबी अवधि में और भी अधिक समय और धन बचा सकती है। इवेंट मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर की बात आती है जब कोई "एक आकार सभी फिट बैठता है"; यह आपके व्यवसाय की ज़रूरतों और आपकी निजी प्राथमिकता के आधार पर एक व्यक्तिगत पसंद है।