सामान्य गलतियाँ वकील ईमेल भेजते हैं

वकीलों, हर किसी की तरह, गलतियां करते हैं कि वे ईमेल का उपयोग कैसे करते हैं। कुछ ईमेल गलतियाँ डरावनी कहानियां बन जाती हैं, जबकि अन्य सिर्फ शर्मनाक हैं। निम्नलिखित नौ सामान्य गलतियां हैं जो वकीलों लिखते और ईमेल भेजते समय करते हैं।

के डेस्क से भेजा गया (नाम डालें)

समय-समय पर मुझे एक वकील से एक ईमेल प्राप्त होगा जो उसकी मेज के नाम पर एक ईमेल भेजता है। ईमेल के उस दृष्टिकोण के साथ यहां कुछ समस्याएं दी गई हैं।

सबसे पहले, अधिकांश ईमेल सिस्टम का इनबॉक्स डिस्प्ले इंडेक्स लंबे समय तक एक नाम प्रदर्शित नहीं करेगा। अधिकांश लोगों को केवल "डेस्क से", और शायद व्यक्ति के पहले नाम के कुछ पत्रों का कुछ हिस्सा दिखाई देगा। सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि यह मूर्खतापूर्ण और थोड़ा विचित्र लगता है। एक डेस्क ईमेल नहीं भेजता है। यदि कोई वकील एक ईमेल भेजने जा रहा है, तो यह उसके नाम पर होना चाहिए।

फैंसी प्रभाव

कुछ वकीलों अपने ईमेल की उपस्थिति के साथ रचनात्मक होना पसंद करते हैं। दूसरे दिन मैंने एक वकील के हस्ताक्षर ब्लॉक को देखा और एक पल के लिए मैंने सोचा कि मुझे दृष्टि की समस्याएं थीं। बाहर निकलता है कि धुंधले अक्षरों जानबूझकर थे। विशेष प्रभाव मनोरंजक लग सकते हैं, लेकिन कुछ भी जो शब्दों को पढ़ने में कठोर बनाता है वह एक बुरा विचार है। विशेष रूप से अगर पढ़ने के लिए मुश्किल है वकील का नाम और ईमेल पता है।

पत्रों पर विशेष प्रभावों से भी बदतर यह है कि वकील आर्टवर्क या फैंसी ग्राफिक्स के साथ अपने ईमेल को अव्यवस्थित करते हैं। इससे संदेश डाउनलोड करने में धीमा हो जाता है, खोलने में धीमा होता है, और पढ़ने में परेशानी होती है।

ईमेल का लक्ष्य सूचना को संवाद करना है, कलात्मक कौशल नहीं। इसे सरल रखें।

कोई हस्ताक्षर ब्लॉक नहीं

अधिकांश ईमेल सिस्टम में स्वचालित हस्ताक्षर ब्लॉक सेट करना मुश्किल नहीं है। इसे जटिल नहीं होना चाहिए, और राय अलग-अलग होती है कि हस्ताक्षर ब्लॉक में कितनी जानकारी शामिल है। कुछ वकील अपने ईमेल फूटर को मिनी-विज्ञापनों में बदल देते हैं जो हर ईमेल में जाते हैं, जबकि अन्य सिर्फ उनके नाम और ईमेल पते या फोन नंबर के साथ बहुत कम दृष्टिकोण लेते हैं।

अधिकांश फ़ूटर के नीचे किसी प्रकार की गोपनीयता सूचना या कानूनी अस्वीकरण डालते हैं। ये सभी ईमेल हस्ताक्षर ब्लॉक के स्वीकार्य उपयोग हैं। स्वीकार्य नहीं है कि उन ईमेल को भेजना जो प्रेषक की पहचान नहीं करते हैं। ईमेल के प्राप्तकर्ता को यह अनुमान लगाने की ज़रूरत नहीं है कि ईमेल किसने भेजा था। वकीलों को उनके द्वारा भेजे जाने वाले प्रत्येक संचार में स्वयं को स्पष्ट रूप से पहचानना चाहिए, और यदि वकील स्मार्ट है तो ईमेल में गोपनीयता सूचना भी शामिल होगी।

गुस्सा होने पर ईमेल लिखना

लोगों को पत्र भेजने की पुरानी प्रणाली के लाभों में से एक यह था कि जब एक पत्र लिखा जाएगा और जब यह वास्तव में प्राप्तकर्ता के पास जाएगा तो एक अंतर्निहित "शीतलन बंद अवधि" थी। अगर वकील ने खुद को पत्र लिखा, तो डाकघर जाने से पहले कई घंटों तक टेबल पर बैठने की संभावना होगी। अगर यह तय किया गया था, जब तक सचिव ने इसे लिखना समाप्त कर दिया था तो वकील ने उस पर कब्जा कर लिया होगा जो उसे पहले स्थान पर इतना गुस्से में डाल देता था।

यह सुरक्षा ईमेल में मौजूद नहीं है। एक ईमेल के साथ, वकील क्रोध को ट्रिगर करने के कुछ सेकंड के भीतर एक क्रोधित मिसाइव को आग लग सकता है। 99.99% समय यह एक बुरा विचार होगा। क्रोध से प्रेरित होने पर कोई भी स्पष्ट नहीं सोचता है। कुछ और करो, और बाद में अपमानजनक मुद्दे पर वापस आओ जब कुछ गुस्से में विलुप्त हो गया।

यह ग्राहकों, दोस्तों और पैसे को रखने या खोने के बीच अंतर बना सकता है।

समय पर प्रतिक्रिया नहीं दे रहा है

कुछ वकील महसूस करते हैं कि व्यापार पत्राचार का जवाब देने के लिए पुराना "5-दिन का नियम" ईमेल पर भी लागू होता है। यह नहीं है इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि यह कितना असुविधाजनक हो सकता है, वास्तविकता यह है कि लोग मेल के माध्यम से भेजे गए पत्र से मेल खाने के मुकाबले ईमेल को तेजी से प्रतिक्रिया देते हैं। यदि कोई ग्राहक या कोई अन्य वकील ईमेल भेजता है, तो संभवतः 24 घंटे के भीतर जवाब देने का प्रयास करें। यदि यह एक जटिल मामला है जिसे इस समय उचित ध्यान नहीं दिया जा सकता है, कम से कम एक पावती भेजें और व्यक्ति को जवाब दें कि प्रतिक्रिया कब प्राप्त करें। अधिकतर ग्राहक एक दोस्ताना संदेश की सराहना करेंगे जो कहता है कि ईमेल प्राप्त हुआ था और निकट भविष्य में इसका जवाब दिया जाएगा। मौन के मुकाबले, ग्राहक को यह अनुमान लगाने के लिए छोड़ दिया गया है कि क्या वकील को ईमेल भी मिला है, चाहे कोई प्रतिक्रिया हो, या क्या ग्राहक की चिंताओं को नजरअंदाज कर दिया जा रहा है या नहीं।

क्षेत्र में गलत प्राप्तकर्ता

ईमेल सिस्टम पर स्वत: पूर्ण कार्य के बारे में महान चीजों में से एक यह है कि यह वकीलों को अपने ग्राहकों या सहकर्मियों के ईमेल पते को और अधिक तेज़ी से ढूंढने देता है। स्वत: पूर्ण कार्य के जोखिमों में से एक यह है कि एक वकील जो सावधान नहीं है, वह गलत व्यक्ति को ईमेल भेज सकता है। कुछ मामलों में, यह मामूली शर्मिंदगी से अधिक नहीं हो सकता है, लेकिन कुछ मामलों में, यह पेशेवर लापरवाही की मात्रा हो सकता है। वकील का विरोध करने या किसी अन्य ग्राहक को गलती से गोपनीय ग्राहक संचार ई-मेल न करें।

"सभी को उत्तर दें" विकल्प का उपयोग करना।

विपक्षी वकील एक प्रस्ताव के साथ आपको एक ईमेल भेजता है या किसी मुद्दे पर अपनी स्थिति का दावा करता है। इस मामले में शामिल होने के मामले में आप अपनी फर्म में अन्य वकील को ईमेल अग्रेषित करते हैं। जल्द ही "सभी को उत्तर दें" बटन का उदारतापूर्वक उपयोग किया जा रहा है, कोई भी यह नहीं देखता कि विरोधी वकील आपकी फर्म में आंतरिक चर्चा पर प्रतिलिपि बना रहा है। हो जाता है। यदि आप चर्चा के लिए एक ईमेल अग्रेषित करना चाहते हैं, तो इसे अग्रेषित करने से पहले प्रेषक की जानकारी को हटा दें। और, जब भी उस उत्तर का उपयोग कर सभी विकल्प का उपयोग करते हैं, तो भेजने से पहले प्राप्तकर्ता सूची में प्रत्येक ईमेल पता की जांच करें।

8. मैला विषय पंक्तियों। याद रखें कि ईमेल में किसी अन्य वकील को भेजी गई किसी भी चीज़ को किसी और को अग्रेषित किया जा सकता है। "मेरे बेवकूफ ग्राहक" या "बेवकूफ न्यायाधीश के आदेश" जैसी विषय पंक्तियों का उपयोग करने से पहले दो बार सोचें। कोई नहीं जानता कि उस ईमेल की एक प्रति कहां भूमि हो सकती है। साथ ही, विषय पंक्तियों को खाली न छोड़ें, क्योंकि इससे कोई अन्य वकील नोटिस नहीं कर सकता है कि आपके मामले के बारे में एक ईमेल है। "पार्कसन केस" या "स्मिथ प्रस्तावित समझौते" की एक साधारण विषय पंक्ति या ईमेल की सामग्री के लिए जो भी शीर्षक प्रासंगिक है, वह सबसे अच्छा काम करता है।

और जबकि "बेवकूफ ग्राहक" ईमेल की सामग्री का सबसे सटीक वर्णन हो सकता है, यह विषय पंक्ति के लिए एक खराब विकल्प है।

9. अपना स्वर देखें - और किसी और के गलत तरीके से भ्रमित न करें। जब लोग एक-दूसरे से आमने-सामने बात करते हैं, चेहरे के संकेत और मुखर स्वर आमतौर पर व्यक्ति के इरादे को स्पष्ट करते हैं। टेलीफोन कॉल पर, एक व्यक्ति की आवाज़ आमतौर पर यह बताने में सक्षम होती है कि कोई व्यक्ति व्यंग्यात्मक, मजाक कर रहा है या गंभीर है। लेकिन ईमेल में, किसी व्यक्ति के इरादे को पूरी तरह गलत तरीके से मिटाना खतरनाक रूप से आसान है। एक व्यक्ति द्वारा ईमेल में बयानों में किसी अन्य व्यक्ति के इरादे को गलत तरीके से मिटाने से कई मित्रताएं क्षतिग्रस्त हो गई हैं। और वकीलों के साथ पहले से ही एक दूसरे के साथ बहस करने के लिए इस्तेमाल किया जाता है, एक वकील के लिए यह समझना आसान होता है कि दूसरा व्यक्ति शत्रुतापूर्ण या कठोर है।

जैसा कि "क्रोधित होने पर ईमेल लिखने" के तहत चर्चा की गई है, उस झटके के ईमेल को प्रतिक्रिया भेजने से पहले कुछ मिनट लगें।

एक घंटे के उत्तीर्ण होने के बाद, आप महसूस कर सकते हैं कि आप इसे पहले स्थान पर पूरी तरह से गलत तरीके से पढ़ते हैं। ईमेल में किए गए बयानों के लिए बाल-ट्रिगर प्रतिक्रिया नहीं है, और जब तक यह संभव हो, प्रेषक के पास एक अलग इरादा दिखाई देने पर विचार करने तक प्रतिक्रिया को बंद न करें। अगर ऐसा लगता है कि एक बयान एक से अधिक तरीकों से पढ़ा जा सकता है, और उन तरीकों में से एक गैर-आक्रामक है, तो प्रेषक को घातक ईमेल मिसाइव के साथ अपने सिर को काटने से पहले संदेह का लाभ देने का प्रयास करें।

क्या अन्य वकील ईमेल गलतियां हैं जिन्हें शीर्ष 10 सूची बनाना चाहिए था? फोरम में इसके बारे में हमें बताएं।