आप कभी भी बहुत अच्छा या अक्सर धन्यवाद नहीं कह सकते हैं
दाता को धन्यवाद देना एक लेनदेन समाप्त होता है लेकिन भविष्य के समर्थन और गहन सगाई के लिए एक पुल बनाता है। यह अच्छी तरह से करें, और आप भावी धन उगाहने की सफलता के रास्ते पर हैं।
यहां आपको धन्यवाद पत्र देने के लिए दस युक्तियां दी गई हैं।
01 - इसे तेजी से मेल में प्राप्त करें
वहां पत्र प्राप्त करने से आपके दान का नाम दाता के दिमाग में चिपक जाएगा, उसे आश्वस्त करें कि आपको दान प्राप्त हुआ है, और उसे अपनी दक्षता और विचारशीलता से प्रभावित करें।
यहां तक कि ऑनलाइन दाताओं को भी आपको धन्यवाद पत्र प्राप्त होना चाहिए, लेकिन यह महंगा है, और कई गैर-लाभकारी जितना संभव हो सके ऑनलाइन जा रहे हैं। उस स्थिति में, सुनिश्चित करें कि आपके ऑनलाइन दाता को अभी ईमेल की रसीद नहीं मिली है। ईमेल को वैयक्तिकृत करने के लिए समय निकालें धन्यवाद और इसे यादगार में बदल दें
ईमेल किए गए धन्यवाद पत्रों के लिए सर्वोत्तम प्रथाओं पर ब्रश करें। पूर्ण ईमेल बॉक्स में, आपका धन्यवाद पत्र अनजान हो सकता है, इसलिए अपनी विषय पंक्ति पर ध्यान दें और सुनिश्चित करें कि "से" रेखा स्पष्ट रूप से आपके संगठन की पहचान करती है।
ईमेल द्वारा दाता को धन्यवाद देने में कई बाधाएं हैं जिन्हें आप भूल सकते हैं। इसे स्पैम फ़ोल्डर से बाहर रहना है, दाता का ध्यान आकर्षित करना है, और संदेश खोलने में उसे लुभाना है। ईमेल की आसानी और अपेक्षाकृत कम लागत को कम न करें, जिससे आप इसकी कमियों को अंधा कर सकें।
02 - इसे व्यक्तिगत बनाएं
एक धन उगाहने वाले पत्र के लिए क्या काम करता है धन्यवाद पत्र के लिए भी काम करता है। उदाहरण के लिए, व्यक्तिगत सर्वनामों का उपयोग करें, जैसे कि "आप," "हम," और "I."
दाता के बारे में जानकारी शामिल करें, जैसे कि वे कितने समय तक दाता रहे हैं, या आप उन्हें अंतिम घटना में देखकर आनंद ले रहे थे। शायद दाता को एक पुरस्कार मिला है या पदोन्नति प्राप्त हुई है। अपने पत्र में इसके बारे में कुछ जोड़ने के लिए स्वतंत्र महसूस करें।
निजीकरण के इस स्तर की बात आती है जब एक अच्छा दाता रिकॉर्ड सिस्टम आपका सबसे अच्छा दोस्त होगा। अधिकांश प्रणालियों, यहां तक कि कम लागत वाली, आपके दाताओं के बारे में वर्तमान जानकारी को पकड़ने की क्षमता रखते हैं।
आखिरकार कब दिया? क्या उन्होंने स्वयंसेवा किया है? पिछली बार जब दाता आपके संगठन से संपर्क कर रहा था और उस बातचीत की प्रकृति क्या थी?
यदि यह पहली बार दाता है, तो एक स्वागत पैकेज भेजें, और दाता को न्यूज़लेटर और घोषणाओं के लिए सदस्यता लेने के लिए आमंत्रित करें।
यदि लंबे समय तक दाता का धन्यवाद करते हैं, औपचारिक पत्र के बजाय हस्तलिखित नोट पर विचार करें, या धन्यवाद कहने का एक और रचनात्मक तरीका ।
03 - इसे अभियान विषयों के साथ समन्वयित करें
जब आप अपनी धन उगाहने वाली सामग्री लिखते हैं तो धन्यवाद पत्र के लिए एक टेम्पलेट ड्राफ्ट करें। अपने अभियान पैकेज के हिस्से के रूप में इसके बारे में सोचें। यदि दान कुछ अन्य उत्तेजनाओं के जवाब में है ... शायद आपके द्वारा आयोजित एक कार्यक्रम ... उस घटना को पत्र से संबंधित करें।
अपील में वापस पूर्ण सर्कल आ रहा है दाता के दिमाग में आपके संगठन के नाम की चिपचिपापन में सुधार करता है। यह दाता को भी आश्वस्त करता है।
यदि दान किसी विशेष ईमेल अपील के जवाब में है, तो विशेष रूप से उन दाताओं के लिए अपनी वेबसाइट पर पोस्ट-दान लैंडिंग पृष्ठ विकसित करें।
जेनेरिक बाहर है। दाता ने जो देखा वह उसे विशिष्टता देने के लिए मजबूर करता है। उदाहरण के लिए, यदि एक दाता भूकंप के पीड़ितों की मदद करने के लिए दान किया गया है, तो सुनिश्चित करें कि आपका धन्यवाद उस स्थिति को संदर्भित करता है।
04 - दाताओं को परिणामों से जोड़ने के लिए कहानियों का उपयोग करें
अपने दाता को उन कहानियों का नायक बनाओ। उसने उस कहानी को संभव बनाया है। अपने दान को पूरा करने वाली अच्छी चीजों के बारे में कहानियों की एक सूची रखें। फिर उन कहानियों का उपयोग करके प्रतिलिपि के ब्लॉक सेट करें और उन्हें अपने धन्यवाद पत्रों में उपयुक्त के रूप में छोड़ दें।
कहानियों को बार-बार बदलना आपके अक्षरों को ताजा रखेगा और उनमें से प्रत्येक को पूरी तरह से नया बनाने के बिना कई अक्षरों को भेजना आसान बना देगा।
यहां तक कि यदि आप संवेदनशील परिस्थितियों में रहने वाले लोगों की सेवा करते हैं और आपको उनकी पहचान की रक्षा करने की आवश्यकता है, तो उनकी गोपनीयता को समझौता किए बिना अपनी कहानियों को बताने के तरीके हैं।
05 - एक असली व्यक्ति अपने अक्षरों पर हस्ताक्षर करें
06 - एक व्यक्तिगत, हाथ से लिखित नोट जोड़ें
एक हालिया घटना का उल्लेख करते हुए कि दाता ने भाग लिया, दोनों एक सुखद अनुभव के दाता को याद दिलाएंगे और नोट को प्रामाणिकता जोड़ देंगे। स्वयंसेवकों के साथ एक नोट-लेखन पार्टी होने पर विचार करें जो पत्रों पर नोट्स लिख सकते हैं या हस्तलिखित संदेशों के साथ पोस्ट-नोट्स संलग्न कर सकते हैं।
07 - एक उत्तर लिफाफा शामिल करें
कई दाताओं इन लिफाफे को रखते हैं और बाद में उपहार के लिए उनका उपयोग करते हैं ... या यहां तक कि तुरंत। फंडराइजिंग फंडामेंटल के एंड्रयू ओल्सन धन्यवाद पत्रों में उत्तर लिफाफे सहित उत्साहित हैं। उन्होंने दानदाताओं को पाया है जो नए दाताओं के लिए इस रणनीति का उपयोग करते हैं, "दूसरी उपहार रूपांतरण दर जो उन संगठनों की तुलना में 8% -12% अधिक से कहीं अधिक हैं, जिनमें उन्हें शामिल नहीं किया गया है।"
08 - टैक्स रसीद के रूप में पत्र का प्रयोग करें
धन्यवाद पत्र आज आम तौर पर एक दानदाता देता है, चाहे ऑनलाइन, चेक करके या मासिक देने के माध्यम से उचित प्रकटीकरण शामिल करता है।
यह अच्छी प्रथा है कि अगले वर्ष की शुरुआत में साल के लिए देने का सारांश प्रदान किया जाए, केवल उस समय जब दाता आम तौर पर कर रिटर्न तैयार कर रहे हों। बस याद रखें कि एक रसीद धन्यवाद नहीं है । रसीद पत्र का एक मामूली हिस्सा होना चाहिए।
09 - अधिक भागीदारी आमंत्रित करें
आज की दुनिया में जहां आप दुनिया भर के लोगों से दान मांग रहे हों, सोशल मीडिया के माध्यम से जुड़ाव प्राप्त किया जा सकता है। अपने दाता को फेसबुक और ट्विटर या आपके द्वारा भाग लेने वाले किसी भी अन्य सामाजिक नेटवर्क पर अपने संगठन का पालन करने के लिए प्रोत्साहित करें।
चूंकि मेल किए गए पत्र में कोई हाइपरलिंक नहीं है, इसलिए अपना वेबसाइट पता दें और फिर सुनिश्चित करें कि आपके सोशल मीडिया बटन ढूंढना आसान है।
वेबसाइट पर जाने के लिए एक स्पष्ट निमंत्रण शामिल करें और उन बटनों पर क्लिक करें और अपने ईमेल न्यूजलेटर या अन्य संचार के लिए साइन अप करें। सोशल मीडिया आइकन आपके चैरिटी की वेबसाइट पर सबसे महत्वपूर्ण तत्व हैं ।
10 - एक पोस्टस्क्रिप्ट जोड़ें और संपर्क जानकारी प्रदान करें
धन्यवाद पत्र के पीएस के लिए, आप जो भी प्रदान की गई कहानी को फिर से संदर्भित करना चाहते हैं ("माइकल और जेन आपके कारण सुरक्षित और खुश हैं") या वहां महत्वपूर्ण संपर्क जानकारी डालें।
दाताओं के पास संगठन में किसी का नाम, टेलीफोन नंबर और ईमेल पता होना चाहिए कि वे प्रश्नों से संपर्क कर सकें। ग्राहक सेवा व्यवसायों के लिए गैर-लाभकारी संस्थाओं के लिए उतनी ही महत्वपूर्ण है, इसलिए दाता को वास्तविक व्यक्ति को ढूंढना आसान हो सकता है, चाहे उन्हें कोई समस्या हो।