लेखा परीक्षा निर्धारित करना
आपके कर्मचारी के मुआवजे की बीमाकर्ता की अवधि समाप्त होने के तुरंत बाद आपके कर्मचारी के मुआवजे बीमाकर्ता ऑडिट प्रक्रिया शुरू कर देंगे।
आपको अपने बीमाकर्ता से एक पत्र प्राप्त हो सकता है या आपके ऑडिट करने के लिए निर्दिष्ट व्यक्ति से एक फोन कॉल प्राप्त हो सकता है। आपके असाइन किए गए ऑडिटर को आपके लिए सुविधाजनक समय पर ऑडिट शेड्यूल करना चाहिए। तारीख भविष्य में काफी दूर होनी चाहिए कि आपके पास ऑडिटर की जानकारी एकत्र करने के लिए पर्याप्त समय होगा। ऑडिटर से आपको उस डेटा का सारांश प्रदान करने के लिए कहें जिसे उसे ऑडिट करने की आवश्यकता होगी।
ध्यान दें कि आपका असाइन किया गया लेखा परीक्षक बीमाकर्ता का कर्मचारी हो सकता है या नहीं। कुछ बीमाकर्ता अपने घर के कर्मचारियों के साथ एक इन-हाउस ऑडिट विभाग बनाए रखते हैं। अन्य ऑडिट फ़ंक्शन को एक स्वतंत्र ऑडिटिंग फर्म को आउटसोर्स करते हैं। प्रक्रिया वही होनी चाहिए चाहे लेखा परीक्षक या ठेकेदार के कर्मचारी द्वारा लेखा परीक्षा की जाती है।
रिकॉर्ड्स आपको आवश्यकता होगी
लेखा परीक्षक को लेखापरीक्षित नीति द्वारा कवर की गई समयावधि के लिए विभिन्न वित्तीय जानकारी की आवश्यकता होगी। यहां दी गई जानकारी का प्रकार यहां दिया जा सकता है:
- लेखांकन खाताधारक
- कर रूप, विशेष रूप से 941 और 9 44 रूपये, नियोक्ता संघीय कर रिटर्न (क्रमशः त्रैमासिक और वार्षिक)
- नकद वितरण के रिकॉर्ड्स
- स्वतंत्र ठेकेदारों द्वारा प्रदान की जाने वाली सेवाओं के लिए भुगतान। लेखा परीक्षक को यह सत्यापित करने की आवश्यकता होगी कि ये कर्मचारी आपके कर्मचारी नहीं हैं।
- उपसंविदाकारों द्वारा प्रदान की जाने वाली सेवाओं के लिए भुगतान
- आपके द्वारा किराए पर रखे गए प्रत्येक उप-संयोजक के लिए बीमा प्रमाणपत्र
- डब्ल्यू -2 और 10 99 रूपों
- प्रत्येक कार्यकर्ता के लिए नौकरी विवरण। सुनिश्चित करें कि यह कार्यकर्ता के कर्तव्यों का सही वर्णन करता है।
- आपके व्यापार संचालन का विवरण
- पॉलिसी की अवधि के लिए पेरोल रिकॉर्ड। लेखा परीक्षक को प्रत्येक कर्मचारी (वेतन, बोनस इत्यादि) को प्रदान किए गए वेतन के सभी स्रोतों को सत्यापित करने की आवश्यकता होगी।
- पॉलिसी के तहत शामिल कार्यकारी अधिकारियों, भागीदारों, एकमात्र मालिकों आदि पर लागू पेरोल सीमाएं
- आपका अनुभव रेटिंग वर्कशीट
एक बार जब आप आवश्यक डेटा एकत्र कर लेते हैं, तो आपको इसे व्यवस्थित करने की आवश्यकता होगी। अपने सभी पेरोल रिकॉर्ड (जैसे डब्ल्यू -2 फॉर्म, पे स्टब्स, और ओवरटाइम रिकॉर्ड्स) को एक साथ रखें ताकि जानकारी आसानी से पहुंच योग्य हो। इसी प्रकार, एक ही स्थान पर भुगतान राशि और बीमा प्रमाणपत्र सहित उप-संयोजकों से संबंधित सभी जानकारी रखें। ऑडिट को आसान और तेज़ बनाने के लिए आपके प्रयासों का भुगतान किया जाएगा।
पेरोल में क्या शामिल है?
आपके कर्मचारी के मुआवजे प्रीमियम की गणना आपके पेरोल की दर के गुणा को गुणा करके और फिर 100 से परिणाम विभाजित करके की जाती है । एनसीसीआई और अधिकांश राज्य श्रमिकों के मुआवजे के अधिकारियों ने पेरोल को पारिश्रमिक के रूप में संदर्भित किया है। इन शर्तों को अक्सर एक दूसरे के लिए उपयोग किया जाता है। दोनों का मतलब है कि आपके कर्मचारी आपके संगठन को प्रदान की जाने वाली सेवाओं का मौद्रिक मूल्य।
पारिश्रमिक में शामिल लागत कुछ हद तक राज्य से राज्य में भिन्न होती है। हालांकि, वे आम तौर पर निम्नलिखित शामिल हैं:
- रेट्रोएक्टिव वेतन और मजदूरी सहित सकल वेतन और मजदूरी
- आयोगों। इसमें एक कर्मचारी द्वारा प्राप्त कुल कमीशन और कमीशन के खिलाफ कोई भी ड्रॉ शामिल है।
- स्टॉक बोनस योजनाओं सहित बोनस
- अवकाश, अवकाश और बीमार वेतन
- अतिरिक्त कार्य का भुगतान। कुछ राज्यों में, पारिश्रमिक में ओवरटाइम को सीधे समय दर पर गणना की जाती है। उदाहरण के लिए, मान लीजिए कि एक कर्मचारी की सामान्य प्रति घंटा दर $ 20 प्रति घंटा है। अगर कार्यकर्ता को ओवरटाइम के 20 घंटे के लिए $ 600 का भुगतान किया गया था, तो आप ओवरटाइम वेतन का केवल $ 400 शामिल करेंगे।
- आपके द्वारा किए गए भुगतान जो अन्यथा सामाजिक सुरक्षा, चिकित्सा या पेंशन योजना के लिए कानून द्वारा आवश्यक कर्मचारियों के वेतन से रोक दिए गए हैं
- समय के अलावा काम के आधार पर श्रमिकों को भुगतान। उदाहरण टुकड़े, लाभ साझाकरण या प्रोत्साहन योजनाएं हैं।
- हाथ उपकरण या हाथ से आयोजित बिजली उपकरण के लिए भुगतान या भत्ते जो कर्मचारी अपनी नौकरी करने के लिए उपयोग करते हैं
- किसी कर्मचारी को प्रदान किए गए अपार्टमेंट या घर का किराया मूल्य। इसके अलावा, एक कर्मचारी द्वारा उसके वेतन के हिस्से के रूप में प्राप्त अन्य आवास और भोजन का मूल्य
- सेवानिवृत्ति, कैफेटेरिया, या बचत योजनाओं के लिए श्रमिकों के सकल वेतन से कटौती की गई भुगतान
- असुरक्षित उप-ठेकेदारों के कर्मचारियों के लिए पेरोल (नीचे टिप्पणियां देखें)
पेरोल से क्या बाहर रखा गया है?
रेटिंग श्रमिक मुआवजे बीमा के उद्देश्य के लिए पेरोल की गणना के दौरान कई लागतें आम तौर पर बहिष्कृत की जाती हैं। हालांकि ये राज्य द्वारा भिन्न होते हैं, वे अक्सर निम्नलिखित शामिल करते हैं:
- कर्मचारियों द्वारा प्राप्त युक्तियाँ और अन्य gratuities
- सेवरेंस वेतन (समय के अलावा काम किया)
- नियोक्ता से खरीदे गए सामानों पर छूट
- प्रतिपूर्ति व्यापार खर्च
- सक्रिय सैन्य कर्तव्य के लिए भुगतान करें
- समान भत्ते
वर्गीकरण
लेखा परीक्षक के प्राथमिक कार्यों में से एक यह सुनिश्चित करना है कि बीमित व्यक्ति को उचित रूप से वर्गीकृत किया जाए। श्रमिक मुआवजे वर्गीकरण प्रणाली व्यवसायों को वर्गीकृत करने के लिए डिज़ाइन की गई हैं , व्यक्तिगत कर्मचारियों के नहीं। ऑडिटर यह निर्धारित करने के लिए आपकी कंपनी के संचालन की समीक्षा करेगा कि आपकी पॉलिसी पर सूचीबद्ध मूल वर्गीकरण सही है या नहीं।
मूल वर्गीकरण वह वर्गीकरण है जो आपके समग्र व्यवसाय का सबसे अच्छा वर्णन करता है। यह अक्सर शासीकरण वर्गीकरण के समान होता है (वर्गीकरण सबसे अधिक वेतनमान असाइन किया जाता है)। उदाहरण के लिए, मान लें कि आप मशीन की दुकान संचालित करते हैं। आपके कुछ कर्मचारी lathes के साथ काम करते हैं जबकि अन्य ड्रिल प्रेस या मुद्रांकन मशीनों का संचालन करते हैं। आपके कर्मचारियों द्वारा की गई विशिष्ट गतिविधियां कार्यकर्ता से कार्यकर्ता में भिन्न हो सकती हैं। फिर भी, वे सभी आपके मूल वर्गीकरण, मशीन शॉप फिट बैठते हैं।
कुछ कर्मचारी ऐसे कार्य कर सकते हैं जिनके लिए अलग वर्गीकरण की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, आपकी मशीन की दुकान एक लिपिक कार्यकर्ता को रोजगार देती है जो अन्य कार्यकर्ताओं से दूर एक संलग्न कार्यालय में अपना काम करती है। इस कर्मचारी को मशीन शॉप की बजाय वर्गीकरण क्लर्किकल ऑफिस कर्मचारी को वर्गीकृत किया जाएगा।
श्रमिक मुआवजे वर्गीकरण प्रणाली बेहद जटिल हैं। आपका ऑडिटर आपके व्यवसाय को ऐसे तरीके से पुन: वर्गीकृत कर सकता है जिसे आप समझ में नहीं आते हैं या जो आपको समझ में नहीं आता है। इस घटना में, एक स्पष्टीकरण के लिए लेखा परीक्षक से पूछें। यदि आप अभी भी परिवर्तनों के बारे में उलझन में हैं, तो सहायता के लिए अपने एजेंट या ब्रोकर से पूछें।
लेखा परीक्षक के साथ बैठक
लेखापरीक्षा करने के लिए, लेखा परीक्षक को आपके साथ या आपकी फर्म के एक विश्वसनीय प्रतिनिधि से मिलना होगा। यदि आप इस कार्य को किसी और को सौंपते हैं, तो सुनिश्चित करें कि वह:
- अपने व्यापार को अच्छी तरह जानता है
- आपकी फर्म के संचालन के सभी चरणों को समझता है
- जानता है कि प्रत्येक कर्मचारी द्वारा कौन से कार्यों का प्रदर्शन किया जाता है
- आपकी कंपनी के श्रमिक मुआवजे की नीति को समझता है, जिसमें वर्गीकरण भी शामिल है
- पेरोल डेटा समेत आपकी फर्म के वित्तीय रिकॉर्ड को समझता है, ताकि वह ऑडिटर से प्रश्नों का उत्तर दे सके
लेखा परीक्षक से मुलाकात करते समय, आप या आपके डिज़ाइनर को सहकारी होना चाहिए और ऑडिटर के प्रश्नों के साथ-साथ आप भी जवाब दे सकते हैं। अनुरोध नहीं की गई जानकारी की पेशकश न करें।
कई व्यवसायों की तरह, आपकी फर्म आपके लेखांकन और पेरोल कार्यों को संभालने के लिए ऑफसाइट बुककीपिंग फर्म किराए पर ले सकती है। क्या आपके बुककीपर आपकी तरफ से लेखा परीक्षा के साथ मिलना चाहिए? जवाब न है। आपका बुककीपर ऑडिटर को वित्तीय रिकॉर्ड प्रदान कर सकता है जिसे उसे ऑडिट करने की आवश्यकता है। हालांकि, ऑडिटर को भौतिक लेखापरीक्षा करने के लिए आपके परिसर में जाना होगा।
उपअनुबंधकर्ताओं
कई राज्यों में ऐसे कानून होते हैं जो ठेकेदारों पर देयता लागू करते हैं जो असुरक्षित उप-ठेकेदारों को किराए पर लेते हैं। यदि आपका व्यवसाय ठेकेदार के रूप में कार्य करता है, तो यह कानून आपके लिए लागू होंगे, और यह अन्य लोगों के लिए उप-अनुबंध करता है।
उदाहरण के लिए, मान लीजिए कि आपकी कंपनी, एबीसी कंस्ट्रक्शन, एक उप-कंट्रोलर को पी एंड जे नलसाजी नामक एक इमारत में पाइपिंग काम करने के लिए रखती है जिसे आप नवीनीकृत कर रहे हैं। नौकरी पर पी एंड जे का एक कर्मचारी घायल हो गया है और मजदूरों के मुआवजे के दावे को दर्ज करने का प्रयास करता है। हालांकि, पी एंड जे ने श्रमिक मुआवजे कवरेज नहीं खरीदे हैं। ज्यादातर राज्यों में, घायल कर्मचारी आपके कार्यकर्ता की मुआवजे नीति के तहत लाभ प्राप्त कर सकता है।
अनिवार्य उपसंविदाकारों के कर्मचारियों को लाभ प्रदान करने के लिए बीमाकर्ताओं को कानून द्वारा आवश्यक है। इस प्रकार, आपका लेखा परीक्षक आपके कर दस्तावेजों की समीक्षा करेगा और उप-ठेकेदारों को जारी किए गए 10 99 फॉर्मों की तलाश करेगा। वह यह देखने के लिए जांच करेगा कि आपने किराए पर रखे गए प्रत्येक उप-संयोजक से बीमा प्रमाणपत्र प्राप्त किया है या नहीं। यदि आपके द्वारा किराए पर लिया गया कोई उप-संयोजक श्रमिक मुआवजे बीमा का साक्ष्य प्रदान नहीं करता है, तो लेखा परीक्षक आपको उस ठेकेदार के बीमा कवरेज के लिए अतिरिक्त प्रीमियम लेगा।
एक बीमाकृत उप-संयोजक के लिए लगाई गई दर उप-संयोजक द्वारा किए गए काम के प्रकार पर निर्भर करती है। उदाहरण के लिए, यदि उप-संयोजक छत के काम का प्रदर्शन करता है, तो लागू छत वर्गीकरण की दर का उपयोग किया जाएगा। दर उपखंडित लागत की लागत के सभी या एक हिस्से पर लागू की जाएगी। यदि उप-संयोजक को आपके द्वारा भुगतान किया गया धन केवल श्रम के लिए था, तो पूरी लागत (100 से विभाजित) प्रीमियम के आधार के रूप में उपयोग की जाएगी।
ठेकेदार बनाम उपसंविदाकार
यदि आपका व्यवसाय ठेकेदार नहीं है, तो क्या आप स्वतंत्र ठेकेदारों के कर्मचारियों द्वारा बनाए गए चोटों के लिए जिम्मेदार हैं? जवाब आम तौर पर नहीं है। ठेकेदार एक ऐसा व्यवसाय चलाता है जो आपके से स्वतंत्र है। इस प्रकार, ठेकेदार अपने घायल कर्मचारियों को श्रमिक मुआवजे के लाभ प्रदान करने के लिए ज़िम्मेदार है।
उदाहरण के लिए, मान लीजिए कि आप खुदरा स्टोर के मालिक हैं। आप अपने स्टोर में पुराने लिनोलियम फर्श को फाड़ने और इसे एक नए से बदलने के लिए एक फ़्लोरिंग ठेकेदार, एक शानदार फ़्लोरिंग किराए पर लेते हैं। आप जो परिणाम चाहते हैं उसे रेखांकित करते हैं (एक नई मंजिल) और शानदार काम करता है। एक शानदार पर्यवेक्षक फर्श श्रमिकों की देखरेख करता है। पर्यवेक्षक कार्य शेड्यूल सेट करता है और निर्देश देता है कि कर्मचारी अपना काम कैसे करते हैं। यदि आपकी नई मंजिल स्थापित करते समय एक शानदार कर्मचारी घायल हो गया है, तो शानदार (आपकी फर्म नहीं) कार्यकर्ता को उत्तरदायी होना चाहिए।
ऐसी कुछ स्थितियां हैं जहां एक स्वतंत्र ठेकेदार के कर्मचारियों को चोटों के लिए कंपनी को जिम्मेदार ठहराया जा सकता है। इस प्रकार, आपको जोर देना चाहिए कि आपके द्वारा नियुक्त सभी स्वतंत्र ठेकेदार इस सबूत प्रदान करते हैं कि उन्होंने श्रमिक मुआवजे बीमा खरीदे हैं।