अगर आपके पास इन्वेंटरी कंट्रोल समस्या है तो कैसे जानें
आपकी सूची नियंत्रण प्रक्रियाओं का परीक्षण करने के लिए कई विधियां आप उपयोग कर सकते हैं। एक तरीका है अपने ग्राहकों को हाल ही में मिस्ड शिपमेंट की समीक्षा करना। आपके पास हाथों में क्या है और जहाज के लिए उपलब्ध समझने की कमी के कारण इनमें से कोई भी मिस्ड शिपमेंट था?
उदाहरण के लिए, आपके पास भाग ए के 100 प्रत्येक हो सकते हैं और एक ग्राहक ने 100 प्रत्येक के लिए पूछा। लेकिन उन्हें अगले सप्ताह तक इसे शिप करने की आवश्यकता नहीं थी, इसलिए भाग ए के 100 प्रत्येक आपके गोदाम में बैठे थे। अगले दिन, एक अन्य ग्राहक ने भाग ए के प्रत्येक 100 को बुलाया और पूछा। आप कार्यालय से दूर थे, चालीस मिलियन अन्य चीजों का ख्याल रखते हुए एक छोटे से व्यवसाय मालिक को देखभाल करने की ज़रूरत होती है, इसलिए आपके एक अन्य कर्मचारी ने फोन किया । उस एक अन्य कर्मचारी ने चेक किया और देखा कि भाग ए में से प्रत्येक 100 बैठे और दूसरे ग्राहक को भेज दिया। अगले हफ्ते, आपको पहले भाग में भाग ए के प्रत्येक 100 को शिप करने की आवश्यकता थी, और यह वहां नहीं था।
आपके छोटे व्यवसाय में एक सूची नियंत्रण समस्या हो सकती है। यह जानना महत्वपूर्ण है कि न केवल आपके छोटे व्यवसाय के हाथ क्या हैं, लेकिन आपके पास जहाज के लिए क्या उपलब्ध है। उपर्युक्त मामले में, जबकि आपके एक कर्मचारी ने देखा कि आपके पास पार्ट ए के प्रत्येक जहाज को 100 जहाज था, उसे यह बताने के लिए कोई प्रक्रिया नहीं थी कि 100 प्रत्येक को दूसरे ग्राहक को आवंटित किया गया था।
फ़्लोर-टू-शीट ऑडिट
एक और तरीका जिसे आप अपने इन्वेंट्री नियंत्रण का परीक्षण करने के लिए उपयोग कर सकते हैं वह एक फर्श-टू-शीट ऑडिट करना है। इसका मतलब है कि आप अपने गोदाम के तल (या स्टॉक रूम, या हॉल कोठरी, या गेराज - जहां भी आपका छोटा व्यवसाय अपनी सूची रखता है) पर बाहर निकलता है और आप गिनने के लिए कुछ सामान चुनते हैं।
हम चर्चा करेंगे कि कितनी वस्तुओं को बाद में गिनना है, लेकिन जब आप समाप्त कर लेंगे, तो आप उन गणना संख्याओं को अपने सिस्टम में ले जाएं जो सूची ट्रैक करता है। यह आपका डब्लूएमएस (गोदाम प्रबंधन प्रणाली), ईआरपी / एमआरपी (उद्यम संसाधन योजना / भौतिक आवश्यकताओं की योजना), एक एक्सेल स्प्रेडशीट, एक खाता पुस्तक या संभवतः, पोस्ट-इट का ढेर हो सकता है। यदि आपके पास ऐसी कोई प्रणाली नहीं है जो आपकी सूची को ट्रैक करती है - भले ही यह केवल पोस्ट-इट का ढेर है - आपके पास एक इन्वेंट्री नियंत्रण समस्या है।
फर्श-टू-शीट ऑडिट में, फिर आप उन भौतिक गणनाओं की तुलना करें जो आपने अभी किया था, जो आपके इन्वेंट्री कंट्रोल सिस्टम के बारे में सोचते थे। फिर, आपका लक्ष्य 100% सटीकता होना चाहिए। यदि आपकी भौतिक गणना संख्याओं ने वास्तव में आपके इन्वेंट्री नियंत्रण प्रणाली के बारे में सोचा नहीं है, तो क्या आपको पता है क्यों? और क्या आप फिर से होने से रोकने के लिए countermeasures लागू कर सकते हैं? गिनती संरेखित करने वाले कुछ सबसे लोकप्रिय कारणों में शामिल हैं:
- आपको अपने आपूर्तिकर्ता से शिपमेंट प्राप्त हुआ, लेकिन आपने बॉक्स में भागों की गणना नहीं की थी। पैकिंग सूची को 100% सटीक के रूप में नहीं गिना जाना चाहिए। बक्से खोलें और सामग्री गिनें। यदि आपका सप्लायर कहता है कि उन्होंने आपको 1,000 भागों भेजे हैं और उन्होंने आपको केवल 9 0 9 हिस्से भेजे हैं, और आपको त्रुटि नहीं मिलती है - आपके पास केवल इन्वेंट्री कंट्रोल इश्यू नहीं है, लेकिन आप अपने ग्राहकों को शॉर्ट-शिपिंग समाप्त कर सकते हैं।
- आपने भागों को एक ग्राहक को भेज दिया लेकिन आपकी सूची को सही तरीके से कम नहीं किया। या बिल्कुल सुनिश्चित करें कि आप अपने इन्वेंट्री योग वास्तविक समय से अपने आउटबाउंड शिपमेंट काट रहे हैं।
- गुणवत्ता के मुद्दों ने आपको इन्वेंट्री के उपयोग योग्य ढेर से अपनी सूची के एक हिस्से को हटाने के लिए मजबूर किया। हालांकि, आपके इन्वेंट्री कंट्रोल सिस्टम में उपयोग करने योग्य और गैर-प्रयोज्य के बीच अंतर करने का कोई तरीका नहीं है, इसलिए आपका सिस्टम कहता है कि आपके पास उपयोग करने से अधिक है। प्रयोग योग्य और गैर-उपयोग योग्य सूची के बीच अंतर करने की क्षमता होने के कारण न केवल एक महत्वपूर्ण विशेषता है जो आपको गुणवत्ता के मुद्दों वाले हिस्सों का ट्रैक रखने की अनुमति देती है, लेकिन यह उन हिस्सों को स्टॉक में रखते हुए एक ग्राहक को सूची आवंटित करने के लिए एक तंत्र भी हो सकती है।
- क्या आपके उत्पाद मूल्यवान और दूर चलने में आसान हैं? एक कंपनी जो ऐविल्स बेचती है, उसमें सोने की सिक्कों को बेचने वाली कंपनी की तुलना में कम चोरी का मुद्दा हो सकता है। सुनिश्चित करें कि आपकी सूची नियंत्रण योजना में आपके उत्पादों की सुरक्षा को बनाए रखने का एक तरीका शामिल है। और एक चक्र गणना कार्यक्रम लागू करें जो आपको अपनी सूची का ट्रैक रखने में मदद करता है।
साइकिल गणना कार्यक्रम मूल बातें
एक चक्र गणना कार्यक्रम उन फर्श-टू-शीट गणनाओं के दौरान क्या हो रहा है। एक चक्र गणना कार्यक्रम एक प्रक्रिया है जिसके द्वारा आप नियमित रूप से अपने भागों का प्रतिशत गिनते हैं ताकि एक वर्ष से अधिक, आपने उन्हें सभी (या कम से कम अपने सभी मूल्यवान भागों) की गणना की है।
आप एक वार्षिक भौतिक सूची के संयोजन के साथ चक्र गणना कार्यक्रम का उपयोग कर सकते हैं, जो आम तौर पर उन भौतिक सूचीओं के भिन्नताओं को कम करने में मदद करता है। कुछ कंपनियां वार्षिक भौतिक सूची के बजाय चक्र गणना का उपयोग करती हैं, लेकिन मैं इसकी अनुशंसा नहीं करता हूं।
अपने चक्र गणना कार्यक्रम के मानकों को निर्धारित करने के लिए, आपको यह निर्धारित करने की आवश्यकता है:
- आपको कितने कुल हिस्सों को गिनना है?
- क्या आप उन्हें एक साल के दौरान गिनने जा रहे हैं? यदि नहीं, तो आप कटऑफ पॉइंट को कैसे निर्धारित कर रहे हैं? आम तौर पर, कंपनियां 80-20 नियम का पालन करती हैं, यानी आपके इन्वेंट्री मूल्य का 80% आपके भागों के 20% से आता है - इसलिए 20% की गिनती पर ध्यान दें।
- आप कितनी बार गिनने जा रहे हैं?
- गिनती करने के लिए कौन जा रहा है? यदि आपकी कंपनी काफी बड़ी है, तो चक्र काउंटर किसी ऐसे व्यक्ति होना चाहिए जिसका जॉब प्रदर्शन इन्वेंटरी सटीकता से जुड़ा हुआ हो। इससे चक्र गणना प्रक्रिया में रुचि के किसी भी संभावित संघर्ष को दूर करने में मदद मिलती है। एक चक्र गणना एक लेखा परीक्षा है - नौकरी प्रदर्शन रेटिंग उपकरण नहीं।
- गिनती कैसे आयोजित की जा रही है? फर्श-टू-शीट प्रक्रिया पसंदीदा विधि है। एक चक्र काउंटर को भाग संख्याओं और स्थानों की एक सूची दी जानी चाहिए। काउंटर फिर फर्श पर जाता है और उन्हें गिना जाता है। उसे इस बात का कोई अंदाजा नहीं होना चाहिए कि वहां कितने उम्मीदवार हैं। एक और तरीका शीट-टू-फर्श गिनती है। यह फर्श-टू-शीट विधि के विपरीत है। शीट-टू-फ्लोर विधि तब शुरू होती है जब आप अपने काउंटर को अपने इन्वेंट्री ट्रैकिंग सिस्टम के अनुसार भागों और उनकी संबंधित गणनाओं की एक सूची सौंपते हैं। काउंटर सिस्टम गिनती की तुलना में अलमारियों पर भौतिक मात्रा का ऑडिट करता है।
उपरोक्त चक्र गणना प्रक्रिया कारकों को समझकर, आप अपने चक्र गणना कार्यक्रम का निर्माण कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास गिनने के लिए 500 भाग संख्याएं हैं और आप हर सप्ताह एक बार गिन सकते हैं, तो आप प्रति सप्ताह 10 भागों (या केवल दो प्रति दिन) की गणना कर सकते हैं। 50 सप्ताह के अंत तक, आप सभी 500 भाग संख्याओं की गणना करेंगे। बस एक भाग संख्या को गिनने और दूसरे की गिनती से बचने के लिए, प्रत्येक गिनती के साथ अलग-अलग भाग संख्याओं को गिनना याद रखें।
इस प्रक्रिया के दौरान, यह जानना महत्वपूर्ण है कि आपकी सूची गणना कब बंद होती है। यही कारण है कि एक चक्र काउंटर गोदाम पर्यवेक्षक या सूची नियंत्रण क्लर्क नहीं होना चाहिए। प्रबंधन के लिए अंतर्निहित मुद्दों को आगे बढ़ाने के बिना उन कर्मचारियों के लिए यह मानवीय प्रकृति है। एक छोटे से व्यवसाय के स्वामी या प्रबंधक के रूप में, आपको यह जानने की आवश्यकता है कि अंतर्निहित सूची नियंत्रण प्रक्रियाएं काम नहीं कर रही हैं, इसलिए आप डाउनस्ट्रीम मुद्दों को रोकने के लिए प्रतिवाद लागू कर सकते हैं।
सूची नियंत्रण समस्याओं को हल करना
एक चक्र गणना कार्यक्रम, वार्षिक भौतिक सूची के साथ संयुक्त, सूची नियंत्रण समस्याओं को हल करने की दिशा में एक लंबा रास्ता तय करता है। साइकिल गणना कार्यक्रम सूची नियंत्रण में शॉर्टफॉल की पहचान करने में मदद करते हैं, लेकिन आपके चक्र गणना कार्यक्रम को हल करने वाले मुद्दों को सुधारने के लिए परिवर्तन करने के लिए आप पर निर्भर है।