विज़िटर एक्सेस पॉलिसी के साथ अपनी कंपनी को सुरक्षित रखें

गाइड के रूप में उपयोग करने के लिए एक नमूना नीति

प्रत्येक संगठन और व्यवसाय (कानून फर्मों से विनिर्माण कंपनियों तक) को ऐसी पॉलिसी की आवश्यकता होती है जो आगंतुकों को कार्यस्थल पर संबोधित करे। ये कार्यस्थल नीतियां आगंतुकों, कर्मचारियों और व्यापार को बड़े पैमाने पर सुरक्षित करती हैं। आगंतुक खुद को चोट पहुंचा सकते हैं, दूसरों को चोट पहुंचा सकते हैं या संपत्ति को नुकसान पहुंचा सकते हैं।

चोरी (बौद्धिक या भौतिक), तबाही और यहां तक ​​कि आतंकवाद का खतरा भी है। जबकि प्रत्येक संगठन को कुछ अलग करने की आवश्यकता होती है (एक फॉच्र्युन 50 मुख्यालय कार्यालय एक छोटी इलेक्ट्रॉनिक्स विनिर्माण दुकान की तुलना में बहुत अधिक आगंतुकों का अनुभव करता है) नीचे दिए गए नमूने में मुख्य बिंदु शामिल हैं।

आगंतुक पहुंच नीतियां एचआर विभाग द्वारा विकसित की जाती हैं और अधिकांश मानव संसाधन पेशेवरों के पास या तो पॉलिसी होती है या एक लिखना है। यदि नहीं, तो वे एक पेशेवर संगठन जैसे एसएचआरएम (मानव संसाधन प्रबंधन सोसायटी) से प्राप्त कर सकते हैं।

एक केस नमूना

ज़िप्लाइन इंटरनेशनल (एक कल्पित कंपनी) सफल है क्योंकि वे प्रतिभाशाली पेशेवरों को किराए पर लेते हैं और अपने उद्योग में अग्रणी उत्पादों का निर्माण करते हैं। चूंकि अनधिकृत आगंतुक बौद्धिक संपदा चोरी कर सकते हैं , खतरनाक विनिर्माण क्षेत्रों में घायल हो सकते हैं या कर्मचारियों को नुकसान पहुंचा सकते हैं ज़िप्लाइन ने सख्त विज़िटर एक्सेस पॉलिसी लागू की है। नीति व्यापार रहस्यों की रक्षा और आगंतुकों और कर्मचारियों की रक्षा के लिए दूर है।

चेक इन करें और चेक आउट करें

सभी आगंतुकों को विज़िटर प्रबंधन सॉफ्टवेयर सिस्टम में पंजीकृत होना चाहिए जो फ्रंट प्रवेश रिसेप्शनिस्ट द्वारा संचालित होता है। प्रणाली प्रत्येक आगंतुक के नाम और कंपनी संबद्धता के साथ-साथ उनकी यात्रा के उद्देश्य और अवधि को रिकॉर्ड करती है।

आगंतुक बैज

चेक-इन पर, प्रत्येक आगंतुक के पास उनकी तस्वीर ली जाती है और उसे एक फोटो आईडी बैज दिया जाता है। अपनी तस्वीर के साथ, बैज विज़िटर का नाम और उनकी यात्रा की अवधि प्रदर्शित करता है। आगंतुक के बैज को हर समय पहना जाना चाहिए।

सभी टाइम्स पर प्रायोजक कर्मचारी द्वारा आगंतुकों के साथ होना चाहिए

सभी आगंतुकों के साथ उनके प्रवास की अवधि के लिए जा रहे कर्मचारी (कर्मचारी) के साथ होना चाहिए।

यह आवश्यकता ज़िप्लाइन के शाखा कार्यालयों के आगंतुकों पर लागू नहीं होती है। लंबी अवधि के कार्य के लिए किराए पर रखे ठेकेदारों को समायोजित करने के लिए विशेष व्यवस्था की जा सकती है लेकिन इन व्यवस्थाओं को सुरक्षा निदेशक के साथ मंजूरी देनी होगी।

फोटो

कानूनी विभाग या सुरक्षा निदेशक से पूर्व अनुमोदन के बिना कोई तस्वीर नहीं ली जा सकती है। इसके अलावा, अनुमति दी जाने वाली फोटोग्राफी को विपणन निदेशक से पूर्व अनुमोदन के बिना प्रकाशित नहीं किया जा सकता है।

गैर प्रकटीकरण

सभी आगंतुकों को चेक-इन पर एनडीए (गैर प्रकटीकरण समझौते) पर हस्ताक्षर करना होगा।

अतिथि नेटवर्क एक्सेस

जिन लोगों को इंटरनेट एक्सेस की आवश्यकता होती है उन्हें ज़िप्लाइन के वायरलेस नेटवर्क के लिए अतिथि उपयोगकर्ता नाम और पासवर्ड प्रदान किया जाता है। किसी भी समय अतिथि को कंपनी इंट्रानेट प्रोग्राम को अपने लैपटॉप या किसी अन्य मोबाइल डिवाइस से एक्सेस करने की अनुमति नहीं है।

फ़्लोर मार्शल की भूमिका

कोई भी कर्मचारी जो बैज के बिना आगंतुक को नोटिस करता है उसे तुरंत अपने क्षेत्र के लिए निर्दिष्ट मंजिल मार्शल के ध्यान में लाया जाना चाहिए। फर्श मार्शल की विज़िटर प्रबंधन नीति को लागू करने के लिए पहली पंक्ति की ज़िम्मेदारी है। आपातकालीन निकासी की स्थिति में, फ्रंट डेस्क रिसेप्शनिस्ट सभी आगंतुकों की एक सूची प्रिंट करता है और निकासी क्षेत्र में फर्श मार्शल को सूची प्रदान करता है।

फ़्लोर मार्शल निकासी के दौरान सभी आगंतुकों के लिए लेखांकन के लिए ज़िम्मेदार हैं।

अस्वीकरण: यह एक नमूना नीति है, और कानूनी सलाह नहीं है। यह केवल आपकी कंपनी की विशिष्ट आवश्यकताओं के अनुरूप नीति बनाने में एक प्रारंभिक बिंदु होना है। ज़िप्लाइन इंटरनेशनल एक कल्पित कंपनी है (मेरे ज्ञान के सर्वोत्तम के लिए) और नाम केवल इस नीति को लिखने में एक उदाहरण के रूप में इस्तेमाल किया गया था।