कैसे, क्यों और कब नकद दराज संतुलन
जांच की जाने पर, चोरी का सबसे आम कारण उचित प्रक्रिया या नियंत्रण की कमी है।
धन की गिनती, रसीदों को सुलझाने और नकद दराज को संतुलित करने की प्रक्रिया दिन के लेनदेन की उत्तरदायित्व बनाती है। यह नकद प्रबंधन प्रणाली एक ही समय में स्टोर नीतियों की स्थापना की जा सकती है। आज के पीओएस (प्वाइंट ऑफ सेल) सिस्टम में से कई कर्मचारियों को मार्गदर्शन करने के लिए नकद ड्रॉवर बंद करने के लिए चरण-दर-चरण निर्देश (बैलेंसिंग के रूप में भी जाना जाता है) हैं।
बैलेंस क्यों?
स्टोर प्रबंधन या कैशियर एक शिफ्ट के दौरान किसी भी समय बिक्री रिपोर्ट खींच सकते हैं। दैनिक बिक्री आंकड़े के लिए दराज में शुरुआती नकदी जोड़कर, एक खुदरा विक्रेता को पता चलेगा कि किसी भी समय नकद रजिस्टर या पीओएस सिस्टम में कितना पैसा होना चाहिए। यह बेहद उपयोगी है:
- बिक्री मंजिल पर बहुत अधिक नकद रखने से बचने के लिए।
- अगर दुकान लूट लिया जाता है।
- जब कोई ग्राहक बहुत कम परिवर्तन के बारे में शिकायत करता है।
- विशेष कैशियर के लिए लगातार ओवरेज / कमी की खोज के लिए।
- नकद दराज से दस्तावेज़ीकरण के बिना नकद लेने की प्रलोभन को दूर करने के लिए।
कैश ड्रॉवर को संतुलित कैसे करें
नकदी रजिस्टर को संतुलित करना आम तौर पर दिन के अंत में या कैशियर की शिफ्ट के अंत में होता है। रिपोर्ट तैयार करने के लिए नकद दराज और इसकी सामग्री को किसी कार्यालय या किसी अन्य क्षेत्र में ले जाना चाहिए।
यदि बंद होने के बाद दराज को संतुलित करना है, तो सुनिश्चित करें कि बिक्री मंजिल रोशनी बंद हैं और दरवाजा बंद कर दिया गया है। कई विक्रेता के लिए, वे जल्दबाजी में आते हैं और दुकान वास्तव में बंद होने से पहले बंद करना शुरू कर देते हैं। यह एक सुरक्षित अभ्यास नहीं है। हालांकि, अगर आपके पास स्टोर में कई कर्मचारी हैं, तो खुले घंटों के दौरान रजिस्टरों में से एक को बंद करना संभव है।
किसी भी ओवरेज और कमी की जांच की जानी चाहिए। मामूली त्रुटियों और छोटी मात्रा के लिए मानव प्रकृति को ध्यान में रखा जाना चाहिए। इसका मतलब है कि लेनदेन को संसाधित करते समय परिवर्तन की सरल विविधता आम है। हालांकि, अक्सर विसंगति कर्मचारी चोरी का संकेत हो सकती है या एक विशेष कैशियर के लिए आगे प्रशिक्षण की आवश्यकता हो सकती है। एक नियम के रूप में, आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि रात में $ 2 बंद न हो। हालांकि यह उस दिन लेनदेन की संख्या पर निर्भर करता है (दूसरे शब्दों में, त्रुटि को गिनने के लिए जितना अधिक लेनदेन होता है) $ 2 नियम उपयोगी होता है।
शुरुआती नकद-हाथ को नकद दराज में वापस रखा जाता है और शाम के लिए संग्रहीत किया जाता है, जबकि बैंक के लिए जमा तैयार की जाती है। सभी क्रेडिट कार्ड पर्ची, टर्मिनल रिपोर्ट, और अन्य रजिस्टर रसीदों को दैनिक नकद दराज रिपोर्ट में रखा जा सकता है और तिथि के अनुसार दायर किया जा सकता है।
कर्तव्यों का विभाजन
अधिक जवाबदेही के लिए, नकदी रजिस्टर को संतुलित करने के लिए दो लोगों का उपयोग करने पर विचार करें। एक व्यक्ति दराज की गणना करेगा और दैनिक नकद रिपोर्ट तैयार करेगा, जबकि दूसरा व्यक्ति बैंक जमा तैयार करेगा। दोनों कर्मचारियों के सदस्यों को रिपोर्ट पर हस्ताक्षर करना चाहिए जो दर्शाता है कि वे दिखाए गए आंकड़ों के लिए ज़िम्मेदार हैं। हालांकि कोई भी प्रणाली धोखाधड़ी को रोक नहीं सकती है, यह लेखापरीक्षा का निशान कर्मचारियों के बीच मिलन को हतोत्साहित करने में मदद करेगा।
अगली शिफ्ट की शुरुआत में, प्रत्येक कैशियर को अपना खुद का नकद ड्रॉवर सौंपा जाना चाहिए। कैशियर शुरुआत शुरू संतुलन को सत्यापित करने के लिए दराज में नकद बताते हैं। यदि आप केवल एक रजिस्टर के साथ एक छोटी सी दुकान हैं , तो नकद अधिकतर दराज में रात भर रहता है। यदि यह आपकी स्थिति है, तो प्रक्रिया एक जैसी है।
एक आखिरी नोट: चूंकि मानव त्रुटि खेल का हिस्सा है, इसलिए सुनिश्चित करें कि आप अपने लाभ और हानि बयान के हिस्से के रूप में अपने नकदी में विसंगतियों को शामिल कर रहे हैं।
अपने लाभ और हानि बयानों में एक पंक्ति जोड़ें जो कि बजट के लिए बजट और हानि से नुकसान दिखाती है। यह एक और तरीका है कि आप नुकसान का लेखा परीक्षा और प्रबंधन कर सकते हैं।