इससे पहले कि आप डब्ल्यू -2 फॉर्म तैयार और वितरित करें

01 - सुनिश्चित करें कि आपके पास कर्मचारी के रूप में सही ढंग से वर्गीकृत श्रमिक हैं

एक कर्मचारी एक कार्यकर्ता होता है जो नियोक्ता की दिशा में काम करता है। आम तौर पर, संगठन के लिए सेवाएं करने वाला कोई भी कर्मचारी होता है यदि संगठन नियंत्रित कर सकता है कि क्या किया जाएगा और यह कैसे किया जाएगा।

दूसरी ओर, एक स्वतंत्र ठेकेदार एक व्यक्ति या व्यवसाय है जो किसी अन्य व्यक्ति या व्यापार को सेवाएं प्रदान करता है। स्वतंत्र ठेकेदार एक अलग व्यापार इकाई है और इसे कर्मचारी नहीं माना जाता है। स्वतंत्र ठेकेदारों के कुछ उदाहरण परामर्शदाता, एजेंट या दलाल हैं। स्वतंत्र ठेकेदारों का काम अक्सर आकस्मिक या व्यापार के लिए आवश्यक नहीं है; उदाहरण के लिए, एक सफाई सेवा, पेरोल प्रोसेसर, या आईटी सेवा।

श्रमिकों को कर्मचारियों या स्वतंत्र ठेकेदारों के रूप में वर्गीकृत करने के बारे में और पढ़ें, और सहायता के लिए एक रोजगार वकील से परामर्श लें।

02 - वर्तमान वर्ष के लिए वितरण और फाइलिंग तिथियों की जांच करें

डब्ल्यू -2 प्रक्रिया में दो कदम शामिल हैं। पहला कदम कर्मचारियों को डब्ल्यू -2 फॉर्म वितरित कर रहा है। दूसरा कदम इन फॉर्मों को सामाजिक सुरक्षा प्रशासन के साथ फाइल करना है। (एसएसए)

कर्मचारियों को वितरण और एसएसए के साथ दाखिल करने की समय सीमा अगले वर्ष 31 जनवरी है। टैक्स धोखाधड़ी से बचने में मदद के लिए एसएसए फाइलिंग की स्थापना के लिए यह एक नई पिछली समय सीमा तय की गई है। डब्ल्यू -2 और 10 99 की समयसीमा के बारे में और पढ़ें ।

सुनिश्चित करें कि आप कर्मचारियों को जनवरी में जल्दी ही अपने फॉर्म देते हैं, इसलिए त्रुटियों को रोकने के लिए उनके पास उनकी समीक्षा करने का समय है।

03 - कर्मचारी डब्ल्यू -4 फॉर्म देखें

नियोक्ता के पास सभी कर्मचारियों के लिए फाइल पर डब्ल्यू -4 फॉर्म होना आवश्यक है। फॉर्म डब्ल्यू -4 में वैवाहिक स्थिति, आश्रितों की संख्या, और किसी भी अतिरिक्त रकम को रोकने के लिए कर्मचारी की संघीय आयकर रोकथाम की राशि निर्धारित करने के लिए आवश्यक जानकारी शामिल है।

फॉर्म डब्ल्यू -4 किराया पर पूरा किया जाना चाहिए और किसी भी समय कर्मचारी बदलाव करना चाहता है। यदि कर्मचारी की निजी जानकारी (वैवाहिक स्थिति और आश्रितों की संख्या सहित) में कर्मचारी बदलता है या कर्मचारी का पता बदलता है तो कर्मचारी को डब्ल्यू -4 फॉर्म बदलना चाहिए। रोकथाम की राशि को बदलने के लिए कर्मचारी किसी भी समय डब्ल्यू -4 फॉर्म भी बदल सकता है ।

साल के अंत से पहले प्रत्येक वर्ष, नियोक्ता को यह सुनिश्चित करने के लिए सभी कर्मचारियों को डब्ल्यू -4 फॉर्म की समीक्षा करने के लिए कहा जाना चाहिए कि व्यक्तिगत जानकारी सही है।

यह सुनिश्चित करना कि फॉर्म डब्ल्यू -4 पर कर्मचारियों की सटीक और वर्तमान जानकारी आपको डब्ल्यू -2 फॉर्म तैयार करने और वितरित करने में मदद करेगी।

04 - डब्ल्यू -2 फॉर्म के लिए पेरोल जानकारी इकट्ठा करें

सबसे पहले, आपको सभी डब्ल्यू -2 फॉर्मों के लिए अपनी कंपनी के बारे में कुछ बुनियादी जानकारी की आवश्यकता होगी:

• आपकी कंपनी के नियोक्ता आईडी नंबर
• व्यवसाय का नाम, पता, और ज़िप कोड
• और आपकी कंपनी की राज्य कर पहचान संख्या

फिर, आपको प्रत्येक कर्मचारी, व्यक्तिगत जानकारी और पेरोल जानकारी दोनों के बारे में जानकारी इकट्ठा करने की आवश्यकता होगी:

• कर्मचारी का नाम और पता और सामाजिक सुरक्षा संख्या या अन्य कर आईडी संख्या
• उस कर्मचारी को भुगतान की गई राशि: कुल मजदूरी, टिप्स, और अन्य मुआवजे
• संघीय आय कर रोक दिया गया राशि
• सामाजिक सुरक्षा मजदूरी ( सामाजिक सुरक्षा तक वर्ष के लिए अधिकतम राशि)
• मेडिकेयर मजदूरी और टिप्स और मेडिकेयर कर रोक दिया गया, जिसमें उच्च आय वाले कर्मचारियों के लिए अतिरिक्त चिकित्सा कर शामिल है ।
• आवंटित कर्मचारी सुझावों का भुगतान किया
• निर्भर देखभाल लाभ, और कर्मचारी को कर योग्य अन्य लाभ
• प्रत्येक राज्य के लिए जहां कर्मचारी काम करता था, राज्य मजदूरी और सुझावों का भुगतान किया गया और राज्य आय कर रोक दिया गया
• स्थानीय मजदूरी और सुझावों का भुगतान किया गया और स्थानीय आयकर रोक दिया गया।

05 - समीक्षा डब्ल्यू -2 प्रोसेसिंग - डब्ल्यू डब्ल्यू 2 कैसे बनाया जाएगा?

यदि आपकी कंपनी पेरोल प्रसंस्करण के लिए नई है, या यदि आपकी पेरोल स्थिति हाल ही में बदल गई है, तो कर्मचारियों को अंत-वर्ष की रिपोर्ट ढूंढने, पूरा करने और वितरित करने की प्रक्रिया की समीक्षा करना एक अच्छा विचार है। आप कार्यालय आपूर्ति स्टोर, आपके सीपीए, कर या लेखा सॉफ्टवेयर से या आईआरएस से डब्ल्यू -2 फॉर्म प्राप्त कर सकते हैं ।

नोट: आप आईआरएस या इंटरनेट पर कहीं और डब्ल्यू -2 फॉर्म डाउनलोड नहीं कर सकते हैं। W-2 फॉर्म की प्रतिलिपि लाल स्याही के विशिष्ट रंग में है और इसे डुप्लिकेट नहीं किया जा सकता है। आपको सोशल सिक्योरिटी एडमिनिस्ट्रेशन के साथ कॉपी ए के विशिष्ट आईआरएस फॉर्म को फाइल करना होगा (यह वह प्रतिलिपि है जिसे आप रखते हैं और फरवरी के अंत में सोशल सिक्योरिटी के साथ फाइल करते हैं)।

डब्ल्यू -2 फॉर्म तैयार करने के लिए यहां कुछ विकल्प दिए गए हैं:

• लेखांकन सॉफ्टवेयर का उपयोग करना । यदि आपके पास केवल कुछ कर्मचारी हैं और आप लेखांकन सॉफ्टवेयर का उपयोग करते हैं, तो आप इस सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके डब्ल्यू-2 फॉर्म तैयार करने के लिए ऐड-ऑन खरीद सकते हैं।
• कर तैयारी सॉफ्टवेयर का उपयोग करना। यदि आप आम टैक्स तैयारी सॉफ्टवेयर प्रोग्रामों में से एक का उपयोग करते हैं, या तो ऑनलाइन या डेस्कटॉप संस्करण में, और आपने इस सॉफ़्टवेयर का व्यावसायिक संस्करण खरीदा है, तो यह देखने के लिए जांचें कि डब्ल्यू -2 प्रोसेसिंग शामिल है या नहीं। शर्ली एलम्ब्लाड, वित्तीय सॉफ्टवेयर की मार्गदर्शिका, कर सॉफ्टवेयर समीक्षाओं पर एक लेख है
• खरीदे गए डब्ल्यू -2 फॉर्म का उपयोग करना । प्रमुख कार्यालय आपूर्ति कंपनियों के पास एक सीडी पर सॉफ़्टवेयर के उपयोग के लिए पूर्व-मुद्रित डब्ल्यू -2 फॉर्म हैं जो आपको इन रूपों के लिए मैन्युअल रूप से जानकारी इनपुट करने और अपने प्रिंटर पर प्रिंट करने की अनुमति देता है।

W-2 रूपों को पूरा करने और प्रिंट करने के लिए आप जिस भी विधि का उपयोग करते हैं, उसके पास डब्ल्यू -3 ट्रांसमिशन फॉर्म भी होना चाहिए।

06 - निर्णय लें कि कर्मचारियों को डब्ल्यू -2 फॉर्म कैसे वितरित करें

एक बार जब आपने डब्ल्यू -2 फॉर्म बनाए हैं, तो आपका अगला निर्णय कर्मचारियों को वितरित करने का तरीका है। याद रखें कि कर्मचारियों को डब्ल्यू -2 फॉर्म के वितरण की समय सीमा कर वर्ष के बाद वर्ष 31 जनवरी है। उदाहरण के लिए, नियोक्ता जो 2016 कर वर्ष डब्ल्यू -2 को वितरित करने की आवश्यकता रखते हैं उन्हें 31 जनवरी, 2017 तक वितरित करने के लिए है।

कर्मचारियों के लिए मुद्रित डब्ल्यू -2 फॉर्म वितरित करने के लिए आपके पास दो विकल्प हैं: या तो उन्हें मेल करें या उन्हें व्यक्तिगत रूप से कर्मचारियों को वितरित करें। यदि कोई कर्मचारी व्यक्तिगत रूप से अपने डब्ल्यू -2 फॉर्म को उठाता है, तो हो सकता है कि आप कर्मचारी हस्ताक्षर कर सकें कि फॉर्म को उठाया गया था, इस बारे में प्रश्नों से बचने के लिए कि यह किया गया था या नहीं।

07 - कर्मचारियों को डब्ल्यू -2 फॉर्म भेजने से पहले त्रुटियों की जांच करें

मुद्दों को कम करने और डब्ल्यू-2 फॉर्म दोबारा भेजने के लिए, इस चेकलिस्ट का उपयोग करके त्रुटियों के लिए डब्ल्यू -2 फॉर्म देखें। सामान्य डब्ल्यू -2 त्रुटियों में गलत वर्ष के फॉर्म का उपयोग करना, जानकारी शामिल करने में विफल होना, गलत बॉक्स में जानकारी डालना, और अधिकतम सुरक्षा सोशल सिक्योरिटी रोकना बंद करना शामिल है।

08 - डुप्लिकेट डब्ल्यू -2 फॉर्म के लिए कर्मचारी अनुरोधों को संभालना

कर्मचारी अक्सर डब्ल्यू -2 फॉर्म खो देते हैं या खो देते हैं और वे आपके डब्ल्यू -2 फॉर्म की डुप्लिकेट प्रतिलिपि का अनुरोध करते हुए आपके पेरोल विभाग में आ सकते हैं। डब्ल्यू -2 फॉर्म वितरित करने से पहले, विचार करें कि आप इन अनुरोधों से कैसे निपटेंगे:

• यदि आपने आंतरिक रूप से फॉर्म मुद्रित किए हैं, तो आप बस W-2 फॉर्म को पुनः मुद्रित कर सकते हैं और इसे कर्मचारी को भेज सकते हैं या उसे मेल कर सकते हैं।
• अगर फॉर्म को बाहरी पेरोल सेवा द्वारा तैयार किया गया था, तो वे आपको फॉर्म प्रिंट करने और मेल करने की लागत के लिए चार्ज कर सकते हैं। आप पहले डुप्लिकेट फॉर्म के लिए कर्मचारियों को चार्ज करना चाहते हैं, या एक वर्ष में दूसरा डुप्लिकेट (ऐसा होता है!)।

जो कुछ भी आप तय करते हैं, कर्मचारियों के लिए डुप्लिकेट फॉर्मों के संबंध में अपनी नीति को संवाद करना एक अच्छा विचार है। डुप्लिकेट रूपों के लिए चार्ज होने पर चरम लग सकता है, लेकिन यह आपके द्वारा निपटने वाले खोए गए फॉर्मों की संख्या में कटौती कर सकता है।

09 - सामाजिक सुरक्षा प्रशासन के साथ फाइलिंग डब्ल्यू -2 और डब्ल्यू -3 फॉर्म

डब्ल्यू-2 फॉर्म तैयार करने का निर्णय लेने के बाद और कर्मचारियों को इन फॉर्मों को (कर वर्ष के बाद 31 जनवरी तक) वितरित करने के बाद, आपका अगला निर्णय यह निर्धारित करना है कि इन फॉर्मों को सामाजिक सुरक्षा प्रशासन (एसएसए) के साथ कैसे दर्ज किया जाए। ।

सभी डब्ल्यू -2 फॉर्म सामाजिक सुरक्षा प्रशासन के साथ एक ट्रांसमिटल फॉर्म डब्ल्यू -3 के साथ दायर किए जाने चाहिए। इन रूपों को सबमिट करने के लिए दो विकल्प:

• आप सोशल सिक्योरिटी वेबसाइट के बिजनेस सर्विसेज ऑनलाइन सेक्शन में ऑनलाइन फाइल कर सकते हैं। आपको पहले पंजीकरण करना होगा, फिर उपयुक्त फॉर्म ऑनलाइन भरें। यदि आप बीएसओ के साथ ऑनलाइन फाइल करते हैं, तो आपको डब्ल्यू -3 फॉर्म शामिल करने की आवश्यकता नहीं है।
• आप सोशल सिक्योरिटी एडमिनिस्ट्रेशन में फॉर्म डब्ल्यू -3 के साथ पूरा डब्ल्यू -2 फॉर्म भी मेल कर सकते हैं।

W-3 फ़ॉर्म को तैयार करने के तरीके के बारे में अधिक जानकारी यहां दी गई है।

10 - डब्ल्यू -2 फॉर्म के वितरण के लिए राज्य विनियमों की जांच करें

जब आप किसी कर्मचारी के लिए डब्ल्यू -2 फॉर्म पूरा करते हैं, तो उस फॉर्म (कॉपी 1) का एक हिस्सा उस राज्य को जमा करने के लिए नामित किया जाता है जहां कर्मचारी काम करता है। यदि कर्मचारी एक से अधिक राज्यों में काम करता है, तो आपको प्रत्येक राज्य में डब्ल्यू -2 फॉर्म की एक प्रति जमा करनी होगी।

प्रत्येक राज्य में डब्ल्यू -2 फॉर्म और किसी भी ट्रांसमिटल फॉर्म जमा करने के लिए अलग-अलग आवश्यकताएं होती हैं। राज्य की आवश्यकताओं को जानने के लिए अपने राज्य के कर प्राधिकरण या राज्य राजस्व विभाग से जांचें।

अद्यतन: कई राज्य एसएसए के साथ डब्ल्यू -2 एस दाखिल करने के लिए 31 जनवरी की समयसीमा के पहले नए अनुरूप हैं।

राज्य पेरोल करों के बारे में और पढ़ें ।