व्यापार आवश्यकता का विश्लेषण करें
डेटा एकत्र करने या साक्षात्कार करने से पहले, उन लोगों की एक टीम को इकट्ठा करें जिनके पास इस विशेष विक्रेता चयन प्रक्रिया में निहित रुचि है। पहला चयन जो विक्रेता चयन टीम को पूरा करने की आवश्यकता है वह लिखना, लिखना, उत्पाद, सामग्री या सेवा जिसे आप विक्रेता के लिए खोज रहे हैं। इसके बाद, तकनीकी और व्यावसायिक आवश्यकताओं को परिभाषित करें। इसके अलावा, विक्रेता आवश्यकताओं को परिभाषित करें। अंत में, अपने दस्तावेज़ को इस विक्रेता चयन प्रक्रिया से संबंधित क्षेत्रों में प्रकाशित करें और उनके इनपुट की तलाश करें। टीम टिप्पणी का विश्लेषण करें और एक अंतिम दस्तावेज़ बनाएँ। संक्षेप में:
- एक मूल्यांकन टीम इकट्ठा करें
- उत्पाद, सामग्री या सेवा को परिभाषित करें
- तकनीकी और व्यावसायिक आवश्यकताओं को परिभाषित करें
- विक्रेता आवश्यकताओं को परिभाषित करें
- स्वीकृति के लिए एक आवश्यकता दस्तावेज प्रकाशित करें
विक्रेता खोज
अब जब आपके पास व्यापार और विक्रेता आवश्यकताओं पर सहमति है, तो टीम को अब संभावित विक्रेताओं की तलाश करना शुरू करना होगा जो सामग्री, उत्पाद या सेवा वितरित करने में सक्षम होंगे।
विक्रेता चयन का दायरा जितना बड़ा विक्रेता आपको टेबल पर रखना चाहिए। बेशक, सभी विक्रेता आपकी न्यूनतम आवश्यकताओं को पूरा नहीं करेंगे और टीम को यह तय करना होगा कि आप कौन से विक्रेता से अधिक जानकारी प्राप्त करेंगे। इसके बाद, सूचना के लिए अनुरोध (आरएफआई) लिखें और इसे चयनित विक्रेताओं को भेजें।
अंत में, उनके जवाबों का मूल्यांकन करें और विक्रेताओं की एक छोटी संख्या का चयन करें जो "लघु सूची" बनाएंगे और अगले दौर में चले जाएंगे। संक्षेप में:
- संभावित विक्रेताओं की एक सूची संकलित करें
- से अधिक जानकारी का अनुरोध करने के लिए विक्रेताओं का चयन करें
- सूचना के लिए एक अनुरोध लिखें (आरएफआई)
- प्रतिक्रियाओं का मूल्यांकन करें और विक्रेताओं की "लघु सूची" बनाएं
प्रस्ताव के लिए अनुरोध (आरएफपी) और कोटेशन के लिए अनुरोध (आरएफक्यू)
व्यावसायिक आवश्यकताओं को परिभाषित किया गया है और आपके पास विक्रेताओं की एक छोटी सूची है जिसका आप मूल्यांकन करना चाहते हैं। अब प्रस्ताव के लिए अनुरोध या कोटेशन के लिए अनुरोध लिखने का समय है। आप जिस भी प्रारूप का निर्णय लेते हैं, आपके आरएफपी या आरएफक्यू में निम्न अनुभाग होना चाहिए:
- सबमिशन विवरण
- परिचय और कार्यकारी सारांश
- व्यापार अवलोकन और पृष्ठभूमि
- विस्तृत विनिर्देशों
- मान्यताएं और प्रतिबंध
- नियम और शर्तें
- चयन करने का मापदंड
प्रस्ताव मूल्यांकन और विक्रेता चयन
इस चरण का मुख्य उद्देश्य कंपनी के सर्वोत्तम हित में होने वाले फैसले पर पहुंचने के लिए मानव भावना और राजनीतिक स्थिति को कम करना है। अपनी जांच में पूरी तरह से रहें, सभी हितधारकों से इनपुट प्राप्त करें और एक एकीकृत विक्रेता चयन निर्णय में टीम का नेतृत्व करने के लिए निम्न पद्धति का उपयोग करें:
- सभी विक्रेता प्रस्तावों की प्रारंभिक समीक्षा
- रिकॉर्ड व्यापार आवश्यकताएं और विक्रेता आवश्यकताएं
- प्रत्येक आवश्यकता के लिए महत्व मूल्य असाइन करें
- प्रत्येक आवश्यकता के लिए एक प्रदर्शन मूल्य असाइन करें
- कुल प्रदर्शन स्कोर की गणना करें
- जीतने वाले विक्रेता का चयन करें
अनुबंध बातचीत रणनीतियां
विक्रेता चयन प्रक्रिया में अंतिम चरण अनुबंध समझौता रणनीति विकसित कर रहा है। याद रखें, आप अपने विक्रेता के साथ "साझेदार" बनाना चाहते हैं और "उन्हें क्लीनर पर ले जाएं" नहीं। बातचीत के लिए अपने उद्देश्यों की समीक्षा करें और बातचीत के लिए योजना निम्नलिखित मदों को कवर करेगी:
- विकल्प विकल्पों के साथ अपनी प्राथमिकताओं को रैंक करें
- आपको जो चाहिए और जो आप चाहते हैं उसके बीच अंतर जानें
- अपनी निचली रेखा को जानें ताकि आपको पता चले कि कब चलना है
- किसी भी समय की बाधाओं और बेंचमार्क परिभाषित करें
- संभावित देयताओं और जोखिमों का आकलन करें
- गोपनीयता, गैर प्रतिस्पर्धा, विवाद समाधान , आवश्यकताओं में परिवर्तन
- अपने विक्रेता के लिए वही करें (यानी उनके जूते में एक मील चलें)
अनुबंध वार्तालाप गलतियाँ
सबसे छोटी गलती अन्यथा उत्पादक अनुबंध बातचीत प्रक्रिया को मार सकती है। अनुबंध बातचीत गलतियों से बचें और अन्यथा उत्पादक अनुबंध बातचीत प्रक्रिया को खतरे में डालने से बचें