निर्णय लें: कोटेशन के लिए प्रस्ताव या अनुरोध के लिए अनुरोध
प्रस्ताव के लिए अनुरोध (आरएफपी)
एक आरएफपी सेवाओं या जटिल उत्पादों के लिए उपयोग किया जाता है जहां गुणवत्ता, सेवा या इंजीनियर अंतिम उत्पाद प्रतिक्रिया देने वाले प्रत्येक विक्रेता से अलग होगा।
कोटेशन के लिए अनुरोध (आरएफक्यू)
एक आरएफक्यू का उपयोग वस्तुओं, सरल सेवाओं या सीधा / जटिल भागों के लिए किया जाता है, जिसमें विक्रेताओं के बीच उत्पाद या सेवा भेदभाव के लिए बहुत कम या कोई कमरा नहीं होता है। वार्तालाप बिंदुओं में वितरण कार्यक्रम, पैकेजिंग विकल्प इत्यादि शामिल हो सकते हैं।
आरएफपी या आरएफक्यू के उद्देश्य
- प्रत्येक विक्रेता की प्रतिक्रिया का मूल्यांकन करने के लिए विस्तृत प्रस्ताव प्राप्त करें ताकि आपकी कंपनी के सर्वोत्तम हित सभी मोर्चों पर मिले
- सर्वोत्तम संभव सौदे पर बातचीत करने के लिए विक्रेता चयन प्रक्रिया की प्रतिस्पर्धी प्रकृति का लाभ उठाएं
- सुनिश्चित करें कि आपकी कंपनी के भीतर सभी हितधारकों के हितों को पूरा किया जाएगा और एक आम सहमति तक पहुंच जाएगी
- पूरी कंपनी चयन प्रक्रिया के नियंत्रण में आपकी कंपनी डालता है और चयन नियमों को सामने रखता है
- शुरुआत से ही आपके और विक्रेता के बीच साझेदारी का निर्माण शुरू होता है
प्रस्ताव के लिए अनुरोध या कोटेशन के लिए अनुरोध के अनुभाग
आरएफपी या आरएफक्यू में निम्नलिखित खंड होना चाहिए। ध्यान रखें, कि प्रत्येक दस्तावेज़ उस कंपनी और उत्पाद के प्रकार के आधार पर अलग होगा जो आप खोज रहे हैं।
अपनी व्यक्तिगत जरूरतों के लिए प्रत्येक खंड दर्पण।
- सबमिशन विवरण
आपकी कंपनी का समय सीमा, मेलिंग पता, प्रश्न और स्पष्टीकरण के लिए संपर्क व्यक्ति - परिचय और कार्यकारी सारांश
पूरे दस्तावेज़ को समाप्त होने के बाद अंतिम बार इस अनुभाग को लिखें। इसका उपयोग संभावित विक्रेताओं को आपकी कंपनी के संक्षिप्त अवलोकन और आपके उत्पाद या सेवा की आवश्यकताओं के साथ प्रदान करने के लिए किया जाता है। - व्यापार अवलोकन और पृष्ठभूमि
अपने व्यवसाय, उत्पादों और बाजार क्षेत्र का एक संक्षिप्त अवलोकन दें जो आप पूरा करते हैं। यह आपके संभावित विक्रेताओं को यह समझने में मदद करेगा कि विक्रेता चयन प्रक्रिया को भरने की कोशिश कर रहे व्यवसाय की क्या ज़रूरत है। साथ ही, महत्वपूर्ण पृष्ठभूमि जानकारी प्रदान करें जो प्रतिक्रिया देने पर विक्रेता को लाभ पहुंचाएगी। - विस्तृत विनिर्देशों
यह दस्तावेज़ का सबसे लंबा हिस्सा होना चाहिए। आरएफपी के लिए, इसमें गुणात्मक उपायों और आवश्यकताओं को शामिल किया जाएगा जो विक्रेता चयन निर्णय को चलाएंगे। आरएफक्यू के लिए इस अनुभाग को मात्रात्मक उपायों को प्रदान करना चाहिए जो आप विक्रेता की प्रतिक्रिया में खोज रहे हैं। उदाहरण मानदंड में शामिल हैं:- उत्पाद चित्र
- इंजीनियरिंग सहनशीलता
- सेवा स्तर
- मील के पत्थर
- Deliverables और Timelines
- तकनीकी या व्यावसायिक आवश्यकताएं
- सॉफ्टवेयर कार्यक्षमता
- हार्डवेयर आवश्यकताएँ
- धारणाएं और बाधाएं
किसी भी धारणा और / या बाधाओं को संभावित विक्रेताओं को अवगत कराया जाना चाहिए, यहां सूचीबद्ध होना चाहिए। विक्रेता के साथ स्पष्ट और आगे की विफलता बाद की तारीख में समझौते के पुनर्विचार के लिए दरवाजा खुल जाएगी और आपके विक्रेता के साथ आपके रिश्ते को रोकने की संभावना को चलाएगी। संभावित विषयों में यात्रा व्यय, अपग्रेड / संशोधन लागत, लाइसेंसिंग अधिकार इत्यादि शामिल हैं। - नियम और शर्तें
विक्रेता के निष्पक्ष और ईमानदार प्रतिक्रिया करने के लिए अनुबंध के किसी भी नियम और शर्तों को सूचीबद्ध किया जाना चाहिए। इनमें वित्त पोषण विकल्प, अनुबंध की लंबाई, नवीनीकरण विकल्प, वारंटी, वितरण दंड, सेवा स्तर इत्यादि शामिल हो सकते हैं। - चयन करने का मापदंड
अंतिम अनुभाग चयन मानदंडों का एक अवलोकन होना चाहिए जिसका आप अपना निर्णय लेने के लिए उपयोग करेंगे। कुछ कंपनियां इस जानकारी को पूरी तरह से गोपनीय रखना पसंद करती हैं; जबकि अन्य कंपनियां मानती हैं कि इससे संभावित विक्रेताओं को आपकी कंपनी के लिए महत्वपूर्ण बातों पर ध्यान केंद्रित करने में मदद मिलेगी।
चयनित विक्रेताओं को आरएफपी / आरएफक्यू वितरित करें
अंत में, एक कवर लेटर लिखें और अपनी खोज प्रक्रिया से चुने गए प्रत्येक विक्रेता को अपने आरएफपी या आरएफक्यू की दो प्रतियां भेजें। सुनिश्चित करें कि किसी भी विक्रेता को सहायता प्रदान करने के लिए उचित संपर्क जानकारी शामिल की गई है।