सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि व्यवसाय के दौरान किसी से संपर्क करने के तरीके के बारे में जानकारी प्रदान करना आवश्यक है।
ग्राहक को दूर करने के लिए यह बहुत निराशाजनक होगा और आपको नहीं पता कि आपसे संपर्क कैसे किया जाए। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपकी स्थिति बिक्री, सेवा या यहां तक कि उत्पाद विकास में है। सभी ग्राहक कॉल महत्वपूर्ण हैं और पेशेवर तरीके से भाग लेने की आवश्यकता है।
ईमेल के माध्यम से आपके साथ संवाद करने की कोशिश कर रहे ग्राहकों और सहयोगियों को चेतावनी देने वाले ईमेल की सामग्री वॉयस संदेश की सामग्री के अनुरूप होनी चाहिए जो कॉलर्स को बधाई देगी। यदि आप Outlook 2010 का उपयोग कर रहे हैं और Microsoft Exchange सर्वर के माध्यम से कनेक्ट हैं, तो पहले फ़ाइल टैब पर क्लिक करें, फिर स्वचालित प्रत्युत्तर आइकन क्लिक करें।
इसके बाद यह एक अस्थायी ईमेल के निर्माण की प्रक्रिया शुरू हो जाएगी जो आपके कार्यालय से बाहर होने पर ईमेल भेजने वाले सभी को भेजा जाता है। स्वचालित उत्तर भेजा जाता है क्योंकि आपने इस अस्थायी संदेश को सक्षम किया है। इस ईमेल को बनाने के लिए निर्देशों की एक चरण-दर-चरण सूची यहां देखी जा सकती है: Outlook Exchange के लिए Office ईमेल से बाहर
यदि आप किसी Microsoft Exchange सर्वर से कनेक्ट नहीं हैं, तो प्रक्रिया थोड़ा अलग है क्योंकि इस प्रकार के ईमेल खातों पर कोई "स्वचालित उत्तर" आइकन नहीं है। गैर-एक्सचेंज उपयोगकर्ताओं के लिए इस प्रकार के ईमेल को बनाने के लिए चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका यहां देखी जा सकती है: अन्य सभी के लिए कार्यालय से बाहर
अगला कदम ईमेल की सामग्री बनाना है जो आपको कार्यालय से दूर होने पर आपको ईमेल भेजने वाले सभी को भेजा जाएगा। इस ईमेल को यह बताना चाहिए कि आप कार्यालय से कितने समय से बाहर होंगे, आपकी अनुपस्थिति के दौरान आप कैसे पहुंचे जा सकते हैं (यदि उपयुक्त हो) और यदि आप अपने समय के दौरान पहुंचने की इच्छा नहीं रखते हैं तो व्यवसाय में कौन आपके संपर्क में है कार्यालय।
उदाहरण:
नमस्ते,
अपने ईमेल के लिए धन्यवाद। मैं वर्तमान में कार्यालय से बाहर हूं और सोमवार, 1 दिसंबर को वापस आऊंगा। इस समय के दौरान मुझे ईमेल तक सीमित पहुंच होगी, इसलिए मेरी प्रतिक्रिया शायद थोड़ी देर में देरी हो। अगर आपको तत्काल सहायता की ज़रूरत है, तो कृपया मेरे सहायक, बारबरा कॉलसन को एक ईमेल भेजें। उसका ईमेल पता bcolson@xyz.com है।
छुट्टियां आनंददायक हों!
Shahira
माइक्रोसॉफ्ट टेम्पलेट्स और अन्य उदाहरण प्रदान करता है जो यहां पाए जा सकते हैं: ऑफिस टेम्पलेट्स और उदाहरणों में से। जब आप कार्यालय में वापस आते हैं तो इस अस्थायी संदेश को बंद करना न भूलें, अन्यथा, जो भी आपको कार्यालय में वापस आने के बाद ईमेल करता है, वह वही संदेश प्राप्त करना जारी रखेगा।
अब जब आपने आउटगोइंग ईमेल बनाया है, तो एक समान, लगातार आउटगोइंग वॉइस संदेश का निर्माण जो आपके सभी कॉलर्स को संतुष्ट करता है। ईमेल से वही शब्द का प्रयोग करें, संदर्भ जो आपकी अनुपस्थिति में संपर्क किया जाना चाहिए और जब आप वापस आ जाएंगे।
ध्वनि संदेश के लिए, अपने ईमेल पते की बजाय व्यक्ति का फ़ोन नंबर प्रदान करना आवश्यक है।
उदाहरण:
नमस्ते,
आप शाहिरा रेनेरी की मेज पर पहुंचे हैं। कृपया इस पूरे संदेश को सुनो। मैं सोमवार, 5 जनवरी तक कार्यालय से बाहर रहूंगा। अगर आपको तत्काल सहायता की आवश्यकता है, तो कृपया मेरे सहायक, बारब कोल्सन को कॉल करें। उसका फोन नंबर 212-555-xxxx है।
जब मैं वापस आऊंगा तो मैं आपके साथ बात करने की आशा करता हूं। धन्यवाद।