छुट्टियों के लिए कार्यालय को कैसे बंद करें

01 - कर्मचारियों, ग्राहकों और विक्रेताओं को सूचित करें

आप अपनी वेबसाइट के माध्यम से ग्राहकों को सूचित कर सकते हैं और अपने फोन सिस्टम पर स्वचालित परिचर संदेश भेज सकते हैं।

विक्रेताओं (विशेष रूप से उन लोगों को फिर से वितरित करने वाले शेड्यूल के साथ) ईमेल, फोन या नियमित डाक मेल के माध्यम से अधिसूचित किया जाना चाहिए।

02 - सुरक्षा कार्मिक या सेवाओं को सूचित करें

अपनी आने वाली समाप्ति तिथियों के बारे में अपने सुरक्षा कर्मियों या सुरक्षा सेवा को सूचित करें। सुनिश्चित करें कि आपके सुरक्षा प्रदाताओं के पास एक अद्यतन आपातकालीन संपर्क सूची है जिसमें आपके और आपके प्रमुख कर्मचारियों के लिए फोन नंबर सहित संपर्क जानकारी शामिल है। उन्हें पता होना चाहिए कि कार्यालय के लिए कार्यालय बंद होने पर भी सुरक्षा समस्या की स्थिति में किससे संपर्क करना है, और शट डाउन के दौरान इमारत में रहने के लिए अधिकृत कौन है।

03 - स्वचालित अटैन्डेंट ग्रीटिंग बदलें

बंद होने से एक या दो सप्ताह पहले, अपने फोन सिस्टम पर एक स्वचालित परिचर ग्रीटिंग रिकॉर्ड करें जो बताती है कि कार्यालय एक विस्तारित अवधि के लिए बंद हो जाएगा। उस तारीख को शामिल करें जब आप बंद हो जाएंगे और जब आप फिर से खोलने की उम्मीद करेंगे। छोड़ने से ठीक पहले, एक दूसरी स्वचालित ग्रीटिंग रिकॉर्ड करें जो आपके लौटने पर जोर देगी और जब उचित हो, तो कॉलर्स को आपकी अनुपस्थिति में किसी भी प्रश्न का निर्देश देना चाहिए।

यदि आप हीटिंग और शीतलन, नलसाजी या अन्य आवश्यक ग्राहक सेवाओं जैसी आपातकालीन सेवाएं प्रदान करते हैं, तो आपातकालीन स्थिति में अपने कॉलर्स को अपनी उत्तर सेवा या अपने सेल फोन तक पहुंचने के बारे में बताना सुनिश्चित करें।

04 - अपनी उत्तर सेवा को सूचित करें

कार्यालयों को बंद करने की तारीखों की आपकी उत्तरदायी सेवा को सूचित करें , और कॉल पर होने वाले कर्मचारियों के फोन नंबरों के साथ अपनी संपर्क सूची अपडेट करें। सुनिश्चित करें कि वे जानते हैं कि विशिष्ट परिस्थितियों में किससे संपर्क करना है; उदाहरण के लिए, आप वितरण स्तर की स्थिति में शीर्ष-स्तरीय प्रबंधकों को सतर्क नहीं करना चाहते हैं।

05 - वॉयस मेल ग्रीटिंग्स बदलें

यदि आपका फोन सिस्टम कर्मचारियों को अपने डेस्क पर बाहरी कॉल प्राप्त करने की अनुमति देता है, तो उन्हें "छुट्टियों के लिए बंद" संदेश या "ऑफिस से बाहर" वॉइसमेल ग्रीटिंग रिकॉर्ड करने के लिए निर्देश दें जो कॉलर्स को बंद होने के बारे में आवश्यक विवरण देता है। कर्मचारियों को कॉलर्स को पता होना चाहिए कि वे कार्यालय कब वापस आएं और अगर कार्यालय बंद होने पर तत्काल सहायता की आवश्यकता हो तो क्या करना चाहिए। ज्यादातर मामलों में, आप नहीं चाहते कि कर्मचारी व्यक्तिगत संपर्क जानकारी दें।

06 - थर्मोस्टैट्स को कम करें, ऑफिस उपकरण बंद करें

शटडाउन के दौरान अपने कार्यालय थर्मोस्टैट्स को सेट या रीप्रोग्राम करके ऊर्जा और धन बचाएं। आप जिस बचत बचत को अर्जित कर सकते हैं उस पर आपको आश्चर्य होगा, और यह एक अच्छा पीआर अवसर हो सकता है; दिखाएं कि आपकी कंपनी संसाधनों को संरक्षित करने के लिए प्रतिबद्ध है।

आप डेस्क रोशनी, कॉपियर, प्रिंटर और कंप्यूटर समेत सभी अपर्याप्त कार्यालय उपकरण बंद करके ऊर्जा और धन भी बचा सकते हैं।

07 - बैकअप सर्वर

यदि आपके पास कंप्यूटर और सर्वर हैं, तो सुनिश्चित करें कि बैकअप चक्र बंद होने से पहले और बाद में ठीक से चलता है। व्यवसाय को फिर से खोलने की प्रतीक्षा करने के बजाय, प्रारंभिक पिकअप के लिए अपने ऑफसाइट बैकअप को शेड्यूल करके आपदा के संपर्क में कमी करें। यह एक ऐसा क्षेत्र है जहां आप किसी समस्या की स्थिति में संपर्क करने के लिए स्पष्ट निर्देश रखना चाहते हैं, इसलिए सुनिश्चित करें कि आपकी उत्तर सेवा सही तरीके से सूचित की गई है।

08 - बंद मत करो

कुछ कार्यालय उपकरण हैं जिन्हें आपको बंद नहीं करना चाहिए, जिनमें निम्न शामिल हैं:

• फ़ैक्स मशीन
• फोन सिस्टम
• सर्वर और बैकअप सिस्टम
• प्रशीतन इकाइयों
• सुरक्षा प्रणालियां