कार्यालय अवकाश बंद करें: कर्मचारियों, ग्राहकों और विक्रेताओं को सूचित करें
सुनिश्चित करें कि आप कम से कम दो से चार सप्ताह पहले अपनी कंपनी में प्रमुख हितधारकों को सूचित करें। कर्मचारियों को उनके पेचेक में एक डालने का उपयोग करके अधिसूचित / याद दिलाया जा सकता है। ग्राहकों को आपकी वेबसाइट पर और आपके फोन सिस्टम पर आपके स्वचालित परिचर संदेश के माध्यम से अधिसूचित किया जा सकता है। विक्रेताओं (विशेष रूप से उन लोगों को जो आवंटित डिलीवरी शेड्यूल के साथ) ईमेल या नियमित डाक मेल के माध्यम से अधिसूचित किया जा सकता है।
सुरक्षा कार्मिक / सेवा अधिसूचित करें
समापन तिथियों को सूचित करते हुए अपने सुरक्षा कर्मियों या सुरक्षा सेवा को एक ज्ञापन भेजें। सुनिश्चित करें कि आपकी आपातकालीन संपर्क सूची मुख्य कर्मचारी फ़ोन नंबरों के साथ अद्यतित है।
स्वचालित अटैन्डेंट ग्रीटिंग बदलें
कार्यालय को बंद करने के प्रतिबिंबित करने के लिए अपने फोन सिस्टम पर अपने स्वचालित परिचर ग्रीटिंग को शेड्यूल करें। सुनिश्चित करें कि कार्यालय तब भी खुल जाएगा जब कार्यालय फिर से खोल देगा। यदि आप आपातकालीन सेवाएं प्रदान करते हैं (यानी हीटिंग और कूलिंग, नलसाजी इत्यादि) अपने कॉलर्स को शटडाउन के दौरान अपनी उत्तर सेवा या अपने सेल फोन तक कैसे पहुंचे, यह बताना सुनिश्चित करें।
उत्तर देने वाली सेवा को सूचित करें
यदि आप उत्तर देने वाली सेवा का उपयोग करते हैं तो सुनिश्चित करें कि कार्यालयों को बंद कर दिया जाएगा और यह सुनिश्चित कर लें कि आपकी संपर्क सूची कर्मचारी फोन नंबरों के साथ अद्यतित है जो कॉल पर होगी।
वॉयस मेल ग्रीटिंग्स बदलें और ऑटो उत्तर ईमेल बनाएँ
यदि आपका फोन सिस्टम बाहरी कर्मचारियों को सीधे आपके कर्मचारियों के डेस्क पर रिंग करने की इजाजत देता है, तो आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि वे अस्थायी या "ऑफ ऑफ ऑफिस" वॉयस मेल ग्रीटिंग का उपयोग करें जो कॉलर को यह पता चले कि वे कार्यालय में नहीं हैं।
आपके कर्मचारियों को कॉलर को यह भी पता होना चाहिए कि वे कब वापस आएंगे और अगर छुट्टी के लिए कार्यालय बंद होने पर तत्काल सहायता की आवश्यकता है तो क्या करना चाहिए। इसके अतिरिक्त, ऑफिस ईमेल से बाहर ऑटोटॉली बनाना सुनिश्चित करें।
थर्मोस्टेट कम करें
शटडाउन के दौरान अपने कार्यालय थर्मोस्टेट को वापस (या पुन: प्रोग्रामिंग) सेट करके कुछ ऊर्जा और कुछ पैसे बचाएं।
सर्वर बैकअप
यदि आपके पास महत्वपूर्ण कंप्यूटर और सर्वर हैं, तो सुनिश्चित करें कि बैकअप चक्र बंद होने से पहले और बाद में ठीक से चलता है। छुट्टियों के बंद होने के बाद प्रतीक्षा करने के बजाय शुरुआती पिकअप के लिए अपने ऑफसाइट बैकअप को शेड्यूल करके आपदा के संपर्क में कमी करें।
ऑफिस उपकरण बंद करें
- डेस्क रोशनी
- कॉपियर
- कैलकुलेटर
- ओवरहेड रोशनी
- श्रेडर
कंप्यूटर और परिधीय बंद करें
- कंप्यूटर
- मॉनिटर
- स्कैनर
- मुद्रक
बंद नहीं करते
- फ़ैक्स मशीन
- फोन सिस्टम
- सर्वर कंप्यूटर
- उष्णकटिबंधीय मछली टैंक के लिए हीटर / लाइट्स