प्रस्ताव के लिए अनुरोध (आरएफपी)

जब एक जटिल व्यावसायिक आवश्यकता को परिभाषित किया गया है तो एक कंपनी तब आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए एक विक्रेता को खोजने के लिए तैयार है। विक्रेता खोजने में पहला कदम प्रस्ताव के लिए अनुरोध (आरएफपी) बनाना और भेजना है। आरएफपी दस्तावेज में व्यावसायिक आवश्यकता के हर पहलू को विस्तार से और आरएफपी में निर्दिष्ट आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए कंपनी को संभावित विक्रेता से क्या चाहिए।

विक्रेता आरएफपी में निर्दिष्ट आवश्यकताओं की अपनी समझ के आधार पर एक बोली उत्पन्न करेगा, और प्रतिस्पर्धी बोलियों का मूल्यांकन विजेता विक्रेता के चयन या विक्रेताओं की एक छोटी सूची के उत्पादन के लिए किया जाएगा जो कंपनी को प्रस्तुतिकरण प्रदान करेंगे ।

प्रस्ताव दस्तावेज़ के लिए अनुरोध परिभाषित करना

एक विक्रेता प्राप्त करने के लिए आरएफपी दस्तावेज़ महत्वपूर्ण है जो ग्राहक की व्यावसायिक आवश्यकताओं को पूरा कर सकता है। यदि दस्तावेज त्रुटिपूर्ण है, या तो संदिग्ध आवश्यकताओं, लापता आवश्यकताओं, या विक्रेता पर अनुचित आवश्यकताओं के द्वारा, तो आरएफपी प्रक्रिया अपूर्ण बोलियों का कारण बन जाएगी, या कुछ मामलों में, कोई बोलियां नहीं। विक्रेताओं को उन्हें प्राप्त होने वाले प्रत्येक आरएफपी को बोलियां जमा करने की आवश्यकता नहीं होती है, और भले ही वे आरएफपी आवश्यकताओं को पूरा कर सकें, उनके पास समय-समय पर आवश्यकताओं को पूरा करने की क्षमता नहीं हो सकती है। बाद में अक्सर पाया जाता है जब कोई ग्राहक आरएफपी को छोटे विक्रेताओं को भेजता है जो अपने क्षेत्र में नेता हो सकते हैं लेकिन ग्राहक की जरूरतों को पूरा करने के लिए साधन या क्षमता नहीं है।

प्रत्येक आरएफपी परिभाषित की गई आवश्यकताओं और ग्राहक की विशिष्ट आवश्यकताओं के आधार पर अलग होगा। यहां तक ​​कि एक ही कंपनी के भीतर, प्राथमिक आवश्यकताओं के आधार पर एक आरएफपी दस्तावेज फोकस में भिन्न हो सकता है। कुछ आरएफपी के लिए, फोकस कीमत पर हो सकता है, जबकि अन्य डिलीवरी के समय या आवश्यक वस्तुओं के लिए गुणवत्ता आवश्यकताओं पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।

आरएफपी दस्तावेज़ की विशिष्ट विशेषताएं

आरएफपी दस्तावेज की कुछ विशेषताएं हैं जो आवश्यक हैं। उदाहरण के लिए, प्रत्येक आरएफपी में एक विशिष्ट तिथि और समय होना चाहिए जिस पर ग्राहक को सभी संभावित आपूर्तिकर्ताओं को बोली जमा करने की आवश्यकता होती है। यदि उस तारीख के बाद बोलियां जमा की जाती हैं, तो उन्हें त्याग दिया जाना चाहिए। यदि कोई विक्रेता समय पर बोली जमा नहीं कर सकता है, तो यह संगठन और शायद डिलीवरी चिंताओं के साथ एक संभावित मुद्दा इंगित कर सकता है।

हालांकि, ग्राहक को बोली जमा करने के लिए पर्याप्त समय देना चाहिए। यदि आवश्यकताएं विशेष रूप से जटिल होती हैं, तो विक्रेताओं को उन क्षेत्रों में आवश्यकताओं को तोड़ने के लिए प्रतिक्रिया टीम को इकट्ठा करने की आवश्यकता हो सकती है, जिन्हें वे समझ सकते हैं और फिर बोली लगा सकते हैं। यदि आरएफपी में परिभाषित समय रेखा बहुत कम है, तो प्रतिक्रियाओं को पहुंचाया जा सकता है और विक्रेता पूरी तरह से समझने के बजाय परियोजना की जटिलता पर अनुमान लगा सकते हैं। इससे गलत बोलियां और बर्बाद आरएफपी प्रक्रिया हो जाएगी।

आरएफपी दस्तावेज को प्रक्रिया को इंगित करना चाहिए यदि आरएफपी में निर्दिष्ट आवश्यकताओं पर विक्रेताओं के अतिरिक्त प्रश्न हैं। विक्रेताओं को ग्राहक को कॉल करने की अनुमति नहीं दी जानी चाहिए क्योंकि इससे एक विक्रेता को अतिरिक्त जानकारी दी जा सकती है जो उन्हें प्रतिस्पर्धात्मक लाभ प्रदान करती है।

कॉन्फ़्रेंस कॉल की व्यवस्था करना सबसे अच्छा है ताकि प्रत्येक विक्रेता के प्रतिनिधि क्लाइंट को निर्देशित प्रश्न पूछ सकें और सुन सकें। यह बोली प्रक्रिया में निष्पक्षता सुनिश्चित करता है।

एक आरएफपी दस्तावेज को विक्रेता आरएफपी प्रतिक्रिया प्रारूप को स्पष्ट रूप से निर्दिष्ट करना होगा। यदि यह स्पष्ट रूप से परिभाषित नहीं किया गया है, तो प्रतिक्रियाएं भेजी जाएंगी जो विभिन्न प्रारूपों में हैं और विक्रेता की बोलियों की तुलना करना असंभव होगा। प्रतिक्रिया प्रारूप को पहचानना चाहिए कि प्रत्येक अनुभाग में विक्रेता से क्या आवश्यक है, जैसे कि संदर्भ, संभावित टीम के सदस्यों के पुनरुत्थान, विक्रेताओं के साथ एक दस्तावेज, आवश्यकताओं के बारे में समझने और मूल्य निर्धारण के लिए एक प्रारूप। यदि प्रत्येक विक्रेता सही प्रतिक्रिया प्रारूप का पालन करता है, तो यह बोलियों की तुलना को आसान बना देगा।