बिजनेस फोन ग्रीटिंग सफलता की कुंजी

टेलीफोन बधाई जो ग्राहक, संभावनाएं, और कर्मचारी प्यार करते हैं

पहले छापों के बारे में बात करो; टेलीफोन बधाई महत्वपूर्ण हैं। संभावनाएं यह तय कर रही हैं कि आपके साथ व्यापार करना है या नहीं। इरेट ग्राहक यह तय कर रहे हैं कि आप कितने सहायक और सक्षम हैं। फिर भी कई कंपनियां इस बात पर टेलीफोन ग्रीटिंग को शांत करती हैं कि कर्मचारी इसे कहने से नफरत करते हैं और ग्राहकों और संभावनाओं को सुनने में डरते हैं।

जब फोन बधाई की बात आती है, तो सादगी में शक्ति होती है। सर्वोत्तम परिणामों के लिए, अपने व्यापार फोन अभिवादन में तीन आसान तत्व शामिल करें: सुखदता, अल्पसंख्यकता और ईमानदारी।

फोन बधाई सुखद होना चाहिए

सफल कॉल के लिए एक सुखद फोन ग्रीटिंग आवश्यक है क्योंकि यह भावनात्मक रूप से मंच को सेट करता है। आम तौर पर, श्रोताओं को स्पीकर के भावुक राज्यों को दर्पण या "पकड़ना" होता है। यह संचार का एक सिद्धांत है जो सच है कि कोई 1000 के समूह से बात कर रहा है, 10 की एक छोटी बैठक, या टेलीफोन पर एक ग्राहक।

दूसरे शब्दों में, लोग दयालु प्रतिक्रिया देते हैं। अगर हम फोन का जवाब देते हैं तो संभावना है कि कॉलर गड़बड़ हो जाएगा। अगर हम फोन को सुखद तरीके से जवाब देते हैं, संभावना है कि कॉलर सुखद होगा, और हम सभी जानते हैं कि किस कॉलर के साथ काम करना आसान है।

कल्पना कीजिए कि आप एक ग्राहक हैं जो व्यवसाय की जगह बुला रहे हैं। फोन के दूसरे छोर पर पेशेवर परेशान लगता है। इस तरह एक टेलीफोन ग्रीटिंग के लिए आपकी प्रतिक्रिया क्या है?

जब हम ग्राहक होते हैं, तो हमारी प्रतिक्रिया जलन हो जाती है। हम खुद से सोचना शुरू करते हैं, "ठीक है, आपको लगता है कि अब आप परेशान हैं?

जब तक आप हमारे साथ समाप्त नहीं हो जाते तब तक प्रतीक्षा करें, तो आपको पता चलेगा कि जलन क्या है! "जब हम कंपनी को बुलाते थे तो हम भी परेशान नहीं थे। हमने बस पेशेवर की जलन पकड़ी।

हमारे पास एक ग्राहक के रूप में भी विपरीत अनुभव है। हम परेशान हैं, अत्यधिक परेशान हैं। हम वास्तव में किसी को यह देना चाहते हैं।

हम कंपनी को बुलाते हैं, लेकिन जो व्यक्ति फोन का जवाब देता है वह बहुत अच्छा और पेशेवर है, हम खुद को चिल्लाने के लिए नहीं ला सकते हैं। जब ऐसा होता है तो हम नफरत करते हैं। इस बार हमने अपने पेशेवरता को पकड़ा है।

एक भावनात्मक स्थिति को जल्दी से प्राप्त करने के सबसे आसान तरीकों में से एक, जैसे कि सुखद होना, शरीर की भाषा का उपयोग करना है। जॉन ग्राइंडर और रिचर्ड बैंडलर द्वारा किए गए शोध से पता चलता है कि शरीर की भाषा भावनात्मक राज्य बनाने में मदद करती है। अगर हम खुद को फिसलने वाले कंधे से ढके हुए हैं, झुका हुआ चेहरा झुका हुआ सिर, उल्टा आंखें, और उथले साँस लेने, हम शायद उदास महसूस करेंगे। अगर हम मुस्कुराते हैं, गहरी सांस लेते हैं, तो हमारे कंधों को वापस खींचें और सीधे आगे देखो, हम शायद अच्छा महसूस करेंगे। आप पूरे दिन अपने आप को काम पर कैसे ले जाते हैं?

हम अनुशंसा करते हैं कि फोन का जवाब देने से पहले पेशेवर एक अनुष्ठान स्थापित करें। सुखद लगने के लिए, हमें तदनुसार खुद को ले जाने की जरूरत है। मेरा फोन ग्रीटिंग अनुष्ठान मेरी सीट के किनारे पर बैठना है, कंधे को वापस खींचना, गहरी सांस लेना, मुस्कान करना, फ़ोन को दो बार रिंग करना है, फिर जवाब दें। हम अपने फोन का जवाब कभी नहीं देते जब तक कि हम अपने अनुष्ठान से गुजर चुके नहीं हैं। हमारा व्यवसाय बहुत महत्वपूर्ण है।

कभी-कभी हम फोन का जवाब देने से पहले भी खड़े रहेंगे यदि हमें ऊर्जा की अतिरिक्त झटका चाहिए।

अपने सर के बल खड़े हो जाओ। कूदते जैक करो। फोन का जवाब देने से पहले सुखद राज्य प्राप्त करने के लिए जो कुछ भी आवश्यक है, करो। (पाठ्यक्रम की सीमाओं के भीतर।)

फोन बधाई ईमानदार होना चाहिए

कोई स्क्रिप्ट नहीं हम स्क्रिप्टिंग फोन अभिवादन के खिलाफ हैं क्योंकि वे अमानवीय, परेशान कॉलर्स और कर्मचारियों को हतोत्साहित करते हैं। लिखित अभिवादन में आमतौर पर किसी प्रकार का नारा शामिल होता है। "हैलो। यह XYZ कंपनी में एक सुंदर दिन है।"

अब हम परवाह नहीं करते कि आप कहां काम करते हैं। यह पूरे दिन अच्छा नहीं हो सकता है। कुछ बिंदु पर, "यह एक सुंदर दिन है ..." एक खिंचाव या अस्वस्थ होने जा रहा है। दूसरा जोखिम यह है कि कॉलर परेशान है। एक फर्नीचर कंपनी के एक कर्मचारी ने मुझे विश्वास दिलाया कि उसने फोन का जवाब देने से नफरत की है , "यह एक सुंदर दिन है ..." क्योंकि इरेट कॉलर वापस आ जाएंगे, "ठीक है यह एक सुंदर दिन नहीं है जहां हम हैं और इस चीज़ को ठीक करते हैं ! "क्या यह कोई आश्चर्य की बात है कि कर्मचारियों और ग्राहकों ने लिखित अभिवादन से नफरत क्यों की?

आप ग्रीटिंग को प्राकृतिक होना चाहते हैं, जिससे लगातार सुखद लगना आसान हो जाता है। इन नमूना व्यापार फोन बधाई के रूप में एक टेलीफोन ग्रीटिंग के मुख्य तत्व आपके विभाग या कंपनी का नाम, आपका नाम और सहायता की पेशकश हैं।

एक स्विचबोर्ड व्यापार फोन ग्रीटिंग का एक उदाहरण इस तरह लग सकता है, "एक्सवाईजेड कंपनी। यह बॉब है। मैं आपकी कॉल कैसे निर्देशित कर सकता हूं?"

लेखांकन विभाग में किसी से अभिवादन इस तरह लग सकता है, "लेखांकन। यह बॉब है। मैं आपकी मदद कैसे कर सकता हूं?"

कंपनी या विभाग का नाम बताएं ताकि ग्राहक और संभावनाएं जान सकें कि वे सही जगह पर हैं। आप कॉल करने में पांच मिनट कितने बार कॉल कर चुके हैं, यह समझने के लिए कि किसी अन्य विभाग में कॉलर बेहतर सेवा प्रदान करेगा?

हमेशा अपना नाम बताएं क्योंकि यह प्राधिकरण का संकेत है। अपना नाम बताते हुए तात्पर्य है कि आप उत्तरदायी हैं। यह एक व्यक्तिगत स्पर्श भी बनाता है। आखिरकार, अपने व्यवसाय फोन को ऐसे प्रश्न के साथ ग्रीटिंग करें जो कॉलर की सेवा करने की आपकी इच्छा व्यक्त करता है। (अच्छी ग्राहक सेवा के लिए 8 नियम देखें।)

फोन बधाई संक्षिप्त होने की जरूरत है

इसे छोटा रखें। मैंने टेलीफोन अभिवादन सुना है जो इतने लंबे समय से हैं, मुझे डर है कि फोन का जवाब देने वाले व्यक्ति को हाइपरवेन्टिलेट करने जा रहा है और इसे एक सांस में बाहर निकालने की कोशिश कर कार्डियक गिरफ्तारी में जाना है।

कई कारणों से अत्यधिक लंबी बधाई गैर-व्यावसायिक हैं। वे सुखद या ईमानदार नहीं लगते क्योंकि तकनीकी रूप से वे निष्पादित करना असंभव हैं। कर्मचारी उन्हें नफरत करते हैं और उन भावनाओं के माध्यम से आते हैं। कॉलर्स उन्हें नफरत करते हैं क्योंकि वे अपना समय बर्बाद करते हैं । सौभाग्य से, ब्रेवटी के ऊपर दिशानिर्देशों का पालन करके आश्वासन दिया जाता है।

सारांश

टेलीफोन बधाई व्यवसाय करने का एक शक्तिशाली हिस्सा हैं। सफल होने के लिए, फोन बधाई सरल रखें। सुखद होने के लिए एक अनुष्ठान का अभ्यास करें। अनुस्मारक रहें। संक्षिप्त करें।