संघीय कानून की आवश्यकता है कि आप पेचेक रिकॉर्ड्स और अन्य दस्तावेज़ीकरण रखें
क्या पेचेक रिकॉर्ड्स नियोक्ता को रखने के लिए आवश्यक हैं?
आप आमतौर पर व्यवसाय करने के दौरान कानून द्वारा आवश्यक अधिकांश रिकॉर्ड रखेंगे, इसलिए अनुपालन अतिरिक्त कदमों या काम के तरीके में ज्यादा नहीं लेना चाहिए।
यह सुनिश्चित करने के लिए आपके पास पहले से मौजूद रिकॉर्ड्स की समीक्षा करें कि आप आईआरएस और एफएलएसए आवश्यकताओं के अनुरूप हैं।
रिकॉर्ड इलेक्ट्रॉनिक रूप से सहित किसी भी रूप में बनाए रखा जा सकता है। निम्नलिखित सभी गैर-छूट कर्मचारियों और न्यूनतम मजदूरी आवश्यकताओं से जुड़े लोगों के लिए निम्नलिखित रखा जाना चाहिए:
- कर्मचारी की नाम, घर का पता, व्यवसाय, लिंग और जन्म तिथि सहित व्यक्तिगत जानकारी, यदि वह 1 9 वर्ष से कम आयु के हैं
- घंटे और दिन जब उसका वर्कव्यूक शुरू होता है
- कुल कार्यकाल प्रत्येक कार्यदिवस और प्रत्येक कार्यवाही में काम करते थे
- कुल दैनिक या साप्ताहिक सीधे समय की कमाई
- ओवरटाइम काम करते समय किसी भी सप्ताह के लिए नियमित प्रति घंटा वेतन दर
- वर्कवैक के लिए कुल ओवरटाइम भुगतान
- कुल मजदूरी प्रत्येक वेतन अवधि का भुगतान किया
- भुगतान की तारीख और वेतन अवधि शामिल है।
गैर-छूट कर्मचारियों को कम से कम न्यूनतम मजदूरी का भुगतान करना होगा और सप्ताह में 40 से अधिक समय तक काम करने वाले किसी भी घंटे के लिए ओवरटाइम प्राप्त करना होगा। यदि कर्मचारी को वेतन आधार पर कम से कम $ 455 प्रति सप्ताह का भुगतान किया जाता है और यदि वह कुछ नौकरी कर्तव्यों, आमतौर पर प्रशासनिक, कार्यकारी या प्रबंधन करता है तो एक कर्मचारी को छूट दी जा सकती है।
सीधे समय का भुगतान वह है जो वर्कवैक में पहले 40 घंटों के दौरान अर्जित किया जाता है।
छूट कर्मचारियों के लिए आवश्यक रिकॉर्ड्स गैर-छूट श्रमिकों के लिए अलग हैं, और घरेलू कर्मचारियों के लिए विशेष जानकारी की आवश्यकता है, असामान्य वेतन व्यवस्था के तहत काम करने वाले कर्मचारियों के लिए, जिनके लिए आवास या अन्य सुविधाएं प्रस्तुत की जाती हैं, और कर्मचारियों के लिए उपचारात्मक शिक्षा प्राप्त करने के लिए।
यदि आपके कोई भी कर्मचारी इन श्रेणियों में आते हैं, तो वकील से परामर्श लें।
फॉर्म आपको रखना चाहिए
पेचेक रिकॉर्ड के अलावा, आपको प्रत्येक कर्मचारी के लिए फाइल पर कुछ अन्य दस्तावेज रखना चाहिए।
- संघीय रोकथाम दिखाते हुए उनके डब्ल्यू -4 फॉर्म की एक हस्ताक्षरित प्रति। इस फॉर्म को कई बार बदला जा सकता है, इसलिए सुनिश्चित करें कि आप सबसे हालिया फॉर्म को शीर्ष पर रखें।
- किसी भी फॉर्म की एक प्रति जिस पर कर्मचारी ने वेतन विधियों को अधिकृत किया है, जिसमें लाभ और विशेष दान जैसे संयुक्त मार्ग या अन्य दान शामिल हैं
- कर्मचारी के मूल आवेदन पत्र और किसी भी सहायक दस्तावेज की एक प्रति, जैसे कि फिर से शुरू या प्रतिलेख।
- पदोन्नति या डिमोटेशन, और इन कार्यों के कारणों सहित वेतन स्तरों में परिवर्तनों पर रिकॉर्ड्स।
पेचेक रिकॉर्ड्स रखने का सबसे अच्छा तरीका क्या है?
पेचेक रिकॉर्ड्स, जिनमें सभी घंटे काम करने वाले दस्तावेज, वेतन की स्थिति में परिवर्तन और वेतन दर शामिल हैं, को एक अलग फ़ाइल में रखा जाना चाहिए।
कर्मचारी कर्मचारी सहित कर्मचारी वेतन और लाभ में किए गए सभी परिवर्तनों के रिकॉर्ड भी आपको अवश्य रखना चाहिए। एफआईसीए करों और सजावट के अपवाद के साथ किसी कर्मचारी के वेतन से किसी भी कटौती के लिए आपके पास फाइल पर लिखित सहमति होनी चाहिए।
मानव संसाधन विशेषज्ञ सुसान हीथफील्ड के पास कर्मचारी की कर्मियों की फाइल में क्या रखा जाना चाहिए, इस बारे में अधिक विस्तृत जानकारी है।
कर्मचारी रिकॉर्ड्स देखने के लिए अनुमति कौन है?
अधिकांश व्यवसाय एक प्रतिबंधित क्षेत्र में कर्मचारी रिकॉर्ड रखते हैं और केवल उन व्यक्तियों तक पहुंच की अनुमति देते हैं जिन्हें अपने रोजगार रैंक या स्थिति के कारण रिकॉर्ड देखने की आवश्यकता हो सकती है। रिकॉर्ड रिकॉर्ड से कर्मचारी रिकॉर्ड कभी नहीं हटाया जाना चाहिए। यदि आपके पास कुछ से अधिक कर्मचारी हैं, तो आप एक कर्मियों की फ़ाइल एक्सेस पॉलिसी सेट अप करना चाहेंगे ताकि मानव संसाधन कर्मचारी जान सकें कि अनुरोधों का जवाब कैसे दिया जाए।
- कर्मचारियों को अपने रिकॉर्ड देखने की अनुमति दी जानी चाहिए। जब आप अपना खुद का रिकॉर्ड देख रहे हों तो आप किसी कर्मचारी के साथ कमरे में रहना चाहेंगे।
- नामित करें कि कौन से कंपनी कर्मचारी कर्मचारी रिकॉर्ड देख सकते हैं। एक्सेस आमतौर पर मानव संसाधन विभाग और प्रबंधकों और अधिकारियों के एक निश्चित स्तर के ऊपर कर्मचारियों तक ही सीमित है।
- लेखापरीक्षा के प्रयोजनों के लिए विभिन्न संघीय और राज्य लेखा परीक्षकों को कर्मचारी रिकॉर्ड तक पहुंच की अनुमति दी जा सकती है। ऑडिटर को कर्मचारी रिकॉर्ड तक पहुंचने से पहले आप एक वारंट का अनुरोध कर सकते हैं।
- मुकदमे में कर्मचारियों का प्रतिनिधित्व करने वाले अटॉर्नी कुछ विशिष्ट मामलों में पहुंच दी जा सकती हैं। एक शीर्ष स्तरीय आधिकारिक या कंपनी के वकील को रिकॉर्ड देखने की अनुमति देने से पहले वकील के अनुरोध को सत्यापित करना चाहिए।